AI申請チェックを利用する

このページでは、AIによる申請チェックの設定方法を説明します。

あらかじめ自由に定義したルールに基づいてAIが申請内容をチェックし、ルールに沿っていない申請には警告メッセージを表示する機能です。
AIが申請時にチェックすることで、チェック漏れを防ぎながら、承認業務の負担軽減とスムーズな申請処理が期待できます。

本機能には大規模言語モデル（LLM）を活用しており、例えば次のような指示を自然言語で設定できます。

・申請金額が一定額以上/以下である場合
・計上日/現在日付から一定月数以上前の利用日の場合
・拡張項目が空欄の場合
・添付ファイルが0件の場合

前提条件

この操作を行う前に、以下の条件を満たしている必要があります。
・「設定」権限に「編集」が付与されている
・「AI/LLM設定」の「LLMを利用しない」が無効になっている

操作手順

1. 「承認パス設定（経費精算）/（事前申請）」画面を開く

メニューから「設定」→「サービス」をクリックします。
「承認パス設定（経費精算）/（事前申請）」の「設定」をクリックします。

2. 設定する承認パスを表示する

設定する承認パスの行をクリックします。

3. AI申請チェックのルール内容を追加する

AI申請チェックの「追加」をクリックします。

4. 設定内容を入力する

以下の項目を入力します。

チェック内容
警告メッセージを表示する条件を設定します。
自然言語で自由に記述できます。具体的な方法は具体的な設定方法を参照してください。

メッセージ
表示させる警告メッセージを入力します。
未入力の場合は自動生成されます。

事例①
チェック内容: 申請金額が30,000円以上の場合
メッセージ：申請金額は30,000円以内としてください

事例②
チェック内容: 計上日から明細利用日の最小値が2ヶ月以上前の場合
メッセージ：計上日から2ヶ月以上前の利用日が含まれています

5. 設定内容を保存する

「保存」をクリックします。

操作結果

AI申請チェックが登録されます。
登録したルールに沿って申請されていない場合には、警告メッセージが表示されます。

具体的な設定方法

AI申請機能で可能な判定について

判定出来る内容（例）	判定出来ない内容（例）
・申請金額が一定額以上/以下の場合 ・計上日/現在日付から一定月数以上前の利用日の場合 ・利用日が休日の明細が存在する場合 ・添付ファイルが〇件の場合 ・明細件数が〇件の場合 ・拡張項目が空欄の場合 ・メモに「至急」の文字を含む場合 ・消費税額が0円の明細がある場合 ・明細に運賃種別が「切符」のものがある場合	・他のデータと照合する必要がある設定（「重複した精算済み経費がないこと」など） ・添付ファイルの内容を含む設定 ・設定画面やマスタに表示されている名称を使わないルールの設定

書き方の基本・ポイント

自然言語で自由に設定できますが、記載方法によって判定結果の安定性にばらつきが生じる場合があります。
下記のポイントに従って設定することで、安定して正しく判定されます。

①項目名は、設定画面に表示されている名称をそのまま使用する
略称や自社独自の名称は使用しないでください。

②値は、マスタに登録されている名称をそのまま使用し、「」で囲んで記載する
登録された名称と完全一致するように記載します。

③何を確認して判定するのかを明確にする
意味を読み取らないと判断できない表現は避けてください。

④「高額」「不適切」など、評価や判断を含む曖昧な表現を使用しない
判定する基準を明確に記載します。

⑤条件は「かつ」または「〜の場合」で繋ぐ
口語の「〜で」で条件を繋ぐと解釈が曖昧になるため、「かつ」または「〜の場合」で繋ぎます。

⑥金額の条件に「以上」「以下」「を超える」「未満」を書く
金額は1円単位で厳密に判定されます。
例えば「15,000円以上」と「15,000円を超える」では、15,000円ちょうどの申請に対する判定結果が異なります。
「15,000円以上」の場合は警告メッセージが表示されませんが、「15,000円を超える」の場合は、15,000円ちょうどの申請でも警告メッセージが表示されます。

