紙や手書き文化が根強い飲食業界の請求書、振込の手入力が「確認するだけ」に

株式会社ファイブグループ／株式会社B級グルメ研究所 経営企画室 経営管理部 CSチーム 課長代理 木下 様
利用プラン：プロフェッショナル
受取請求書枚数：300～499件/月
支払データ連携：オンラインバンク

株式会社ファイブグループは”「楽しい」でつながる世界をつくる”を経営理念に、創業以来吉祥寺を本拠地としながら、関東を中心に約120店舗の飲食店を展開しています。

主力事業は居酒屋事業、定食事業ですが、情勢による浮き沈みがある本業を支える意味合いで、最近DX事業も手掛け始めています。

コロナ禍における経理のリモートワークへの移行と、電子帳簿保存法の改正を見据えて請求処理の自動化を検討

展開している飲食店は、株式会社B級グルメ研究所など、ブランドによっていくつかの関連会社が運営していますが、経理などバックオフィス業務はファイブグループで一括してとりまとめ、請求書は店舗ではなく直接ファイブグループに届きます。
コロナ禍で経理以外のバックオフィスはリモートワークへの移行が進んでいたのですが、紙の請求書を受け取って処理しなければならない経理だけは出社勤務が続いていました。

また、別の観点で2022年1月から電子帳簿保存法が改正され、要件が大幅に緩和されることを知り、この機会に電子に切り替えたいと考えていました。

そんな折に利用している「BtoBプラットフォーム 受発注」を運営する株式会社インフォマートからinvoxを紹介され、同じタイミングで上司から競合他社の同じようなサービスがよさそうだから調べて欲しいと言われ、請求処理の自動化サービスについて比較検討をはじめました。

いろいろと比較した結果、単に電子化できればよいというわけではなかったため、仕訳の生成やワークフローなど、機能がつくりこまれているinvoxを選定しました。

invoxの導入で、ネットバンキングに手入力していた業務が一切なくなり、振込作業が95%削減

invoxの導入で最も効果を実感しているのは振込作業です。
紙の請求書を見ながらネットバンキングに手入力する作業、新規振込先の登録作業などが全くなくなり、念のため最後に確認する程度になりました。

また、過去の請求書を大量の紙の束から探さなければならなかったのが、invoxで検索するだけで見つけられ、必要に応じてダウンロードして担当部署に送れるようになったこともストレスがかなり軽減されました。

これまでは個人のメールアドレス宛に請求書を受け取って、経理に送り忘れて支払い漏れが発生することもありましたが、送付先を経理のメールアドレスに集約するように変更したことで漏れがなくなり、支払・計上業務の自動化という本来の価値以外にも効果を感じています。

invoxは改善スピードが早くてうれしい

作業者は日々の業務で、同じ画面を何度も見ます。
そのため、開発者の視点では軽微な課題として扱われそうな「配置」や「文字の大きさ」など細かな点が気になり、使い続けていくとストレスが溜まっていくことが多いんです。

そういった声をinvoxのチャットサポートに挙げるとすぐに返信してくれ、実際に対応して機能アップデートのご連絡をいただきました。
小さなことでも自分たちが挙げた要望をすぐに実現してくれるのは単純に嬉しいので、だからこそ使い続けたいという気持ちに繋がっています。

ファイブグループが実現した請求処理の効率化を、同じ飲食業界に広めたい

請求書の電子化に成功したという話はよく聞きますが、成功モデルとして紹介されるのはIT業界の事例が大半です。
IT業界の請求書はそもそもPDFが多いと思いますが、飲食業界は慣習的に紙の請求書が多く、手書きの請求書もいまだに届きます。
PDFにして欲しいと要望を伝えても、PCに明るくない取引先様もいるので、すべての請求書をデータで受け取るのは難しいのが現状です。
そのように紙や手書きの請求書が多く届くという状態でも、効率化を進められたことは、IT業界の企業がDXに成功した事例より難易度が高い取り組みだったと思います。飲食業界の同じように悩んでいる他企業に「こうすれば効率化できる」ということを、ぜひ伝えていきたいです。

今後は、請求書スキャンサービスの利用や、定額のため、毎月請求書が発行されない支払データの自動生成などを行い、さらに効率化が進んでいく見込みです。

経理はよく「非生産部門」と言われますが、invoxの導入により別のことに時間をつかえるようになるので、経理だからこそできる経営指標データのクラウド化による効率的運用を進め、社内での経理に対するイメージも刷新していきたいと思っています。