シンプルに仕組み化、invoxを使ったDX化で経理も効果的にリモートワーク

株式会社イーブックイニシアティブジャパン
コーポレート本部　財務経理グループ
五十嵐沙菜穂（イガラシスナオ）様
利用プラン：プロフェッショナルプラン
受取請求書枚数：160～200件/月
仕訳データ連携：OBIC7

イーブックイニシアティブジャパンについて

株式会社イーブックイニシアティブジャパンは、電子書籍販売ebookjapan事業と、紙書籍のオンライン販売bookfan事業を行っています。
21年前、出版社にいた創業者が返品後廃棄される本の山を見て環境保全に取り組みたく電子書籍事業をはじめたことがきっかけで「Save Trees!」を理念にサスティナブルな事業を展開しています。

リモートワークに伴う請求書のメール回収でチェック作業が増加、
invoxが解決の鍵に

新型コロナウイルス感染症が拡大した 2020年2月以降、全社員がリモートワークへ移行しました。
当時は慣れないリモートワークの中、臨時対応として請求書をメールで回収していました。
メールでの回収は、メール件数が増えて誰が作業をするのかの判断が難しく、情報の共有漏れ等のリスクがあります。

また、当社は月初5営業日目には親会社への報告が必要なため、3営業日目までに締め処理を終わらせる必要があり、1営業日目からどれだけ業務を進められるかということが重要でした。
そこで、少人数で迅速な決算を行うためにも早急に新しい仕組みの導入が必要だと感じました。

会計書類のDX化・リモートワーク作業の効率化・ガバナンス強化の3点の課題を解消するため、仕組みを検討した中で、invoxの精密なデータ化機能・会計システムへの仕訳の連携・UIのシンプルさや導入までのサポートや期間の短さが決め手となり2021年4月に導入を始めました。

スムーズな導入で迅速な課題解決が実現、
業務の効率化が進み、締め処理も早期化

invoxのおかげで多くの課題が解決し、感謝の気持ちでいっぱいです。
その中でも特に大きかったのは次の3点です。

1点目は、請求書のデータ化によりリモートワーク効率が大幅に向上したことです。臨時対応時は週に1回程出社が必要でしたが、invox導入後は経理の出社対応がほとんどなくなりました。

2点目は、担当者・承認者の作業時間をリモートワーク以前と比べ、6割程短縮できたことです。
invoxでは請求書データを確認しながら承認フローも回せるため、メールでの煩雑な運用から解放され、役割分担も明確になりました。また、様々な絞り込み機能を活用することで担当者1名で行っていた作業が簡単に分担できるようになり、あわただしく作業をすることもなくなりました。invoxはシンプルな作りで直感的に作業ができるため、担当者への作業依頼がしやすかったです。

3点目は、経理業務の効率化を実現でき、締め処理を早期化できたことです。
invoxでは自動で請求データを作成する機能があり、それを活用することにより請求書が間に合わないケースについても月初1営業日目から仕訳入力を行うことが可能になりました。
それに加えて、過去仕訳を次回以降簡単に流用できる機能にも助けられ、仕訳入力に費やす時間が短縮したことにより、以前よりもチェック時間を十分にとることが可能になりました。

また、各部門からの改善要望にも迅速にご対応頂いたため、社内問合せがほとんどなくスムーズに導入できました。
導入面でのサポートも手厚くして頂き、その部分での満足度も非常に高かったです。