電子化後も残る紙の請求書をAI-OCRでデータ化。業務改善を積み重ね、DXの実現を目指します。

2021.5.27 株式会社学生情報センター

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株式会社学生情報センター
創業:1975年
事業内容:学生用住宅事業、キャリア形成支援、学校運営サポート、社会貢献支援
代表者:代表取締役社長 吉浦 勝博
本社所在地:京都市下京区烏丸通七条下ル ニッセイ京都駅前ビル
企業サイト:https://tokyu-nasic.jp/
利用プラン:ベーシック
受取請求書枚数:1,000件以上/月
請求データ連携:BtoBプラットフォーム 請求書

株式会社学生情報センター

学生向け住宅事業やキャリア形成支援事業を展開する株式会社学生情報センター様。年間1万件を超える請求書の受取業務を電子化によって効率化されました。業務改善を成功させたビルマネジメント部の実務担当者様と、導入時のいきさつを知るDX推進室のご担当者様にお話を伺いました。

年間1万件以上の請求書を集約し、少人数で処理

― 事業概要と、所属されているビルマネジメント部の業務内容を教えてください。

株式会社学生情報センター 東日本本部ビルマネジメント部ビルマネジメント課 実務担当A氏東日本本部ビルマネジメント部ビルマネジメント課 実務担当A:当社は京都に本社、仙台から福岡まで8支社を置き、全国で、留学生も含めた学生の暮らしを、住まいから、アルバイト、就職支援までトータルにサポートしています。2016年11月からは、東急不動産ホールディングスにグループ入りし、従来から展開している学生マンション事業に加え、食事付き寮タイプの学生レジデンスの事業も拡大しています。
特に、学生の住まいを支える領域では、「ナジック」のブランド名で、全国600を超える学校と提携し、地域と密接に関わりながら約48,200室(2021年4月時点)を管理し、学生用住居の企画開発・入居・管理運営まで一貫したサービスを提供しています。

株式会社学生情報センター 東日本本部ビルマネジメント部ビルマネジメント課 実務担当B氏東日本本部ビルマネジメント部ビルマネジメント課 実務担当B:我々が所属しているビルマネジメント課は、東京7店舗、仙台1店舗の現場と本社経理部をつないでいます。各店舗で管理する物件のメンテナンス、退室時に発生するルームクリーニングや、建物に関する工事の請求書を集約しています。金額が正しいか、自社システムに登録されているかチェックし、データを整えた上で本社経理部に送るのです。取り扱う請求書は年間1万件を超え、繁忙期は全体の2割ほどの請求書が届きます。

― 膨大な量の請求書の処理件数ですが、何人体制で対応されているのでしょうか。

実務担当A:基本的には我々2人で行っています。我々が配属された時はすでに請求書の受取業務は『BtoBプラットフォーム 請求書』でシステム化されており、金額ベースでは約9割を電子データで処理できている状況でした。それが当たり前だと思っていたのですが、導入前は手作業だったため、大変な業務負荷がかかっていたと聞いています。

DX推進部DX推進室 担当(導入当時:ビルマネジメント支援室責任者 以下、DX推進担当):ビルマネジメント課が請求書の受取りを一手に引き受けるフローになったのは、現場での紛失や遅延のリスクを避けるためです。しかし、当時10店舗あった拠点が受け取っていた請求書を集約すると、届く件数に対して処理する人の手が足りません。届いた請求書はひとつひとつPDF化して、現場と本部の共有フォルダに保存し、現場が処理をしたら承認の申請書を添付して本社経理部に送付するという、手間のかかる作業を繰り返していました。なんとかこなしてもミスにつながってしまい、経理部から「間違っている」という指摘を受けることもあり、どうにかしなければと思っていました。

― 電子請求書の導入を検討されたのはなぜですか?

