郵便料金値上げ前に請求書を電子送付に切り替えて作業時間と切手代を削減し、目視だった入金消込も自動化

株式会社ハイドロシステム開発
総務岡部美香様
経理大坂裕美様
貿易事務坂本和美様
利用プラン：invox発行請求書ベーシックプラン、invox受取請求書プロフェッショナルプラン、invox電子帳簿保存ベーシックプラン
請求書発行件数：100件/月

株式会社ハイドロシステム開発について

株式会社ハイドロシステム開発はドップラー流速計ADCPをはじめとする水中計測機器やそのシステムを販売する技術商社として2005年に創立しました。以来、米国テレダインテクノロジー社マリングループをはじめとする多数の著名な計測機メーカーと取引を拡大してきており、水中計測機器の輸入販売と搭載ソフトウェアの開発を主軸に、現在では河川・海洋における水中計測技術のパイオニアとして総合的なサービスをご提供しております。
日々、水中センシング技術におけるOnly1、No.1を目指して技術の研鑽に努め、水に関わる自然環境、防災関連技術、深海資源探査などの分野において、最新・高度な先端技術を提供し、社会貢献を果たすことが当社の使命と考えております。

機能も費用も理想通りのサービス
大きな決め手は経理業務を真に理解する「担当者」の存在

システム導入の検討を始めたのは2023年の初めごろで、インボイス制度開始と電子帳簿保存法の改正が迫る中、何かしらのシステムを導入しないといけないと考え、請求書の受領と発行が両方でき、法対応が可能なサービスを候補に挙げ比較検討を始めました。
当社の会計は個別原価管理を用いており、案件ごとに原価集計ができる製品であることが必須なのですが、実際に低予算では選択肢が少なくかなり候補が絞られました。
候補の中には解約時のデータ移行ができず、閲覧や検索をするためだけに契約をし続けなければならないものがありましたが、invoxには一括データ出力機能が搭載されていたので、導入を推進する側としてもリスクが少ないので気軽に進めることができました。
また、invoxの担当の方が経理業務にも精通されており、我々が解決したい内容をしっかり汲み取り、どうやったら実現できるかをわかりやすく説明してくれたことで、トライアル中に機能理解が進み、運用のイメージを膨らませることができたことはかなり大きかったです。最終的には機能面と費用面、使い易さも含め納得してinvoxの導入を決めました。

電子送付の切り替えはメリットばかり
作業時間短縮だけでなく、コストカットも実現

invoxの発行請求書導入前は、本社と支店で請求書の作成方法が異なっていたため一元管理ができていませんでした。各々手作業で得意先の希望する送付方法に対応していましたので、手間と時間と費用がかかっていました。今回のサービス導入は法対応がきっかけで始まりましたが、invoxを導入して電子送付に切り替えたことにより、送付方法がシステムで管理できるようになっただけでなく、切手代が減りましたので、まさに一石二鳥のサービス導入となりました。
また、これまで通帳との目視チェックで行っていた入金確認作業は、ネットバンキングと連携することで入金情報が即座に更新され、消込対象の請求書との確認がしやすくなったことと、入金・未入金情報がグラフにされているため、未入金確認が素早くできるようになりました。未入金の際はinvox上で請求書が得意先によってダウンロードされているかどうかが一目でわかるため、連絡時にダウンロードができていない旨をお伝えできるなど、電子化したことによるメリットが多いと感じています。
合わせて導入したinvox受取請求書では個別原価管理が実現でき、本当に満足しています。当社で導入している勘定奉行との連携も非常によく、カスタマイズしてよかったと思っています。

“スピード”も“的確さ”も電話サポートより優れたinvoxのチャットサポートで
日々の課題もクリアに

導入時や日々使っていてわからないことがあるとチャットサポートで気軽に質問できるのもよかったです。
チャットで伝わりづらい内容かもしれないと思って書いた内容でも、意図を汲み取ってくれますし、起きている問題や課題をしっかり理解してサポートしてくれていると感じています。何よりもすぐに調査していただけるので、返信が早いですし、電話サポートよりも断然良いと思っています。それくらいチャットサポートはとても重宝しました。