経費精算の処理時間を12時間から4時間へ削減、紙と小口現金による運用から脱却し、リモートワークに適した業務体制を構築

グローバルキッチン株式会社
管理部経理課係長　佐々木裕史様
利用プラン：invox経費精算　ベーシックプラン
invox受取請求書　ベーシックプラン
invox電子帳簿保存　ベーシックプラン
従業員数：60名

グローバルキッチン株式会社について

グローバルキッチン株式会社は、「食に関するすべてのサポート」を掲げ、高齢者向けの食事サービスを中心に事業を展開しています。

自社で製造設備を持たず、協力メーカーと連携しながら商品開発と供給体制を構築することで、冷凍食材の開発・販売をはじめ、高齢者施設向け給食や在宅向け配食支援など、時代のニーズに合わせた柔軟なサービス展開を強みとしています。

紙と小口現金による経費精算に限界、リモートワークの浸透で課題が顕在化

私は経理担当として、経費精算や請求書処理など、日々の経理業務全般を担っています。

弊社では、いわゆる情報システム部門のように社内横断でシステムを管理する体制はなく、各部門がそれぞれ必要なシステムの導入から保守・運用までを担っています。そのため、invoxシリーズについても、導入検討から設定・運用まで経理側で対応してきました。

invox経費精算を導入する以前、経費精算は完全に紙ベースでした。交通費についても、各自が経路検索を行い、その結果をExcelに入力して申請する運用だったため、どうしても入力ミスが発生します。紙でのやり取りになるため、間違いがあれば差し戻して書き直してもらう必要があり、確認作業にも手間がかかっていました。

精算方法も小口現金で、申請書をもとに現金を封筒に入れて手渡ししていました。月初になると経理課に社員が次々と訪れ、月次決算と重なるタイミングで、現金の準備や支払い対応、差し戻し対応に追われる状況でした。正直なところ、経理担当だけでなく申請者にとっても、負担とストレスの大きい業務だったと思います。

さらに、当社ではリモート勤務を推進しているため、紙の運用では「出社しないと申請できない」「その場にいないと差し戻し対応ができない」といった問題もありました。リモート勤務が浸透するほど、こうした運用とのミスマッチは大きくなっていき、このままでは限界があると感じ、見直しを進めることにしました。

invox経費精算の導入で入力ミスを8割削減、処理時間も大幅短縮

invox経費精算を導入してまず感じたのは、「申請と承認がオンラインで完結するだけで、ここまで変わるのか」という点でした。交通費もシステム上で経路検索から申請まで完結するため、これまで発生していた入力ミスは大きく減っています。仮にミスがあっても、システム上でそのまま差し戻して修正できるため、やり取り自体も非常にスムーズになりました。

もう一つ大きな変化は、精算方法を小口現金から給与振込へ切り替えたことです。現金を引き出して準備する、封筒に入れて手渡しするといった作業がなくなり、業務負担はもちろん、管理面や安全面の不安も軽減できました。

実感として、申請者の入力ミスは8割以上減っていると感じています。経理側の確認作業も大きく効率化され、月次の経費精算処理にかかる時間は、以前の約1.5日から現在は0.5日程度へと短縮されました。時間にすると12時間から4時間程度まで減っており、体感としても大きな変化があります。

また、すでにinvox電子帳簿保存やinvox受取請求書を利用していたこともあり、操作に戸惑うことはほとんどありませんでした。新しいシステム導入時に起きがちな現場の混乱もなく、比較的スムーズに定着したと感じています。さらに、パック料金の適用により、invox経費精算は月額の基本料金がかからず利用できている点も大きなメリットです。