10社以上を比較して選んだ最適解、invoxで営業も経理も毎月の請求書発行作業が効率化

ビーウィズ株式会社
経理部岩井拓也様
利用プラン：invox発行請求書ベーシックプラン
請求書発行件数：600件/月

ビーウィズ株式会社について

ビーウィズ株式会社は、コールセンターの企画・運営や事務作業請負などのBPOサービスを提供する、東証プライム市場上場企業です。コンタクトセンターBPO業界で唯一、自社開発のコンタクトセンターシステム「Omnia LINK」を保有し、高付加価値のサービス提供を通じてお客様のビジネスを支援しています。

日本全国に18の拠点と8,700名の従業員を擁し、「洞察を通じた社会への貢献」という事業理念のもと、常に最適なサービスや社会のあり方を洞察し、社会に歓びと価値を創造することで顧客満足度向上と持続可能な成長を目指しています。

業務フローは変えずに目指した、経理と営業双方の効率化

請求書発行業務のシステムを検討するきっかけは、営業担当からの「毎月の請求書送付作業を、もっと効率化できないか」という声でした。そこに経理部門として対応が不可欠な電子帳簿保存法やインボイス制度の施行が迫っていたことも後押しとなり、システム検討を始めました。

従来の請求書発行フローは、まず経理が会計システムに登録された請求情報をもとに請求書のPDFを所定のフォルダに格納します。PDFには、複数の請求書が混在している状況で、営業庶務や営業が対象のものだけ抽出してPDFを分割したり、印刷したりと手作業が発生していました。一方で請求書にはBPOセンターの稼働状況などの資料を添付する必要があり、営業担当が最終的な作業者になる点は変更できません。

そのため、フローを維持しながらも、ミスを防ぎつつ作業時間を短縮できる仕組みを整える必要がありました。また、経理部門としても電子帳簿保存法やインボイス制度に対応するだけでなく、内部統制の強化を進めることが求められました。こうして、営業と経理の双方の効率化が叶う運用体制を目指して、システム導入を検討することになったのです。

10数社の請求書システムを徹底比較、納得して選んだinvoxの魅力

システム選定の際には、まず10社以上のサービスを比較し、その結果をまとめた比較表を作成しました。
最終的には、invoxを含む3社でトライアルを実施し、実際の運用をイメージしながら選定を進めました。

invoxを選んだ理由はいくつかありますが、大きな決め手の一つは「ユーザー数が増えても料金が変わらない料金体系」です。長期的なコストの見通しに安心感が持てました。また、「直感的で分かりやすい操作性」は営業担当者からも高評価を得ており、現場での受け入れもスムーズでした。

さらに、ワークフロー機能が充実しており、営業担当者に請求書情報を振り分ける自社のフローに適していたことや、PDF以外の形式の添付書類にも対応できる柔軟性がある点も大きな魅力でした。

唯一、営業担当にファイル添付の権限を付与すると請求書情報も編集できてしまうという理由から内部統制上の課題がありました。それでも、invoxを利用したいという想いが強かったので、自社の確認フローを見直すことで運用を開始しました。
ただ、経理担当の工数が以前より増えてしまったため、カスタマーサクセス担当の方に導入後のミーティングで相談したところ、開発担当にシステム改修を掛けあっていただけることになりました。その結果、カスタマイズでの対応が叶い、数か月後にはinvoxの標準機能としてリリースされ、ユーザーの声がアップデートに活かされていることを実感しましたね。

無事に安定稼働を迎え、非常に納得のいく選定ができたと感じています。

手間や誤送信のリスクが減り、煩雑な法対応も自動化

invoxを導入して、経理と営業の両方で請求書発行業務の効率化が大きく進んだことを実感しています。営業部門では、宛先設定の手間や誤送信のリスクが減り、「宛先ミスを気にしなくて良くなった」「送り先を毎回設定しなくて済むので楽になった」といったポジティブな声を聞けたときは、invoxを導入して良かったと心から思いました。

経理としても、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が自動化されただけでなく、自社に合った請求書を簡単に作成できるようになったのは本当に助かっています。特に、invoxのExcelを使ったレイアウト編集機能は便利で、消費税計算など細かい自社の要件にも柔軟に対応できる点に感動しました。自分たちで編集すれば追加料金がかからないのも非常にありがたいポイントです。

業務効率化で付加価値を生み出す環境づくりを進める

今回のシステム選定で、かなり効率化が進みました。ですが、経理部全体を見渡すと、まだ改善すべき部分があると感じています。請求書発行業務は効率化できたものの、受領請求書の対応や経費精算の部分は手間がかかっており、これから着手したい課題です。営業担当者からも「もっと効率化できるといいのに」という声が挙がっているので、そこにも応えていきたいですね。

営業や経理だけでなく、他の部署のスタッフも本来の業務に集中できる環境を整えることが、私たちの目指す姿です。今後も効率化を一歩ずつ進めていきながら、皆が付加価値を生み出せる業務に専念できるようにしていきたいと思います。