紙の小口精算から脱却して経費精算業務を50％削減、一人体制のバックオフィスでも無理なく回る運用を実現

株式会社シュッティヤナセ
総務部責任者　頼 晋一郎 様
利用プラン：invox経費精算　ベーシックプラン
invox受取請求書　ベーシックプラン
invox電子帳簿保存　ベーシックプラン
従業員数：20名

株式会社シュッティヤナセについて

株式会社シュッティヤナセは、東京・恵比寿を拠点に、ウエディングや各種パーティー、イベントの企画・運営を手がける企業です。恵比寿駅から徒歩2分という好立地にパーティ会場「EAST GALLERY」を構え、チャペルやガーデンを含む複数のフロアそれぞれに異なる雰囲気の会場を備えています。挙式・披露宴はもちろん、企業向けの展示会やレセプションなど、多様なイベントニーズに対応しています。

約30年にわたりイベント運営に携わってきた経験を活かし、各分野のプロフェッショナルが時代の変化や顧客ニーズに合わせた企画・運営を行っています。

紙の小口精算が大きな負担に。基幹システム刷新を機に見直しへ

弊社は恵比寿でイベント・パーティー・婚礼会場を運営しており、私はバックオフィス業務全般を担当しています。経理・総務・労務・人事と幅広い業務を担うなかでも、特に負担が大きかったのが小口精算の紙管理でした。スタッフには紙の精算書にレシートを添付して提出してもらい、それを1枚ずつ目視で確認し、仕訳データを入力したうえで原本をファイリングして保管します。申請漏れや不備があれば担当者がいるフロアまで足を運んで確認する必要があり、会計ソフトに取り込むためのデータ調整も含めると、作業に丸1日かかることも珍しくありませんでした。

さらに、10年以上使用してきたオンプレミス型の基幹システムをリプレースすることになり、後続のクラウド版ではこれまで使っていた小口精算機能が利用できなくなるという課題も発生しました。どうせシステムを入れ替えるのであれば、以前から課題に感じていた受取請求書業務を含め、経理業務全体のペーパーレス化を進めたいと考えました。そこで「受取請求書に対応していること」「小口精算などの経費精算に対応していること」を前提条件に、費用面を最優先して複数のサービスを比較。その中で、コストパフォーマンスと使用感の両面で納得でき、invox受取請求書とシリーズで利用できる点を評価し、経費精算も invox に統一する判断に至りました。

説明いらずで現場に定着。スマホアプリが申請漏れを防ぐ

導入前の無料トライアルでは、担当者が私たちの運用状況を丁寧にヒアリングし、その場で最適な設定を整えてくれたため、すぐに自社に合う形で使い始めることができました。基本的な考え方や操作の流れはオンラインミーティングで教えてもらい、細かな点は都度チャットで確認するという進め方が理解しやすく、いずれも無償で対応してもらえる点は心強かったです。

実際の運用で感じたのは、UI のわかりやすさが想像以上に大きな効果を生んだという点です。invox経費精算の導入直後にスマホアプリの提供が開始されたため、スタッフにはアプリのダウンロード案内を共有し、「まずはこれで申請してみてください」と伝えただけでしたが、操作方法に関する問い合わせは一切ありませんでした。調理や会場スタッフも、買い物後にその場でレシートを撮影して申請する運用が自然に定着し、PCに向かって作業する時間が取りにくい現場でも手軽に処理できることが、結果として申請漏れや不備を減らすことにつながっていると感じています。紙で行っていた業務が無理なくデジタルに切り替わったのは、invox の操作性によるところが大きいと思います。

毎月の作業工数は半減。費用対効果を実感しながら次の省力化へ

経費精算をデジタル化したことで、1日かかっていた作業が半日以下に短縮され、工数は実質半減しました。紙の精算書とレシート原本を突き合わせる必要がなくなり、確認作業の負担は大きく軽減されています。申請漏れも減り、催促のために声をかける手間もほとんどなくなりました。さらに、会計システムとの連携がスムーズになり、CSVデータを加工する作業も不要になったことで、作業時間だけでなく精神的な負担まで軽くなったと感じています。もともと費用面を重視してシステム選定を進めましたが、日々の業務改善を通じて、支払った分の効果は十分に得られていると実感しています。

バックオフィス全体を見渡すと、まだ紙で行っている業務が完全になくなったわけではありません。今後は invox シリーズの活用を広げながら、ペーパーレス化と省力化をさらに進めていく方針です。すでに invox受取請求書・invox経費精算・invox電子帳簿保存の3つをパック料金を利用しながら安定して利用できているため、必要に応じて他サービスとの連携も視野に入れつつ、少人数でも無理なく業務を回せる体制を整えていきたいと考えています。