年間約10万件の国税関係書類をinvoxで一元管理し、月間約1,200件のFAX送信をメール送付に切り替え

ミツミ電機株式会社
経理部経理課則武様
財務部財務課山中様
利用プラン：invox発行請求書　プロフェッショナルプラン
invox電子帳簿保存　ベーシックプラン
請求書発行件数：1,200件/月

ミツミ電機株式会社について

ミツミ電機株式会社は、コネクタ、スイッチ、コイルなどの電子部品をはじめ、IC、電源、高周波製品などの開発・製造・販売を主な事業とし、国内外に多くの拠点を持つ総合電子部品メーカーです。

2017年に、ベアリング、モーターなどを中心とするミネベア株式会社と経営統合し、ミネベアミツミ株式会社の完全子会社となりました。両社の超精密加工技術と電子部品技術を融合することで、新製品の開発や製品ラインナップの拡充など、積極的な事業拡大に取り組み、日本のエレクトロニクス分野のさらなる発展に幅広く貢献しています。

外注コストと紙での書類管理に限界法改正を機にペーパーレス化へ

私たちは毎月約1,200件の検収明細と支払通知書を発行しています。長年、これらの書類の作成とFAX送信を外注しており、外注コストだけでなく、修正や再送のやり取りにも多くの手間がかかっていました。さらに、インボイス制度の施行を控え、各書類フォーマットの変更や適格請求書発行事業者登録番号の記載が求められるなど、従来の方法では対応が難しくなっていました。

また、同時期に電子帳簿保存法への対応検討も進めていました。国税関係書類の保管については、すべて紙で保管していたため、段ボールに詰めた書類の保管スペースの確保や、必要な書類を探し出す手間などが慢性的な課題となっていたのです。法改正によりスキャナ保存のハードルが下がったことを受け、ペーパーレス化を推進する方針を固めました。

これらの法対応と業務効率化を同時に進めるため、サービスの導入を検討しました。５つほどのサービスを比較検討した結果、機能と料金の両面で自社に最適と判断し、評価の高かったinvox電子帳簿保存とinvox発行請求書の導入を決めました。

月間約1,200件のFAX送信を廃止
書類の発行・送付業務を内製化しつつ負担感は軽減

invoxを導入して感じた前向きな変化は多くありますが、特に大きな変化は2つあります。

1つ目は、invox発行請求書の導入により、月間約1,200件のFAX送信を完全に廃止し、外注していた検収明細や支払通知書の発行業務を内製化できたことです。従来のFAX送信をやめ、すべてメール送付に切り替えたことで、修正や再送の対応がスムーズになりました。さらにメール送信時にCCで資材担当者や取引関係者を含めることで、情報共有が容易になり、内部統制の観点でも良い影響がありました。

2つ目は、invox電子帳簿保存との組み合わせにより、年間約10万件の国税関係書類をinvoxへ保管し、一元管理ができるようになったことです。これまでは国税関係書類をすべて紙で保管していたため、過去の書類を探すのに大きな手間がかかっていました。しかし、invoxを導入後は必要な書類を即座に検索できるようになり、日常業務や監査対応のスピードが格段に向上しています。さらに、書類を保管するためのスペースを大きく減らすことができました。

また、invoxから毎月機能アップデートのお知らせがメールで届きます。自社に関連する機能がないかチェックしているのですが、特に便利だったのがinvox電子帳簿保存の「指定箇所の読み取り機能」です。同じフォーマットの書類を大量に処理する際、AI OCRの読み取り箇所をユーザー側で自由に指定できるのは非常に便利で、設定も簡単なため重宝しています。

invoxシリーズの活用で、経理業務のさらなる効率化を目指す

今後は、さらなる業務効率化を目指し「invox受取請求書」の導入を検討しています。現在、invox電子帳簿保存を活用して電子帳簿保存法には対応しているものの、会計ソフトへの入力は依然として手作業で行っているのが課題です。

そこで、invox受取請求書を導入し、請求書の詳細情報を自動でデータ化することで、仕訳作成を効率化する方針です。さらに、invoxのデータ出力機能を活用し、会計システムとのデータ連携を強化することも視野に入れています。各システムを適切に連携できれば、請求書処理の手作業をさらに削減し、経理部門の業務効率を高められると考えています。

今後もinvoxシリーズの機能をフル活用し、業務改善を継続的に進めていきたいと考えています。