請求書業務のフローを変えずに電帳法対応と振込手数料”3分の1“を実現

医療法人敬愛会
事務次長戸辺様
利用プラン：invox受取請求書ベーシックプラン、invox電子帳簿保存ミニマムプラン
受取請求書枚数：250件/月
請求データ連携： JDL IBEX

医療法人敬愛会について

医療法人敬愛会は、リハビリテーション病院や介護老人保健施設、訪問看護ステーション、居宅介護支援事業所などを運営しており、会計区分は7つとなっています。患者さん・利用者さん、職員から選ばれる病院・施設づくりを掲げて日々地域医療・介護に貢献しております。

請求書の電子化は進めていたが、電帳法対応が課題に

病院窓口の現金受取以外の経理業務は私一人で行っています。現場スタッフが個別に私に紙の請求書を持ってきて、仕訳生成や現金出納帳への入力、振込業務など全て私が対応します。
invoxを導入する前から、会計事務所に請求書をコピーして送る作業をなくしたいという一心で、手元に届いた請求書を全てスキャンしてDropboxに保存することが習慣化していました。しかし、ただスキャンしてDropboxに保存しているだけでは電子帳簿保存法に対応した保存になっていないことは理解しており、電子帳簿保存法の改正でスキャナ保存制度の要件が緩和されたことを知って何か別のよい方法があるのではないかと考え、システム導入の検討をスタートしました。

システムや業務フローを変えずに法対応と業務効率化を実現できることが決め手に

システム導入にあたり様々なサービスの情報収集をする中で、もう一社のサービスとinvoxで比較検討を行いました。もう一社のサービスは全ての業務をお任せできる点では非常に魅力的でしたが、請求書以外も含めてシステムに合わせて運用を変更しなければならないことが導入において高いハードルとなりました。一方でinvoxは、今使っている会計システムや業務フローを変えずに法対応や経理業務の効率化を実現できることがメリットに感じ、それが導入の決め手となりました。

請求書業務の手入力作業が自動化され、経費精算は”脱ハンコ”へ

紙業務に慣れている現場の混乱を避けるため「invox受取請求書」の導入後も今まで通り紙の請求書を私に提出してもらう業務フローを踏襲しています。したがって請求書の受取について現場や私の負担は今までと変わりないですが、invoxにアップロードしてしまえば自動でデータ化されるので、銀行振込データの作成は以前よりとても楽になりました。
あと、invoxを利用してとてもよかったことは仕入先のマスタ情報を保持できることです。
来年度の予算を作る際、今までは仕入先別にいくら支払っていたのか、月別に手作業でExcelに入力していましたが、invoxを使えば、仕入先別にいくら支払ったかをボタン一つで集計できるので、予算作成が大変楽になるのではないかと期待しています。

もう1つのサービス「invox電子帳簿保存」は主に経費精算で利用しています。
今まではスタッフが買い物をしたら事務長のところにレシートを持っていき、ハンコを押してもらって現金がある窓口で精算をしていました。invox電子帳簿保存を導入してからはスタッフ自身でレシートをinvoxにアップロードし、項目に職員IDを付与してもらえれば一覧表になるため、給与振込時に立替経費を支払えるようになりました。
これは現場の負担軽減につながっていると思います。

また、invox電子帳簿保存とinvox受取請求書を連携することで、invox電子帳簿保存から請求書を検索できることも非常に助かっています。
invox電子帳簿保存に証憑が集約されるので、会計事務所との共有場所としても利用しています。

正直、invox電子帳保存は機能性とコスト面で他社サービスと比較しても群を抜いているので、本当にこんなに安くていいのかと少々心配に感じております。（笑）
それくらい重宝しているサービスです。

振込手数料が“3分の1”に削減！invoxの利用料金を費用削減効果だけで上回る

元々振込手数料が高いことが課題で、過去に振込手数料の削減を目的としたサービスを使っていましたが、そのサービスよりもさらに100円安くなりinvoxと連携している「pring法人送金」の利用に踏み切りました。
元々月に約100-150件程度の振込があり、銀行の振込手数料だと1件につき600円-700円程度で月に10万円程度振込手数料がかかっていたのが、pring法人送金なら一律220円になり3分の1程度に手数料を圧縮することができました。手数料削減の効果だけでinvoxの利用料金を上回るため、invox導入の決裁も難なく承認を得られました。

注）2023年8月現在、pring法人送金は新規のお申し込みを停止させていただいています。