紙の請求書を本社に郵送するコストとタイムロスがなくなり、営業所まで効率化

株式会社さんびる
芥屋俊司様／永瀬由美子様
利用プラン：プロフェッショナルプラン
受取請求書枚数：200〜299件/月
請求データ連携：BtoBプラットフォーム請求書

株式会社さんびるについて

株式会社さんびるは、島根県松江市に本社を構え、総合ビルメンテナンスを中心に、指定管理事業、健康福祉事業、学童の運営など様々な分野で事業展開をしている企業です。
地域社会にも貢献できるよう、地域に根差した活動を数多く行っております。

電子化後も残る紙の請求書の郵送や入力作業が課題に

株式会社インフォマートの『BtoBプラットフォーム請求書』を導入したことで6割ほど電子化が進みましたが、どうしても紙で残ってしまう請求書の処理に時間が取られていました。
各営業所で日々受け取る紙の請求書は、各所長の承認を得て、1カ月分がまとめて本社に送られてきます。そういったフローだったので、営業所で月初や月中に受け取った請求書の処理が届くまで対応できず、作業が集中してしまったり『BtoBプラットフォーム請求書』への入力作業に多くの時間が取られていました。
また、郵送にかかるコストや日数も課題の1つでした。

少しでも電子化していくために、OCR製品の検討を始めたものの『BtoBプラットフォーム請求書』へのデータ連携が上手くいかずに悩んでいました。そんな時に株式会社インフォマートから連携できるサービスとして、invoxを紹介されました。

請求書を本社に郵送するコストとタイムロスがなくなり、
入力作業が大幅削減

invox導入後は、請求書を本社に郵送せずに各営業所でスキャンしてinvoxにアップロードするフローに変更しました。
データ化された情報が『BtoBプラットフォーム請求書』にシームレスに連携されることで、入力作業が大きく削減されました。以前は大量の紙の請求書を手作業でデータ入力していたので、すごく時間の短縮になっています。
また、郵送にかかっていたコストやタイムロスがなくなり、何より原本が手元になくても、データで見られるようになったのが大きいです。以前は請求書を本社で保管していたので、営業所から過去の請求書をFAXしてほしいと依頼があった際は、大量の紙の束から探していました。そういった作業もなくなったので、本社と営業所の双方にメリットがありました。

電子化率を上げて、繰り返される入力作業を減らしたい

社内には紙の情報は未だ多く、システム化されているものの、各システムに連携できていないこともあり、同じような内容の入力作業が複数回発生しています。今後は連携できるシステムを導入して、そういった部分も効率化していきたいです。
また、2022年の1月に施行される改正電子帳簿保存法を見据え、発行請求書も電子化し、社内の電子化率を上げていくのがこれからのミッションです。