DX推進担当:処理件数にみあうだけの人員を次々と増やすことはできません。むしろ、女性が多い部署で産休などの自然減もあります。人が増えないならデジタル化しかないと考えたのです。当時の部署内からも賛成の声があがり、トライアルの形で2017年2月から東日本エリアで『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入しました。今は全国エリアに導入を拡大し、現場とのスムーズな連携が出来るようになりました。


電子請求書でコロナ禍のテレワークにもスムーズに対応。残った紙の書類はAI-OCRを利用

― コロナ禍でテレワークが推奨されていますが、電子請求書は活用されていますか?

実務担当A:我々の部署では現在も週に2、3回の割合でテレワークが続いています。在宅での業務が可能なのは『BtoBプラットフォーム 請求書』があったからだと実感します。なければ全員出社するしかなかったでしょうし、順番に在宅勤務したとしても出社する人に負荷がかかるのでとても気を遣ったと思います。

DX推進担当:実は新型コロナウイルス感染拡大以前から、テレワークをトライアルで進めていました。先に述べたような産休や家庭の事情といった個々のライフスタイルに対応すべく、在宅勤務や時短勤務といった柔軟な働き方に向けルールづくりなど準備を進めていたところだったのです。そこに最初の緊急事態宣言があったため、テレワークへの移行はスムーズでした。ただ、請求書はすべて電子データで受け取っているわけではなく、紙で受け取る請求書も一定数残っており、その処理は出社しないとできません。

― 書面の請求書はどのように処理していますか?

実務担当B:紙で届く請求書は全体の2割ほどで、これまで『BtoBプラットフォーム 請求書』の「自社作成機能」を使って手入力していました。処理する通数は月によってばらつきがあって、数十通ほどの月もあれば、繁忙期にはひと月で数百通になることもあります。紙で受け取る取引先は変わらないので、そのフォーマットを覚えて慣れてしまえば入力自体は早くなります。ただ、金額が正しいか、毎回確認が必要なのが大変なところであり不安なところでした。

DX推進担当:紙の請求書も、本当に手書きのものは減り、多くは独自フォームで作成して印刷したものです。技術の進歩で読み取り精度の高まったOCRで読み取ってデータ化するのは可能ではないかと、AI-OCR(※)については、話題になりはじめた数年前から注目していました。AI-OCRを利用した請求書処理サービスを何社か比較検討した結果、『BtoBプラットフォーム 請求書』とシステム連携している株式会社Deepworkの『invox(インボックス)』を採用し、2021年4月から利用しています。
※手書きや印字された書類などを認識するOCR(光学文字認識)にAI(人工知能)を加えて、読み取り精度を高めた技術のこと。

― どういった点を比較検討されましたか?

実務担当A:読み取り精度はもちろん重視しました。どのサービスもAI-OCRによる読み取り精度はそん色ないレベルでした。ただ、AI-OCRはただデータ化するだけでなく、業務効率化につながるかがポイントです。同じようにアップロードしてデータ化するサービスでも、最終的に『BtoBプラットフォーム 請求書』に連携する際に、一旦CSVファイルでダウンロードしたり、フォーマットを作成したりと何かアクションが必要だと、業務工程が増えてしまいます。『invox』は『BtoBプラットフォーム 請求書』と連携しており、スキャンしてアップロードし、内容を確認して問題がなければ確定して完了です。これまで手入力にかかっていた時間が約1/5に短縮され、受取業務はほぼ電子化したといえます。


真のDXの頂上をめざして積み重ねていくデジタルによる業務改善

― 今後の展望をお聞かせください。

DX推進担当:私は今、DX推進室に所属しています。バックオフィスはまだ紙が介在したり、属人的な業務が多く、どう改善すれば効果があるか洗い出しが必要です。デジタルでビジネスモデルを変革するという真のDXを目指し、『BtoBプラットフォーム 請求書』やAI-OCR機能の導入をきっかけに、スムーズな処理が進められるようこれからも試行錯誤を重ねていくつもりです。

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