⑦仕訳の条件がある場合は、「借方」「貸方」を書く
「借方」「貸方」を必ず記載します。
省略した場合は借方のみで判定され、貸方は参照されません。

良い設定例・悪い設定例まとめ

良い設定例	悪い設定例	説明
課税事業者区分が未登録（免税事業者）の明細に、添付ファイルが無いものがある場合	免税事業者の明細で領収書なしはエラー	invox項目にない「免税事業者」を利用しない。
費目が「出張旅費」	費目が出張費関係 申請内容が出張に関するもの	値は「」で囲んで記載する。 明確な値を指定する。
費目が「交際費」、かつ利用金額が50,000円以上	高額な交際費	曖昧な表現を避け、項目と値に置き換える。
メモに「至急」の文字が含まれる	メモに「至急」が含まれる	メモに「至急」が含まれる、では、文字列として「至急」を検索するのか、内容が「急ぎ」を意味するかを判断するのかが不明確なため、文字列を条件にしたい場合は「〜の文字」と書く。
申請フォームが「初期設定」の場合、申請金額が10,000円以上／申請フォームが「初期設定」、かつ申請金額が10,000円以上	申請フォームが初期設定で、申請金額が10,000円以上	複数の条件を組み合わせるとき、口語の「〜で」で繋ぐと解釈が曖昧になるため、「かつ」や「〜の場合」で繋ぐ。
申請金額が15,000円以上／申請金額が15,000円を超える	申請金額が高額／申請金額が15,000円くらい	「以上」「以下」「を超える」「未満」のいずれかを書く。
借方勘定科目が「未払金」の仕訳がある／貸方勘定科目が「未払金」の仕訳がある	勘定科目が「未払金」の仕訳がある	「借方」「貸方」を明示する。

判定が正しくない場合の対処方法

上記のポイントを見直しても意図どおりに判定されない場合は、次を試してください。
・文末を「〜を検知する」で締める
文末を検知の形にすると、警告したい条件であることが明確になります。

設定例：
申請金額が15,000円以上、かつメモに「至急」の文字が含まれる申請を検知する
添付ファイルが無い明細があるものを警告

・ルールを分割する
1つのルールに条件を詰め込むと、判定が不安定になる場合があります。
また警告が出ても申請者にどこが問題なのか伝わりにくくなるため、それぞれに合った警告メッセージを設定します。

利用できる項目例

下記はLLMが認識しやすい項目名の例です。

項目名	参照内容
申請種別	経費精算／事前申請
本日の日付	日付
ステータス	未申請／承認待ち 等のラベル
担当者	担当者名
部門	部門名
プロジェクト	プロジェクト名、開始日、終了日
申請フォーム	申請フォーム名
拡張項目	拡張項目名称をキーに、値が入っている項目。選択式項目は、選択肢の名称。
メモ	申請書メモ
支払方法	支払方法設定マスタの名称
申請金額	精算金額／事前申請金額
事前申請　※事前申請のみ	事前申請金額
仮払を希望する　※事前申請のみ	希望する／しない
精算予定日　※事前申請のみ	日付
仮払希望日　※事前申請のみ	日付
添付ファイル	ファイル名、サイズ
以下は明細の項目
行番号	明細の行番号
経費区分	経費／交通費等のラベル
利用日	日付
費目	費目名
支払先名	支払先
利用金額	金額
課税額（税込）	金額
消費税額	金額
非課税額	金額
不課税額	金額
源泉徴収税額	金額
適格請求書発行事業者登録（課税事業者区分）	登録（課税事業者）／未登録（免税事業者）
適格請求書発行事業者番号（登録番号）	T1234567890123
通貨	通貨名（コード）
通貨金額　※外貨の場合のみ	金額
為替レート　※外貨の場合のみ
部門	部門名
プロジェクト	プロジェクト名、開始日、終了日
メモ	明細メモ
数量	費目に設定された数量ラベルの値
単価
内容ラベル	費目に設定された内容ラベルの値
税率別内訳	税率、税区分、税込額、税額
添付ファイル	ファイル名、サイズ
経路　※交通費の場合のみ	経路テキスト
片道往復区分　※交通費の場合のみ
運賃種別　※交通費の場合のみ
最安値　※交通費の場合のみ	はい／いいえ
以下は仕訳の項目
計上日	日付
税込金額	金額
通貨	通貨名（コード）
摘要	摘要
仕訳明細：借方	税込金額、税額、勘定科目、補助科目、税区分、部門
仕訳明細：貸方	税込金額、税額、勘定科目、補助科目、税区分、部門
プロジェクト	プロジェクト名、開始日、終了日
フリーセグメント名	有効なセグメントのみ