経費精算を複雑にする「仮払申請・仮払精算」効率化ガイド

経費精算の中でも仮払制度の導入や運用は特に手間がかかります。
本記事では、仮払の基礎知識から効率化のための具体的な方法まで詳しく解説します。

仮払とは

仮払とは、従業員が出張や業務上の経費を立て替える際に、事前に会社から一定額の金銭を支給する制度のことです。これにより、従業員は費用を立て替えるという負担が無くなり、経費精算の際に実際に使用した金額との差額を精算するという運用になります。

従業員の負担は軽減される一方で、経理側の業務は仮払処理が増えます。
従業員ごとの仮払の残高管理や残った場合の回収業務、また現金で仮払をする場合は小口現金の管理も発生します。

仮払申請～経費精算の業務フロー

仮払業務の効率化のポイント

仮払業務を効率化するためには、いくつかのポイントがあります。
ここでは、その具体的な方法を紹介します。

法人カードを利用し仮払を無くす

一番は仮払をしなくてよい状況をつくることです。
確実なのは法人カードを配布し、法人カードで決済することです。
メンバー全員に法人カードを配るのが難しい場合は、部単位で法人カードを発行して部内で共有するといった方法を検討しましょう。

現金での仮払をしない

現金で仮払をすると小口現金の管理が必要になります。
月末に残高を確認するなど付随した業務も発生しますので、なるべく現金ではなく銀行振込等を利用するのが良いでしょう。
振込手数料が気になる場合は振込手数料の安いネットバンクや送金サービスの利用を検討しましょう。

余らないように少なめに仮払をする

仮払に余りが発生すると残高の管理や回収などの業務が発生するため、仮払は必要最低分とし、なるべく余りが発生しないようにガイドライン等を作成して運用しましょう。

残高の繰り越しを減らす

残高が発生してしまった場合でもなるべく管理する件数が少なくなるように、早期に回収や相殺をする運用にすると良いでしょう。
また、余った分は従業員から回収するのではなく、給与で相殺するという運用も考えられます。
その場合は仮払申請書で相殺の同意を取っておくと良いでしょう。

まとめ

仮払業務は経理担当者にとって頭の痛い業務のひとつです。
明確な規定やガイドラインの策定、システム導入など、運用面・システム面の双方から対策することで仮払業務の効率化を図ることができます。