経験の浅い経理部門のメンバーでも、導入サポートのおかげで簡単にはじめられた

三和パッキング工業株式会社／情報システム課：湊 貴司 様
利用プラン：ベーシック
受取請求書枚数：200～300件/月
支払データ連携：オンラインバンク
仕訳データ連携：勘定奉行

属人化し、ルーティーンなのにベテランしかできなくなってしまった業務を効率化するために

湊様）三和パッキング工業株式会社は、自動車メーカーに部品供給をする会社です。
未払処理業務の約7割は、同じ仕入先から同じようなものを購入するルーティーン化された業務なのですが、経理の知識があり且つ会社の勘定科目を熟知したベテランが入力し、別のベテランが確認するという属人化した業務になってしまっていました。
しかも、支払処理のために銀行のデータをMicrosoft Accessに入力した後、同じような内容を計上のために勘定奉行に入力するという作業の重複も発生します。
このような状態では、新しいスタッフが入社したり、業務繁忙の際にヘルプのスタッフを追加したくても、すぐに戦力化しません。このような課題を解決できるよいサービスはないものかと、インターネット検索していたときにinvoxを見つけました。

AIだけでなく、人が確認してくれて、請求書のフォーマットを選ばないサービスを探して

自動車の部品を扱うという特性もあってか、取引先は昔ながらの会社が多いので、請求書のフォーマットはバラバラ。もちろん紙が多く、手書きの請求書すら存在します。
AI OCRのみでデータ化するサービスもいくつか検討しましたが、多様なフォーマットで手書きを含む紙の請求書が中心ということを考慮すると、人間の確認を介さないと精度高くデータ化されることは難しそうでした。
しっかり人が確認してくれて、正確にデータ化してくれるサービスということを重視して探し、invoxを選びました。

3日以上かかっていた業務が1日に

invoxを導入して、支払処理のためにMicrosoft Accessに打ち込んでいた作業は丸ごとなくなりました。
経験の浅いスタッフでは3日かかっても終わらなかった業務が、たった1日で終わるようになったのです。
加えて、invoxなら取り込んでしまえばクラウド上で確認できるので、これまでできていなかった在宅での業務が可能になったことも、コロナ禍で不安定なタイミングでは非常にありがたいです。
新しい取り組みですから、そのような状態になるまで相応の苦労をすることを覚悟していましたが、導入サポートを依頼したことで、事前準備はほとんど何も行わず、IT知識がほとんどない経理部門のメンバーでも非常にラクに導入。安定稼働まで難なくたどり着けました。
請求書は現場担当者がアップロードしているのですが、Google ドライブのフォルダに置くだけでinvoxのデータ化がはじまるので、新しいシステムを導入してフローを大きく変えたという意識をせず、知らぬ間に効率化されているという感じです。

まだまだ存在する、さまざまな「紙」に関連する業務を効率化していきたい

2021年3月から導入される請求明細のデータ化に非常に興味があり、これを用いてさらに効率化が進みそうです。
子会社・関連会社の経理も同様の課題を抱えているので、invoxを展開して効率化していきたいと考えています。
それと、取引先様へ請求書を発行せず、支払通知書だけ届くというパターンがあるので、invoxが支払通知書をデータ化して、銀行のオンライン入出金明細と突合して仕訳を作成できるというようなところまで手を伸ばしてくれないか、密かに期待しています。