「現場の負担を最大限減らす」運用開始の“その先”を見据えて進める、 新システムの導入

株式会社ブロードリーフ
経理部：東野 様
利用プラン：プロフェッショナルプラン
受取請求書枚数：300～800件/月
支払データ連携：Biz∫（ビズインテグラル）
仕訳データ連携：Biz∫（ビズインテグラル）

株式会社ブロードリーフは「自動車アフターマーケット」と呼ばれる自動車整備業や板金業を中心に、さまざまな業界の現場業務を支援するITソリューションを開発・提供している企業です。

当社は全国各地に営業所を構え、それぞれの営業所にて会計処理を行っています。
本来であれば各拠点の担当者ごとに会計システムのライセンスを発行して運用できればよかったのですが、営業所の数や関わる担当者が多く、どうしてもコスト面での折り合いがつかない状況でした。
そんな最中、新型コロナウイルス感染症による影響もあり、出社をしての業務がままならない状況が発生。本腰を入れてペーパーレス化を推進していく必要があったのです。

invoxを導入する前は、営業所ごとに請求データを入力してもらい、そのデータをワークフローを回して確認をとり、会計システムへ取り込むという流れも試しましたが、入力作業を各営業所に任せることで業務負荷がかかってしまい、この状態を維持していくと現場業務が破綻してしまうと危機感を持っていました。
そのため、何か違う打ち手を考えなければと、システム導入を検討することとなったのです。

会計処理を理解した上で設計された「機能面の良さ」

導入するにあたり、事業の規模を問わず様々なシステムを検討しました。
結果としてinvoxに決めた理由は「機能面の良さ」と「使い勝手の良さ」の2点です。

システム検討自体は2020年8月頃からスタートしたのですが、あくまで請求書に記載してある情報しかデータ化できないシステムがほとんどでした。
当社は様々な拠点で同じような請求書を扱っているため、部門情報を付与できないと混乱が生じてしまいます。そんな中invoxはシステム内で「部門」情報を付与できるというのが大きなポイントでした。

また、仕訳の仕組みについても、OCR ではなく「仕入先」と「部門」と「プロジェクト」で判断してもらえるため、かなり適合率が高く利用できそうだと感じました。
併せてワークフロー機能を有していたことも、選定理由の1つです。

「使い勝手の良さ」で導入後のその先へ

機能面はもちろん、現場にどれだけ負担なく使ってもらえるかという点も重視してシステムを選びました。
その点、invoxは画面がシンプルで見やすく、操作もわかりやすいことが特徴でした。

例えば左側に請求書の画像が表示され、右側に会計情報が表示される…といったように一画面で見ながら確認を行えること。
請求書の鑑以降の明細や、必要な情報がPDF化されており、すぐに確認できるようになっていること。
そして何より最大のポイントはAI OCRで必要な情報がデータ化できることでした。
今までは手入力で行っていた部分をAI OCRで補完できることにより、現場の作業工数削減が叶えられると感じました。

「現場の負荷を最大限減らす」をモットーにしたミニマムスタート

2020年の8月頃からシステム検討を開始し、2021年の8月に導入のスタートを切りました。
全国各地に30以上の部門が存在するため、Deepwork社にも相談、協力をしてもらいました。
現場スタッフ向けの説明会の開催や、現場ごとに実際の環境でのテスト運用をしてもらい、意見を吸い上げ、本運用の前段階での現場へのシステム浸透に一番時間をかけて丁寧に進めてきました。
そのおかげで、現場からの反発もなく「業務が楽になった」という高評価をたくさんもらうことができています。
2021年9月下旬より、営業以外の部門についてもinvoxへの移行を進めており、説明会の実施や、テスト用環境での練習をしてもらっている状況です。

無理やり全社一斉でのスタートを選択しなくて済んだことも、現場負荷を減らす上ではとても重要でした。
新しいシステムを導入すると現場も混乱し、経理も混乱して結果決算そのものが遅れてしまう、というようなケースはよく耳にしますが、今回invoxの導入では決算に影響を与えるようなトラブルはありませんでした。
現場にも楽しんでinvoxの導入をしてもらえているな、と思っています。
システムを導入する際、運用に関わる現場の方が抵抗感が障壁になることも多いと思いますので「実運用者がきちんと使いやすい」というのは、重要なポイントだと改めて感じています。

大切なことは「現場にも」「経理にも」メリットがあること

現場としてはスキャンをして取り込むだけでデータ化ができますので、入力工数そのものが削減できています。
さらにワークフロー機能で上長承認までできることによって、請求書の処理そのものをinvox内で完結できますし、仕訳辞書を設定をしておくことで目視で内容を確認するだけで済むような請求データも多く、現在7割～8割は仕訳辞書で自動的に仕訳が作成できています。

何より経理部門として1番効果を感じているのは、月次の請求処理が1営業日ほど短縮できたことです。
今までは、受領した請求書を郵送する必要があり、早いタイミングで受領した請求書であっても月末付近で一気に処理をし、郵送するという流れだったのですが、invoxを導入してからは手元に来た請求書からその都度アップロードしてもらえるようになったため、処理の出だしが随分と速くなった印象です。

また、実際導入をしてみて、請求書の全ての情報がシステムで一元管理されている効果を感じています。請求データと相対するはずの請求書が紙のため別々の管理にせざるを得ない、ということになりがちだったのですが、システムの中を確認すれば会計処理に必要な情報が網羅されており、検索の時間も削減できました。

invoxを通じて、現場と経理、いずれか一方だけにメリットがあるシステムではなく「現場も経理も」双方にとってメリットがあるシステムであるということこそ、本当の意味での効率化に繋がっていくのではないかと思っています。