領収書の但し書きはどう書く？費目別の記載例とNG表現を解説

領収書の但し書きは、「何の代金か」を記した欄であり、曖昧な記載は税務調査で指摘される原因になります。「飲食代」「物品」などの漠然とした表現は避け、費目ごとに具体的な内容を書くことが実務の基本です。

この記事では、領収書の必要事項における但し書きの位置づけ、費目別・業種別の記載例一覧、よくあるNG表現と理由、インボイス制度への対応まで解説します。

領収書の必要事項と但し書きの役割

領収書に記載すべき必要事項は5項目あり、但し書きはそのひとつとして「何の代金か」を示す重要な欄です。記載内容が不明確だと、税務上の証憑としての信頼性が下がります。

領収書の5つの必要事項

但し書きが重要な理由

但し書きは、税務調査の場で「その支出が業務上必要であること」を証明する根拠になります。宛名や金額が正確でも、但し書きが「飲食代」「物品代」など曖昧な表現だと、経費の用途が不明として指摘される場合があります。発行者側・受領側の両者が具体的な内容を記載・確認することが重要です。

正しい但し書きの書き方

正しい但し書きは、「何を・何のために」が第三者にも伝わる具体的な表現で書くことが原則です。費目ごとに書き方の型を押さえておくと実務でも迷いません。

3つの基本原則

①具体性：「消耗品」ではなく「コピー用紙A4 500枚」のように、内容が特定できる表現を使います。

②簡潔性：長文説明は不要ですが、内容・用途・人数など識別に必要な情報は省略しません。

③業務関連性：「〇〇として」「〇〇打ち合わせ費用」など、業務との関連がわかる表現を付けます。

「〇〇として」の使い方

但し書きの定番フォーマットは「〇〇として」です。「会議費として」「旅費交通費として（東京→大阪 出張）」など、費目名＋用途を組み合わせると明確になります。飲食を伴う場合は参加人数を付記すると、会議費・接待費の判断がしやすくなります。

費目別・業種別の但し書き記載例一覧

費目ごとに良い例とNG例を比較すると、具体性の違いがわかりやすくなります。実務では以下の記載例を参考に、内容に合わせて応用してください。

よくあるNG表現と税務上の注意点

税務調査で最も指摘されやすいのは、但し書きが「その他」「物品」「雑費」など用途を特定できない表現になっているケースです。具体性のない但し書きは、業務との関連を証明できず、経費計上を否認されるリスクがあります。

避けるべき表現の一覧

税務調査での確認ポイント

税務調査では「この支出が業務に必要だったか」が問われます。但し書きに業務との関連が書かれていないと、調査官が用途を判断できず追加の説明資料を求められます。特に飲食費・交際費は金額が大きくなりやすいため、参加者名・人数・目的を但し書きまたは別紙に記録しておくのが安全です。

インボイス制度における但し書きの扱い

2023年10月に始まったインボイス制度では、適格請求書に「資産又は役務の内容」などの記載が必要です。領収書が適格請求書または適格簡易請求書を兼ねる場合、但し書きは取引内容を示す重要な記載となるため、内容が分かるように記載することが大切です。

インボイス対応での但し書き記載ポイント

インボイスを兼ねる領収書では、取引内容が具体的に分かるように記載するのが望ましいです。複数税率が関係する場合は、税率区分が分かるように整理すると、仕入税額控除の確認もしやすくなります。受け取った領収書の但し書きが不明確な場合は、発行者に内容を確認しておくと安心です。

まとめ

領収書の但し書きは「何の代金か」を第三者に伝えるための欄であり、具体性・簡潔性・業務関連性の3点が重要です。「飲食代」「物品代」など曖昧な表現は避け、費目に合わせた具体的な内容を記載することで、税務調査にも対応しやすくなります。インボイス制度対応後は、但し書きが適格インボイスの記載要件を満たすかどうかも確認が必要です。