20年ぶりの経費精算システム刷新をスムーズに実現　税理士事務所ならではのクライアント別管理に応えたinvoxの柔軟性

青山合同税理士法人
管理　佐藤 礼奈様　安藤 直子様
利用プラン：invox経費精算　ベーシックプラン
invox発行請求書　ベーシックプラン
従業員数：青山事務所　40名

青山合同税理士法人について

青山合同税理士法人は、税務・会計業務を中心に、企業の成長を支援するコンサルティングサービスも提供する税理士法人です。2025年1月に税理士法人税務総合事務所との合併を経て従業員規模は約40名から約120名へと拡大し、より幅広い業務に対応できる組織基盤を構築しています。上場企業や資産管理会社から個人資産家まで多様なお客様に向けて幅広い税務サービスを提供し、長年にわたる信頼と確かな実績を築いています。

経費精算と請求書発行の両面で限界を迎え、新しい仕組みを検討

私たちはこれまで、約20年前に構築した自社開発の経費精算システムを利用してきました。しかし Windows 11 への移行を前に動作保証がなく、このままでは経費精算の運用を続けられない状況となり、早急に代替手段を検討する必要が生じました。

また請求書発行についても、毎月約200通を印刷・封入・郵送する運用を行っていましたが、コロナ禍を経てPDFでの受領を希望するクライアントが増え、紙中心の対応には限界を感じていました。社内から電子化の要望が強まっていたこともあり、経費精算と請求書発行の双方を見直すべき時期に来たと判断しました。

私たち管理としては、できれば経費精算と請求書発行の両方を同じサービスで統一したいという考えもあり、一度の刷新で対応できるシステムを探し始めました。

税理士事務所特有の運用に寄り添った提案が導入の決め手

私たちが特に重視したのは、経費をクライアント単位で管理し、立替経費を請求書へ反映するフローが再現できることでした。訪問時の交通費などをクライアントへ請求する運用が士業では行われていますが、一般的な経費精算サービスでは対応が難しいと説明されることが多く、旧システムをなかなか切り替えられずにいた理由のひとつでした。
知名度の高いサービスも含めて6社ほどの話を聞きましたが、中には最初から「できません」とお断りされるケースもいくつかありました。そうした中で invox は「できるかもしれません。詳しく教えてください」と、私たちの要望を丁寧にヒアリングし、invox の機能をうまく組み合わせながら可能な範囲で理想の運用に近付ける提案をしていただきました。

最終的に一部は Excel 管理に切り分ける判断をしましたが、できないと断じるのではなく、私たちが求める姿に近付けるための方法を一緒に探してくれた姿勢は、長く利用していく上で大きな信頼につながりました。

加えて、invox シリーズには当初から希望していた顧問料の請求書発行に対応できるinvox発行請求書があることや、将来的に受取請求書まで統一したシステムで運用できる可能性があること、「値上げなし」という方針が掲げられていることを含めた料金の安定性と透明性も社内稟議の後押しとなり、導入を決めるに至りました。

経理も現場もストレスのないシステム切り替えで、早くも導入効果を実感

導入にあたっては導入サポートパックを利用しました。私たちの経費はほとんどが特定のクライアントに結び付くため、該当するクライアントを判断しやすい仕組みが必要です。この点はプロジェクト機能を活用する提案を受け、約1,200件のクライアント名を登録することで、これまでと同様の運用を維持することができました。

運用が始まってからは、振込データが自動で出力されるようになり、ネットバンキングへ一件ずつ入力していた手作業が不要になりました。交通費は経路検索や定期区間控除の機能により金額確認の作業が減り、領収書も AI OCR が自動で読み取るため、手入力や突合にかかる時間が申請者・承認者ともに減っています。
まだ運用を始めて日が浅いものの、経理の締め作業に余裕が生まれ、業務全体の負担が軽くなったことを実感しています。