請求書の郵送代行・FAX送信機能で、2人がかりの手作業が不要に　少人数の組織でも低コストで実現できた請求業務の省力化

富士山羽衣マリーナ株式会社
企画営業課　佐野元美様
利用プラン：invox発行請求書ベーシックプラン
請求書発行件数：40件/月

富士山羽衣マリーナ株式会社について

富士山羽衣マリーナ株式会社は、静岡県の清水港にてプレジャーボートとヨットの係留サービスを提供するマリーナ運営会社です。海上係留サービスをはじめ、メンテナンスや船舶検査代行、レンタルボートなど多岐にわたるサービスを展開。県内外から訪れる利用者へ、海上での余暇を楽しむための高品質なレジャー環境を提供しています。

正社員3名と少人数ながらも、会計業務のアウトソーシングやシステム化を積極的に取り入れ、効率的で安定した業務運営を目指しています。

毎月40件の請求書を手作業で処理担当者には大きな負担

私たちは毎月40件程の請求書を作成しています。利用料などに加え、船底についたフジツボ除去や、塗装の塗り直しなどのメンテナンス費用も請求するため、請求内容は毎月異なります。また、利用者は個人、法人、さらには県や市といった行政機関など様々で、送付方法も郵送やメール、FAXと柔軟な対応が求められます。

これまでは請求書をExcelで作成しており、郵送やメール、FAXでの送付、控えのファイリング、経理業務をアウトソーシングしている会社との共有など、全工程を手作業で処理していました。細心の注意を払って作業するものの、確認すべきポイントが多く、入力ミスや変更漏れが生じてしまい、毎月のことながら手間と負担の大きい作業でした。また、過去の請求書を探すのにも時間がかかるなどの課題があり、業務の効率化を目的に請求書発行システムの導入を検討しました。

システム導入にあたって特に重視したポイントは２点あり、１点目は「コスト」です。小さな会社ですから、ひとつのシステムにかけられる費用は限られています。２点目は「請求書のレイアウトが柔軟なこと」です。長くご利用いただいているお客様ほど、従来の請求書を見慣れています。請求書の見た目が大きく変わることで、混乱が生じることはお客様と私たち双方の負担となるため避けたいと考えていました。

請求書送付業務の負担を大幅軽減　社内外の請求情報共有がスムーズに

invoxを導入したことで、請求書発行業務の負担が大幅に軽減されました。以前は2名のスタッフが半日かけて行っていた郵送・FAX送付確認作業は、invoxの郵送代行やFAX送信機能を用いることで不要に。また、過去の請求書も簡単に検索できるようになりました。さらに、invoxのカスタムレイアウト機能によって、従来のレイアウトをまったく変えずに作成でき、当初懸念していたお客様からの問い合わせは驚くことに一件もありませんでした。

また、経理業務のアウトソーシング先のスタッフにinvoxの閲覧権限を付与したため会社間での情報共有に漏れがなく、かつリアルタイムで状況確認できるようになりました。invoxではメールで請求書を送付した際、先方のメールアドレス変更などによる不着がシステム上で確認できるのですが、アウトソーシング先の担当者から「先方の開封状況がエラー表示になっているけど、どうしましたか？」と声をかけてもらったことがありました。未入金の発生前にお客様へ確認でき、このようにinvoxを介して、関係者が自然とチェックできる環境を作れたのは、私たちのように少人数で運営する会社にはとても有難いメリットだと思います。

営業ではなくパートナーとしてコストを抑えた最適な導入を提案

導入時に重視した「コスト」については、invoxのカスタマーサクセス担当者が、最適な導入方法を一緒に検討してくれました。導入にあたっては４社ほど比較したため、invoxは機能に対してコストパフォーマンスが非常に高いのは認識していましたが、さらに自分たちの要件を整理し、無駄のないプランや使い方を提案してもらいました。補助金の活用についてもアドバイスを受け、コスト負担を抑えるための方法を積極的に提案してくれました。私がこれまで接してきた、いわゆる「営業担当」とは随分印象が異なり、とても信頼しています。