「費用」と「機能」のバランスがよく、リーズナブルに法対応と業務フロー最適化を実現

一般社団法人日本電気協会
本部 溝尾 文岳 様
利用プラン：invox発行請求書ベーシックプラン
請求書発行件数：500件/月

一般社団法人日本電気協会について

日本電気協会は、明治25年の「日本電燈協会」発足に源を発し、その後幾度かの改変を経て、大正10年10月に設立された、日本で唯一の電気関係総合団体です。
電気関係事業の進歩発達をはかり、産業の振興、文化の進展に寄与することを目的として設立され、その後全国10地区に支部を設け、全国規模の活動とともに、地域ごとの事業活動にも力をそそいでいます。情報化が進む現在では、多様化する電気関係事業に対するニーズ、課題に役立つ新たな事業活動に取り組んでいます。

インボイス制度対応の壁となったのは、
多種多様な現場独自の請求書フォーマットだった

当協会では、本部と日本各地にある各支部の担当者がExcelをベースに作成した独自フォーマットを使って、手作業で請求書を発行していました。そんな状況のもと、インボイス制度が導入されることになり「すべての担当者が制度に対応したフォーマットで発行できるだろうか？」と不安になったのを覚えています。今回のインボイス制度対応において、パッケージソフトを利用したサービスの導入は必須と考え、検討を始めました。

費用と機能のバランスがよく、
リーズナブルに求める要望を満たせるinvox発行請求書を採用

サービス選定時には、クラウドサービスであること、インボイス制度、電子帳簿保存法の法制度に対応できることは大前提として、請求書作成方法やレイアウトの自由度の高いことや、ワークフローや入金消込、仕訳作成など、様々な業務に柔軟に対応できることを条件に比較検討していました。そこまで大がかりなシステムを導入することは考えていませんでしたが、検討を進めると当協会が求める「費用」と「機能」のバランスがマッチせず、あまり選択肢は多くなかった印象です。その点、invox発行請求書はそんな私たちの要望を高い次元で満たしてくれ、さらに価格もリーズナブルでしたので、採用しました。

業務フローが最適化され、現場も経理も本来の業務に専念できるように

導入以前は、各担当者が請求書発行業務と入金消込を行った後に、システムに仕訳入力を行って、経理に承認依頼をしていましたが、システムがつながっておらず、請求したものに対して抜け漏れなくシステムに仕訳入力されているかまでは経理側で判断が難しく、不便でした。

invox発行請求書の導入後は、invox上で発行された請求書を確認できますし、仕訳辞書機能を使って、仕訳の入力・確認作業の時間を短縮することができました。現場の担当者は会計知識がある者ばかりではないですから、経理が設定した仕訳辞書のほうが信頼度は高いですし、確認も楽ですね。
特に入金消込業務は入金データと請求書を目視でチェックしていて、かなり時間がかかっていた担当者もいましたので、本来の業務に使える時間が増えていて、現場の担当者はとても喜んでくれています。

1つのシステム内で業務フローが分断されず、シンプルに一本化されたことにより、担当者と経理との間で入金管理もリアルタイムで行え、社内のやり取りもスムーズになりました。invoxで請求書発行が行われることによって法対応がきちんとされていることに安心感があるのも大きいですね。

Peppol対応を見据え、電子発行に切り替えてさらなる効率化を目指す

今後はまず、取引先への請求書の電子送付化を推進したいと考えています。invoxを導入したものの、現在は多くの取引先へ請求書を郵送していますので、各担当者より電子化の依頼を行ってもらい、さらなる業務効率化を推進していきたいです。
さらに将来的にはPeppolの利用の増加が見込まれることからinvoxにおいても早期に対応してもらい、請求書の発行・受取ともに積極的に活用していきたいと考えています。