自由度の高いレイアウト作成機能で、請求書だけでなく支払通知書など8種類の書類送付業務を効率化

株式会社いえらぶパートナーズ
審査・契約管理部課長朝日勇太様
利用プラン：invox発行請求書プロフェッショナルプラン
請求書発行件数：2,000件/月

株式会社いえらぶパートナーズについて

株式会社いえらぶパートナーズは、賃貸保証サービス、24時間駆けつけサービスなど住生活関連総合アウトソーシング事業を展開しています。当社は、ご契約者・不動産会社様・家主様へITを活用した便利なサービスを提供することで、不動産業界に携わる皆様を総合的にご支援しています。

インボイス制度対応と
自由に帳票レイアウトをカスタマイズできるシステムを探して

導入を検討し始めたのは、やはりインボイス制度の対応がきっかけでした。月次で1,000件を超える請求書を発行していたので、かなりボリュームが多く、社内の中でもインパクトのある法対応プロジェクトだったと思います。
請求書発行サービスは世の中に多くありますが、当社が属する不動産業界は紙文化が根強く残っていましたので、「郵送と電子送付が両方できる」ことは外せないポイントとなり、比較の際には5社ほどお声がけし、検討を進めました。
当社が発行する請求書は少し特殊でして、代理店である不動産会社様が、サービス利用料や初回保証料を契約者様から一時的に預かっていただくという業態上、請求書に「預かっていただいている金額」と、不動産会社様にお支払いする「代理店手数料」の2つを表現する必要がありました。
もちろんそれぞれ、消費税を記載する必要がありますから、レイアウトがある程度自由にカスタマイズできることは条件の1つでしたね。
その点、invox発行請求書はレイアウトの自由度が高いですし、使い慣れたExcelベースでレイアウトを作成できるので、こちらの思った通りに表現できた点が好印象で、最終的に導入を決めました。

請求書だけでなく、
支払通知書などさまざまな書類に範囲を広げて送付業務を効率化

もともと、当社が発行する請求書のみを電子化する想定でしたが、テストを進めていくうちに「請求書だけでなく、発行する書類ならどんなものでも送れるのではないか？」と気づきまして、現在は支払通知書など含む、8種類ほどの書類をinvox発行請求書で送付しています。
当社の保証サービスは色々とカスタマイズができるようになっていて、不動産会社様にお支払いする代理店手数料もパターンごとに支払通知書の種類が分かれていることもあり、かなりのレイアウト数をinvox発行請求書に登録していると思います。
導入以前は、CSVデータをお渡しして、請求書発行業務を外部に委託していましたので、社内の担当者の手元にPDFデータがない状態で運用していました。そんな状態でしたから、請求書の再発行依頼をいただくと本当に大変で、担当者がデータを基にExcelで作り直して送るなんてことは日常茶飯事でしたね。
invox発行請求書の導入でかなりの発行書類を電子化できたので、再発行の手間が減って、助かっています。

インボイス制度の後押しで電子化が促進

導入当初は、不動産業界ということもあり、郵送での送付はかなり残るんじゃないかと想像していたのですが、「インボイス制度対応に伴って、メールに切り替える」旨をアナウンスしたら、思っていたよりもメール送付を受け入れてくださって、最終的に９５％くらいは電子送付になりました。
法対応も良い後押しになりましたし、社員がメールアドレスの収集を頑張ってくれたおかげだと思います。
検討の入り口は法対応でしたが、社内業務の効率化と郵送代の削減が実現できたのは嬉しい誤算でしたね。

今後は不動産業界を取り巻く電子化への課題にチャレンジ

電子化できていない書類のうち、一番数が多いのは毎月の家賃の送金明細書でして、賃貸物件のオーナー様へ月に5万通ほど郵送しています。
こちらも既存の請求書と同じで外部委託していることもあり、この部分の再発行業務は手間がかかっている状態です。確定申告の時期になると、特に再発行依頼が多くなりますね。
個々のご事情もあり、切り替えが難しいかもしれませんが、メール送付への切り替えや、電子化にチャレンジし、さらなる業務効率化を進めていきたいと考えています。