販売管理システム等を利用している場合の請求書送付の効率化
販売管理等のシステムからPDFを出力し郵送やメールで請求書送付を行っている方の効率化は「CSVで請求データ出力可能な場合」と「PDFのみ出力が可能な場合」でアプローチが大きく変わります。
郵送からメール送付に切り替えられれば劇的な効率化とコスト削減が実現可能ですし、メール送付に切り替えられない場合も郵送代行を利用することで高い導入効果を得られるでしょう。
請求書を電子送付に切り替えるかお悩みの方は請求書を電子化すべき8つの理由をご覧ください。
それでは、どのような効率化が可能か、見ていきましょう。
請求書発行業務の改善パターン
請求書送付の効率化方法はいくつかありますが、時間やコストの削減効果が高い導入パターンとそれぞれのおすすめ度は以下のとおりです。
| 導入内容 | おすすめ度 |
|---|---|
| 郵送からメール送付への切り替え | ★★★★★ |
| 個別の郵送から一括の郵送代行 | ★★★★☆ |
| 個別のメール送信から一括メール送信への切り替え | ★★★★☆ |
販売管理システムを活用した送付の効率化
利用している販売管理システムからデータを出力する際に、どのような出力方法になるかによって、効率化できるパターンが変わってきます。
それぞれの出力方法と効率化のパターンを詳しく解説していきます。
CSVで請求データの出力が可能な場合
多くの請求書作成、送付サービスではCSVでの請求データのインポートができるため効率化が進めやすいパターンです。
データを連携するには、販売管理等のシステムから出力するファイルと、請求書作成サービス側で取り込むファイルのレイアウトを合わせる必要があるため、下記のポイントを押さえてサービスを選定しましょう。
-
① 連携ファイルの自由度
販売管理システム側でファイルのレイアウトを合わせられれば不要ですが、販売管理システム側でレイアウトを合わせられない場合は請求書作成サービス側で合わせる必要があります。 -
② 対応している送付方法が複数あるか
メール送付への切り替えを予定していても、一部郵送が残ってしまう場合もありますので郵送代行にも対応できる必要があります。 -
③ レイアウトの自由度
レイアウトにこだわりが無ければ不要ですが、現在のレイアウトに合わせる必要がある場合はレイアウトの自由度も確認しておきましょう。
PDFのみ出力が可能な場合
PDFのみで出力が可能な場合は利用する請求書作成サービスにさまざまな機能が必要です。
下記のポイントを押さえてサービスを選定しましょう。
-
① PDFを取り込み、送付先を判定できること
一括でメール送付をするためには、PDFのファイル名や内容から得意先を判定し、送付先を特定する必要があります。 -
② PDFを適切な単位で分割できること
1つのPDFファイルに複数の得意先の請求書が含まれる場合は適切な単位で分割する機能が必要です。 -
③ PDFに印影が追加可能なこと
従来は印刷後に押印しており今後も印影を入れたい場合は、印影を追加する機能が必要です。 -
④ 取り込んだPDFが郵送可能なこと
メール送付への切り替えを予定していても、一部郵送が残ってしまう場合もありますのでそのまま郵送代行にも対応できる必要があります。
invox発行請求書ではどのようなパターンの請求書送付にも対応が可能です。ぜひお気軽に個別相談会（デモ）をご予約ください。
