取引先に負担をかけずにペーパレス化を実現し請求書の束が激減、業務も効率化されて確実な月内処理が可能に

野水鋼業株式会社
管理部　管理チーム　リーダー　堀畑様
管理部　管理チーム　福永様
管理部　管理チーム　渡辺様
利用プラン：invox受取請求書 ベーシックプラン
受取請求書枚数：100〜199件/月
請求データ連携：BtoBプラットフォーム請求書

野水鋼業株式会社について

　野水鋼業株式会社は、創業66年を迎えた老舗の金属・卸売り会社です。ステンレス・アルミを中心とした金属をお客様の要望に合わせて切断し、当日出荷にこだわって提供しています。現在は東日本を中心に町工場から大手機械メーカーまで約1,500社のお客様にお取引いただいており、業界や用途を問わず日本の先進的製造業を素材供給の面で応援し続けています。

取引先に負担をかけない方法で電子化率100%を目指し、invoxを導入

　これまで、請求書に限らず管理部門に届くあらゆる書類が紙でした。ペーパーレス化に向けて請求書業務に限らず様々なサービスを検討し、まずは「BtoBプラットフォーム請求書」を導入しました。とはいえ、取引先の中にはどうしてもBtoBプラットフォーム請求書で送っていただくことに対応できない企業もあり、従来通り紙やPDFの請求書が届いても、電子化率100％に近付ける方法を模索していました。

　また、全社的なペーパーレス化を進めるためには、紙を印刷して承認を得るという、社内のフローも電子化する必要がありました。

　従来のやり方から大幅に受取方法を変えないことで取引先にも負担がかからず、社内業務もペーパーレスに行える、社内と社外、2つの側面からの課題解決を目指し、invoxを導入しました。

ペーパーレス化に成功し、確実な月内処理が可能に

　invox導入後は、毎月400枚近くあった請求書の束が、50枚ほどにまで圧縮されました。紙の請求書を郵送するのではなく、PDFで送って欲しいと依頼をしたところ、想定していた以上に対応していただける取引先が多かったのです。その上で請求書のPDFをinvoxの専用メールアドレス宛に送付いただくことで、自動でinvoxへアップロードされるようになり、取り込みに要する作業時間も削減できています。

　BtoBプラットフォーム上でのやりとりによる電子化はこれからも引き続き目指していきますが、最初の一歩として取引先にも負担をかけずにペーパーレス化を進められました。

　また、社内業務の効率化も大きく進みました。これまで、承認がおりた請求書はオンラインバンクに情報を手入力し、入力に間違いがないかダブルチェックをしていました。しかし、invoxにアップロードされた書類は自動で高精度にデータ化されますから、今は合計額を確認するだけです。以前は20日締めの処理が翌月初にずれ込んでしまうようなこともありましたが、これまで紙で行っていた起票から承認、FBデータと仕訳データ作成まで一連のフローがすべてinvoxとBtoBプラットフォーム上で完結できるようになったことで、導入後は必ず月内に処理が完結しています。担当者の負担が軽減された上に、支払までのスピードが圧倒的に短縮されました。

　併せて、日々のサポートにも大変満足しています。チャットでの質問も迅速に回答が返ってきますし、どうしても問い合わせ内容が複雑だったり、直接画面を見て相談したい部分についてはオンラインミーティングでサポートしてくれるので、困ったことや分からないことも解消しながらしっかり使うことができています。

　導入後半年という早いタイミングで、当初目指した「ペーパーレス化」が叶い、「業務効率化」という観点からも目に見えた効果が得られました。全社的なペーパーレス化に向け、あらゆる方法を模索していた自社にとって、請求書業務におけるこの成果は、大きな成功事例になったと思っています。

請求書業務における成功を契機に、管理業務全体の改善へ道筋を描く

　弊社のペーパーレス化はまだまだ始まったばかりです。私たちは「管理部門」としてバックオフィス業務全体を担っていますが、次に着手したいと思っているのは人事業務の領域です。現状は過去の請求書業務と同じく、大量の紙をファイリングし管理しているので、データで一元管理していきたいと考えています。

　着手すべき課題はまだまだ多くありますが、請求書領域で得られた成功をきっかけに、これまで長年使ってきた既存システムの見直しも含め、自社にあった方法で着実にペーパーレス化・業務効率化を進めていきたいと思います。