非効率な紙請求書の回覧が電子化され、月次決算が6営業日短縮

ウッドリンク株式会社
経営管理部 財務経理グループ 林 早姫 様・若野 紗郁 様
利用プラン：invox受取請求書 プロフェッショナルプラン
受取請求書枚数：200〜299件/月
仕訳データ連携：PCA会計DX

ウッドリンク株式会社について

ウッドリンク株式会社は北陸を中心に木造住宅の柱や梁と行った骨組みや壁の開発事業を展開する、構造体メーカーです。
オリジナルの木材軸組のパネル工法や、耐震性と断熱性を両立させたプレウォール工法などで降雪地帯に適した湿気に強い住宅作りを支えています。
その他、木材の特徴や住宅に必要な耐震性、省エネ性能について体感・見学ができる、ウッドリンクラボを運営しています。これからの家づくりについて考え、知っていただく場として多くの皆様にご利用いただいています。

求められる月次決算の早期化、現場の工夫だけでは限界だった

元々、請求書は経理で確認した後、ひとまとめにした紙の請求書の束を各部署に回覧して承認をもらっていました。ですが、会社の規模が徐々に大きくなるにつれて、請求書の数が増え、さらに部署が増えたことで回覧人数も多くなり、月次締め処理に時間がかかるようになりました。
その一方で経営側からは月次決算の早期化を求められており、毎月「どの順番で回覧依頼したら早く終わるか」を承認者の出張や会議のスケジュールを確認しながら、経理側で工夫を凝らしてきました。しかし、それだけではなかなか改善せず困っていたところ、情報システムグループの担当者よりinvoxを紹介され、検討を始めました。

経理業務をきちんと理解した「サービス」と「担当者」が、
“効率的”かつ”正確”な請求書処理に導いてくれた

他社も含めてサービスを検討していましたが、請求書の業務をきちんと理解して開発されていると感じたのがinvoxでした。チャットやWEB会議で相談した際も、こちらがやりたいことを理解してくれ、トライアルの段階で運用のイメージを膨らませやすかったです。
導入してから約8カ月経ち、今では振込データの出力機能や、ワークフロー機能により、約4割の時間削減ができています。
請求書が届いたらinvoxにアップロードして、ワークフロー機能ですぐに回覧ができるため、請求書がすべて揃うまで待つ時間も発生しませんし、電子で回覧できるようになったことで、承認者は紙の請求書の束から自分が承認しなければならない請求書を探す手間もなくなりました。何より請求書が他の書類に紛れてしまう心配がないので、安心です。
invoxのワークフローには、一斉に回覧して各承認者が承認できる機能が搭載されていたので、同時並行的に回覧作業を進めることができたのも嬉しいポイントでしたね。
また、多くの時間を使っていた振込データの手入力作業もなくなり、支払いまでの時間が圧倒的に短くなりました。今ではその分の時間を確認業務に充てることができて、効率的かつ正確に請求書処理が行えています。

次はボリュームが大きい、仕入請求書の電子化をinvoxで進めたい

現在、invoxでは経費請求書を中心に処理をしていますが、仕入部門の承認者からは、「いつinvoxで仕入請求書の処理を始めるの？」と聞かれます。経理だけでなく、現場担当者にも効率化の効果が出ているのだな、と実感して嬉しかったです。
ただ、仕入請求書については現行運用を踏襲することが難しいため、業務フローの見直しをしなければなりません。時間はかかるかもしれませんが、請求書の枚数がとても多いので、invoxの請求書スキャンサービスの利用も視野に入れつつ、お取引先様にinvoxの専用アップロードページに直接アップロードいただいたり、紙ではなくメールで送っていただくなど、お取引先様にご協力いただくことも検討しながら取り組んでいきたいです。
また、姉妹サービスのinvox電子帳簿保存も気になっているので、今後検討していきたいと考えています。