非効率な手入力作業がゼロになり、経理が“本来取り組むべき業務”へ集中

株式会社ビューティガレージ
財務・経理グループ統括執行役員：小倉様
経理チーム責任者：鹿島様
利用プラン：invox受取請求書ベーシックプラン
受取請求書枚数：800件/月
仕訳データ連携：カスタマイズ

株式会社ビューティガレージについて

株式会社ビューティガレージは、2003年に業界初となるプロ向けオンラインショップ「BEAUTY GARAGE Online Shop」を立ち上げ、プロの美容サロン向けに器具、消耗品等の販売を行っています。また、現在は物販だけではなく、開業・経営支援まで事業領域を広げています。
「美容業界を変える」という企業理念のもと、常識にとらわれない事業・サービスで美容業界の発展への貢献を目指しています。

いくつもの手入力作業に時間を奪われ、チェック業務の確保が困難に

請求書を受け取ってから支払いを進めるまでの過程で、人の手による作業がいくつも発生していました。
取引先からは紙（郵送）をはじめとして、PDFデータやWebダウンロード等、様々な形式で請求書が届きます。
本社に届く請求書は東西の物流センターに届く納品書と照らし合わせるため、請求書をスキャンしてPDFデータ化、ファイルサーバーへ保管して共有していました。
さらにファイルサーバー上では、仕入先コードと仕入先名が付されたファイル名で保管するとともに、銀行マスタデータと並び順をそろえるため、請求書のファイル名を全て手入力で編集していました。

また、支払一覧表を作成する際も、エクセルへ手入力を行っており、誤入力をチェックするため複数人で確認をしていました。
事業の成長にともなって年々取引量が増える一方、増員していなかったため、メンバーの業務負荷が上がっている状況でした。そのため請求書の受取から支払までの業務は、期限に間に合わせることが中心となってしまい、チェックする時間の確保が困難になりつつありました。

そんな時、知人の公認会計士にinvoxを紹介され、類似するいくつかのサービスと比較しながら検討を進めていきました。
invoxを選んだ点はユーザーインターフェースが見やすく操作性が良かったこと。
また、トライアル期間中に求めていた機能が追加されるなど、開発スピードの早さを感じ導入を決めました。導入を決めてから実際に運用できるようになるまでのスピードが早かったことも大変ありがたかったです。

入力作業に費やしていた時間がゼロになり、
チェック業務に時間を使えるように

invoxによって今まで手作業で行っていたファイル名の変更、エクセルへの入力作業をゼロにできました。
取り込んだ請求書はファイル名が自動的に変更され、ワークフロー機能によって複数人でのチェックもスムーズに行えます。さらに支払に必要な帳票はinvoxから出力するだけでできあがりました。
多くの手入力作業を自動化することで、受取請求書周りの処理に要する時間をこれまでの2/3程度への短縮に成功。
確保できた時間をチェック業務に使えるようになりました。