請求書処理の電子化で仕訳の8割を自動生成、老舗タクシー会社が無理なく進めるDX

株式会社グリーンキャブ　経営管理担当ディレクター吉澤貴行様
利用プラン：invox受取請求書　ベーシックプラン
invox電子帳簿保存　ミニマムプラン
受取請求書件数：400件/月
仕訳データ連携： MJSLINK DX

株式会社グリーンキャブについて

株式会社グリーンキャブは、1952年9月に創業し、半世紀以上にわたり東京都と神奈川県を中心に首都圏でタクシー事業を展開しているタクシー会社です。業界でも大手に分類される規模で、約2,500名の従業員と1,400台以上の車両を抱え、ペパーミントグリーンが目を惹く車体は、変わらぬ社のシンボルとして親しまれています。

タクシー事業の他、バス事業やレジャー・観光、不動産・エネルギー事業などを担う26社のグループ企業を擁し、「輸送サービスを通じて社会の発展に寄与する」という創業者の理念のもと、日本初の全車両への無線システムの導入やタクシーアプリ「S.RIDE（エスライド）」の活用など、時代に即応したサービスの追求とともに社会への奉仕に向け一丸となって取り組んでいます。

DX推進と管理会計体制の構築を目指しシステム選定、
際立ったinvoxのコストパフォーマンス

元々私たちには「全社的なDX推進」と「管理会計体制の構築」という大きな課題がありました。経理業務においてはさらに電子帳簿保存法やインボイス制度の施行が迫るタイミングでもあり、システム導入の検討をスタートしました。

当時、受取請求書業務は月に約400件の請求書を処理していました。紙で一連の社内承認を得た後、総務がExcelに手入力して一覧表にまとめ、その情報をもとに経理が仕訳や振込データを作成するという工程を踏んでいましたが、この方法では手間も時間もかかる割に、管理会計に必要な情報は不足しており、データとして活かせない状態でした。

そういった課題を解決するためシステム選定にとりかかり、4社ほどを比較した上で、最終的に「コスト」と「担当者レベルでの使いやすさ」という観点から、invoxを選びました。特にコストの面は比較してみると明確で、この価格水準でここまでの機能が揃うというのは他になかったのが一番の決め手になりましたね。

直感的操作と充実の無償サポートでスムーズに導入、
会計システム連携も簡単に実現

設定にあたっては基本的に私一人で進めていきました。システム部門の業務経験はありませんでしたが、ヘルプページや、テンポのよいチャットサポートのアドバイスを受けながら進めていったので、設定で苦戦した記憶はありません。会計システムへ仕訳データを連携する場合、CSVのフォーマットを一つ一つ指定するというシステムもありますが、invoxはすでに多くの会計システム用のフォーマットが標準で用意されており、自社の会計システムを選ぶだけだったのも好印象でした。

社内マニュアルを整備し実際に社内へ展開した際は、パソコン操作に苦手意識をもつ社員も少なくない中で、思った以上にすんなりと受け入れられたことに驚きました。invoxの直感的な操作感と、アップロードして申請するだけ、というシンプルな作業工程がスムーズな導入につながったのだと思います。逆に現場からは、PCやプリンター、スキャナーなどのITインフラを整えて欲しいという声が多く挙がってきました。DXを進める上で欠かせない要素なので、invoxの導入をきっかけに整えられたのは想定外の成果でもありました。

invox導入後は、当初の課題としていた「全社的なDX推進」は大きく進みました。実際、総務の作業時間は1営業日分の削減につながり、仕訳は8割が自動生成されるようになったため、入力作業にあたっていた経理担当の作業負担もかなり軽減されています。

「管理会計体制の構築」という観点では、部門情報などの必要なデータを入力した仕訳データが自動でできあがるため、新たな作業を追加することなく、部門ごとの損益管理などに活かすことができています。これら二つの課題にきちんとアプローチしつつ、インボイス制度や電子帳簿保存法対応もできたのでとても満足しています。