2カ月で導入スタート。スピード感をもって確実に進められるDX

株式会社ビジネス・ブレークスルー／経理部部長：石曽根様
利用プラン：プロフェッショナル
受取請求書枚数：400～499件/月
支払データ連携：オンラインバンク
仕訳データ連携：勘定奉行

突然の在宅勤務移行。
「紙」中心の経理部門の苦悩とチャレンジ。

株式会社ビジネス・ブレークスルーは「世界で活躍するリーダーを育成する。」をミッションに、幼少期からビジネスパーソンまで生涯にわたるリカレント教育を提供する企業です。

2020年4月の緊急事態宣言の際、全社で在宅勤務体制に移行となりました。
他事業部はほぼ、在宅勤務に切り替えて業務ができたのですが、私たち経理部は、お客様から紙の請求書が届く関係上、なかなか在宅勤務ができない状況にあったのです。
会社として、経理部の在宅勤務をどうやって構築していくか…というときに、最初はシステムの導入を考える余裕がなく、まずは現場でどういうオペレーションができるのかと、そのオペレーションで在宅勤務が可能か、ということを模索しました。

手始めに、取引先から請求書をPDFで送ってもらうようにし、それらをネットワークの共有フォルダにアップロードするという運用を行ってみました。
ですが、その共有フォルダにアクセス権限があるスタッフであれば誰でも請求書をアップロードできてしまい、従来であれば担当者が受領した後、発注内容と照合して、部門長が承認・押印したものを経理へ提出する、という承認フローの統制がきかなくなってしまったのです。
それを踏まえ、共有フォルダにアクセス権限を設定し、決裁者しかアクセスできないようにしてみましたが、部門長の負担が大きくなってしまい、結果として請求書の提出期限に対しての問題が出てきてしまいました。

そのため、改めてシステム導入を検討し始めたのです。

サービスとして必要な要件を満たし、
且つスピーディーに導入できたのが、肝（キモ）。

システム導入するにあたり、複数のサービスを検討した上でinvoxを選びました。

理由としては、まずAI OCRとオペレーターの確認が併用できたことです。
AI OCRに対して、精度面を含めイメージがつきにくかったこともあり、オペレーターの確認も依頼できるという点が安心でした。
また、月次決算の締めが非常にタイトなため、オペレーターの確認が最短1営業日で完了するという部分も大きかったです。

併せて、紙の請求書の「スキャン代行サービス」を行っていることと、初期コストがリーズナブルな点。
そして当社の場合、個人事業主である講師の方々とのお取引が多いため、源泉徴収が発生する請求書が非常に多いのですが、invoxは源泉徴収に対応していることもポイントでした。
また、パッケージ製品になってしまうとカスタマイズが難しいですが、invoxではカスタマイズを相談できるところも魅力に感じました。

それらに加え、“2カ月”という短期間で導入準備ができたことです。
2021年1月から導入プロジェクトが始まり、3月から一部の部門へのテスト導入を開始。
4月の月次決算分からは、全事業部門での導入が実現できています。

導入前の課題はほぼ100％解決。
「出社」と「入力作業」はゼロへ。

導入前は、受領した電子データと紙の請求書の精査や、確認が非常に大変でした。
併せて、帳票類を紙で回覧していたため、押印のためにどうしても出社が必要になってしまっていました。

今回invoxを導入することにより、全ての請求書がデータ化され、invoxに集約できるように。
それにより、経理部門はもちろん、各事業部門においても受領データの精査、確認作業の工数が軽減できました。
また、請求書提出のための出社はほぼなくなり、紙運用では必須だった押印による承認フローからは完全に脱却できました。
そして、今まで手入力していた会計システムへの入力も、invoxからのデータを連携するだけで完結。
導入前に当社で抱えていた課題は、invoxによりほぼ100%解決できたと考えています。

システムでの業務改善で重要なのは、
社員に“確実に使ってもらう”ということ。

特に効果を感じたことが「請求書処理の分散化が実現できたこと」です。
以前は事業部門からの請求書提出を待たなければならず、どうしても処理が月初に集中してしまっていました。
今回invoxのスキャンサービスを導入したことで、スキャンセンターにて請求書をアップロードしてもらえるため、これまでより早いタイミングから請求書の処理を始められるようになりました。結果として会計システムの仕訳起票を1日短縮することができています。
月次決算スケジュールがタイトな当社としては、非常に大きな改善でした。

また、請求書の提出・承認の遅延もキャッチアップしやすくなり、アラートを挙げやすくなったこともとても助かっています。

そして、請求書そのものがinvoxに集約され、仕訳やコストの負担割合を含めた請求書の情報が可視化されたことにより、請求書に関する事業部からの問合せ対応が激減しました。

実際、他システムの導入時と比較すると、invox導入時にシステムに関する問合せが非常に少なかったのです。
使いやすく、ユーザーに不安を感じさせないシステムであるからこそ、これらが実現できたのではないかと考えています。

請求書の処理は経理部門だけで完結できるものではありません。
だからこそ、自部門だけではなく、全社員が一律で使いやすいシステムであることも、今後長く利用していく上で重要なポイントになるのではないかと思います。