1〜2日かかっていた経費精算の承認を当日完結へ　シリーズ導入で定着した操作性を活かし、全社的な工数削減に成功

株式会社泉興産
取締役　野澤善雄様
利用プラン：invox経費精算　ベーシックプラン
従業員数：20名

株式会社泉興産について

株式会社泉興産は、1964年の設立以来、東京都中央区・勝どきを拠点に不動産賃貸・管理を中心とした事業を展開しています。株式会社巴コーポレーションとの連携を基盤に、実績ある賃貸管理に加え、地域に密着した再開発事業にも取り組んできました。

「誠意・熱意・創意」を大切にしながら、顧客や地域社会との信頼関係を築いており、時代の変化に対応しつつ、社会に貢献する企業として成長を続けています。

請求書業務は電子化済みでも、経費精算には手間が残存　現場から改善を求める声

当社では、インフォマート社のBtoBプラットフォームとinvoxシリーズを組み合わせて利用しており、請求書業務においては受領・発行ともに電子化がすでに進んでいました。操作面でも社内に定着しており、請求書の領域については大きな課題はありませんでした。

一方で、経費精算は、Excelで作成した精算書と領収書をあわせてスキャンしてinvoxに取込み、紙の請求書と同じワークフローでBtoBプラットフォームに集約する運用でした。ワークフロー自体は電子化されているものの、申請者の作業はシステム導入前とほとんど変わらず、むしろスキャンする分だけ手間が増えているという感覚もありました。

こうした状況から、社内では「経費精算は別で仕組み化したい」「もっと簡単にできないか」といった声が上がるようになり、改善の必要性を感じていました。

請求書業務で定着した操作性を活かせるinvox経費精算を選定

そこで経費精算専用のシステム導入を検討することとなり、複数の経費精算システムや既存グループウェアの機能も含めて比較しました。メリット・デメリットを整理しながら選定において重視したのは「新しい操作を覚えずに使えること」です。

すでに請求書業務でinvoxシリーズを利用していたことから、操作感は社内に定着していました。別のシステムを導入すれば新たな教育が必要になりますが、同じ操作感であればその必要がなく、スムーズに運用へ移行できます。全社員が利用する経費精算だからこそ、この点は重要な判断材料でした。

加えて、コスト面や運用のシンプルさも踏まえ、invox経費精算を選択しました。選択した時点では「領収書をスマートフォンで撮影して取込む」や、「仮払/精算」といった機能が不足していたのですが、数か月後には実装する予定であるとの事で、その点にも期待して導入を決定しました。

請求書業務で定着した操作感を活かしながら、経費精算業務を切り分けて最適化する。私たちが求めていた要件を満たす選定ができたと感じています。

また、電子帳簿保存法に基づく原本の保管についても、同じinvoxシリーズを使用する事で保存箇所が分散しないという利点がありました。

経費精算の承認が当日中に完了
申請・確認の手間を減らし経費精算業務全体がシンプルに

導入後に最も大きく変わったのは、承認スピードです。従来は承認完了まで1〜2日かかっていましたが、現在は申請したその日のうちに承認が完了します。処理が滞留せず、その場で業務を完結できる状態になっています。

また、Excelでの精算書作成やスキャンといった作業が不要になり、申請の手間そのものが減りました。交通費はinvox上で検索した経路をそのまま申請内容に反映できるため、調べて転記する必要がありません。これまで人手での確認が難しかった運賃の改定や定期区間の考慮なども自動で反映されるため、個別に細かく確認する手間がなくなりました。

領収書もスマートフォンで撮影して登録できるため、日常業務の中で自然に処理できるようになっています。こうした変化により、経費精算に関わる一連の作業がシンプルになり、日々の業務負担は大きく軽減されました。