【経理担当者必見】電子領収書の正しい保存方法｜電帳法対応と経費精算を効率化するポイント
経費精算で扱う領収書は、いまや「紙」から「デジタル」へと急速に移行しています。
特に、PDFやメール添付で受け取る電子領収書（Web領収書・オンライン領収書）は一般化していますが、
正しく保存・管理しなければ電子帳簿保存法（電帳法）やインボイス制度の要件を満たさない可能性があります。
本記事では、電子領収書の正しい保存方法、電帳法で求められる法的要件、システムでの管理方法を解説します。
目次
1. 電子領収書とは？紙の領収書との違い
電子領収書は、PDF・画像データ・メール本文など電子形式で発行・受領される領収書です。
紙の領収書と同様に会計処理や経費精算で利用できますが、保存は電帳法の要件を満たした方法で行う必要があります。
現場では紙と電子が混在しがちで、検索・承認・保管が分断されると運用が複雑化します。
2. 電子帳簿保存法で定められた保存要件
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① 真実性の確保
改ざん防止のため、タイムスタンプ付与、アクセス制御、履歴記録などで原本性を担保します。 -
② 可視性の確保
必要に応じてモニター表示や印刷ができ、税務調査時に即時提示できる状態にしておきます。 -
③ 検索性の確保
取引日・金額・取引先などの条件で迅速に検索できるよう、索引項目と運用ルールを整備します。 -
④ システム関連書類の備え付け
保存しているシステムの概要や操作方法がわかる書類・説明書が必要になります。
3. 電子領収書保存でよくある課題
ルールの徹底が困難
ファイル名をルール化することで、検索性の担保することもできますが、下記のような問題が発生することがあります。
- ・保存場所がばらついてしまうことで検索が難しい
- ・紙と電子で承認フローが二重化し、経理の確認と差戻しに時間がかかる。
- ・ファイル名の命名誤りで検索できず、都度修正する負担が出てくる
- ・無料ストレージやメールボックス保管では、タイムスタンプや更新履歴が残らず、証憑性に不安が残る。
この結果、電帳法要件を満たせず、証憑として扱えないリスクが発生します。保存件数や扱う従業員数が多い場合には、要件を満たすシステムでの一元管理が近道です。
4. 経費精算システムで電子領収書を一元管理するメリット
| 課題 | 経費精算システムでの解決策 |
|---|---|
| 領収書の入力や交通費の登録に時間がかかる |
領収書をAI OCRで自動読取し、データ化。 交通費は経路検索から自動登録でき、定期区間にも対応。 |
| 申請ミスや差戻しが多く、確認作業が煩雑 |
入力ルールや承認フローをシステム上で統一。 自動チェック機能で申請内容を検証し、仕訳データも自動生成。 |
| 領収書原本の提出や確認のため出社が必要 |
クラウド上で申請・承認・確認が完結。 テレワーク環境でも運用可能で、ペーパーレス化を実現。 |
| 電帳法やインボイス制度など法改正への対応が難しい |
スキャナ保存制度・電子取引保存に対応。 適格請求書発行事業者番号の自動取得・照合も可能。 |
5. まとめ：電子領収書は「正しい保存」と「システム連携」で安心運用
電子領収書は法的にも有効ですが、要件を満たさない保存はリスクです。経費精算システムを用いれば、手間を最小限にしながら法令対応が可能です。
invox経費精算では、領収書の受領から保存・承認までを一元管理し、経理業務を効率化できますので、ぜひお気軽に個別相談会をご予約ください。
