テレワークを推進しながら、残業をゼロに　請求書の電子化と効率的な業務体制を構築

ペーパーレスの第一歩として請求書の電子化を検討

当社では、ちょうどコロナ禍あたりに社内の電子化を検討し始めました。当時の請求業務は取引先から様々な形式で、受領・発行していましたので、まずは請求書の電子化に取り組むために請求書関連のサービスを検討しました。

当時、取引先の中には、株式会社インフォマートの『BtoBプラットフォーム 請求書』を採用している企業が増えてきていましたので、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入し、電子処理ができる体制を構築しました。ですが、どうしても紙やPDFなどで残ってしまう請求書の処理に悩んでいた時に、『BtoBプラットフォーム 請求書』と連携ができる『invox受取請求書（BP Storage for 請求書）』の存在を知り、「まさに、求めていたものはこれだ！」と思い、導入をしました。

受領する請求書は電子化が進み、かなり効率化されたものの、発行する請求書のうち、3分の1は取引先ごとの独自システム内で作成される指定請求書や、送付方式が限定されていたため、電子化できずにいました。そんな時にinvox社からinvox発行請求書のご紹介をいただき、インボイスの保存と電帳法対応のためにinvox発行請求書の導入を決めました。

ペーパーレス化によるFAX送信の廃止で業務効率を飛躍的に向上

invoxの導入後、『BtoBプラットフォーム 請求書』以外で受領する請求書はメールアドレスに送ってもらう方式に変更しましたので、請求書の集約・管理がスムーズにできています。紙で受領する請求書はまだ残っていますが、以前の紙管理に比べたら圧倒的に手間も少ないですし、楽になりましたね。
請求書などの書類が営業所に届いても、以前のように郵送で送ってもらう必要はなく、invoxにアップロードする方式に変えたので、営業所間のやり取りもスムーズです。

以前は請求書の受領と発行だけで1週間ほどかかっていましたが、受領も発行も効率化されたことで、請求業務で残業が発生することは、ほぼなくなりました。また、電子化によって無理に出社しなくても良い体制になり、テレワークも推進しやすくなりました。

発行する請求書は取引先が構築している独自システム内で、指定請求書の作成や検収処理がされるので、invox発行請求書は主に指定請求書の保存と検索に使っています。ファイル名を指定すれば、PDFを取り込むだけで取引先情報にもきちんと紐づくようになっています。
稀にですが、店舗に現金などで商品をご購入にいらっしゃる方もいますので、そういった方への請求書はinvox発行請求書で作成して、その場で印刷して手渡ししています。自由なレイアウトで設定して、整った請求書が簡単な操作で作成できるので重宝しています。

また、この約3年にわたるシステム導入で、ペーパーレス化を推進していくことで、社内でFAXによる帳票送信を廃止することができました。もちろん取引先からご要望があった際にはFAXでお送りすることはできるようにはしてありますが、システム導入をすることで、FAXを使わずに社内連携が取れる体制になったことを実感しましたので、「もうFAXはやめよう」と声掛けできるようになりました。これにより、業務効率は飛躍的に向上したと思います。