毎月の繁忙期の作業時間が約50％削減されながら、月次処理が従来から1日前倒し可能に

株式会社ゼンリンデータコム
天野様・佐々木様
利用プラン：invox受取請求書プロフェッショナルプラン、invox電子帳簿保存ミニマムプラン
受取請求書件数：1,000件/月
電子帳簿保存件数：250件/月
請求データ連携：OBIC7

株式会社ゼンリンデータコムについて

株式会社ゼンリンデータコムは、住宅地図最大手株式会社ゼンリンの100%子会社であり、ゼンリンの高精度な地図データに付加価値情報を加え、法人向けの様々なソリューションや、コンシューマー向けの地図・ナビゲーションサービスを提供しています。

新型コロナウイルスの影響で、さらなる電子化と在宅環境の整備が急務に

当社では書類の電子化対応としてワークフローとファイルサーバを使った運用を行っていましたので各部署間での書類の受け渡しは電子化できている状況でした。そこに新型コロナウイルスの影響や、電子帳簿保存法対応が必要となったため、状況が一変しました。

会社からは出社をSTOPさせて在宅勤務を検討するように指示がでて、経理部員もウイルスが怖いので出社したくないわけですが、社内の書類の受け渡しが電子化されているだけでは経理部は出社せざるを得ず、解決策が見いだせない状況でした。
社内の9割が在宅に切り替えて作業をしていましたので、経理部だけは出社し社内のフロアの経理の島だけ電気が灯されていた、とても寂しい景色でした。
このような状況でしたので「これは早急に、なんとか電子化を進めなければ」という強い危機感があったことを思い出します。
また電子帳簿保存法対応も当時は義務化が2年間宥恕される発表も出ていましたが、後々対応することになるため、とにかく電子化を進めていかないと法対応も解決しないという判断があって検討を推進していきました。

そのような状況から2021年9月ごろから本格的な検討をすすめ、invoxのことを知りました。

invoxは多機能だがわかりやすいので1~2カ月でスムーズに導入できた

5社ほどのサービスから話を聞いて検討しましたが、正直invoxがダントツに使い勝手が良い印象でした。またAI-OCRでのデータ化ができたことと、こちらからの質問に対する回答の的確さと対応スピードが他社よりも圧倒的に良かったです。
当社が考える条件を他社に問い合わせると「できません」という回答のことも、invoxはほとんど実現できたことが強く印象に残っています。
また実際の導入も非常にスムーズで、1~2カ月で導入準備も整い、すぐ導入できたのには驚きましたし、助かりました。

作業の効率化と進捗状況の可視化で、
月次処理を前倒しながら毎月の繁忙期の作業時間が約50％削減

経理部の中には昭和のガチガチの経理マンもいて、システムに対しては完璧を求め、入り口から全ての情報を入れておかないといけない、という固定概念が強くありました。
ですのでどうしても業務中心で考え、既存のシステムとのつながりを強く意識してERPなどをカスタマイズしたテーラーメイドのシステムを求めがちになります。そのようなシステムは、たしかにシステム間の連携性は優れていますが、使い勝手が悪いことが多く、我慢して使うことでの日々の運用コストがむしろ高くなってしまいます。

その点invoxは機能も必要充分でありながら使い勝手がよく、費用も安いので、invoxのようなシステムを解決したい課題に応じて組み合わせて使うほうが時代にあっているし、運用コストも結果的に減らせると思います。

実際invoxを導入した結果、各部署からの請求書提出が早くなり、月次処理が従来から1日前倒しできるようになりました。また管理面ではinvoxでどの工程に何件あるのか進捗状況が可視化されますので、予測精度が上がりました。作業自体も効率化されたので時間短縮になり「この状況であれば何日までに処理ができそうだ」と判断できるので早く帰宅するように指示を出すくらいです。

さらに各部署で請求書の情報の入力とチェックを行ってもらう運用になったのですが、invoxの整合性チェックやAIによるチェックで警告が出るため、今までですと「経理部が直すから間違っていてもいいか」という意識だったのがだいぶ改善されたように感じます。
このような良い効果が重なって総合的に効率化が進んでいる印象です。

invox受取請求書とinvox電子帳簿保存を組み合わせ、
文書管理の進化にチャレンジ

現状invox受取請求書に契約関係書類を添付しているので、経理部以外の契約関係を司る部門でもinvoxを使って一度に情報が確認できるようになりました。またそれら添付書類は自動的にinvox電子帳簿保存に保存されるようにもなっているので、電子帳簿保存法対応も万全です。
しかしまだinvox電子帳簿保存を使いこなせているとは言えないので、請求書に結びつかない書類をどのように保存させていくかを検討し、活用していきたいと考えています。
また請求書は紙で届くケースがまだあるので、取引先に対しても電子化を促していきたいと考えています。

invoxに対してはAPI連携がもっとできると便利だなと思うので、その点の開発は期待しています。
今後のサポートもしてもらいながら、運用面のさらなる効率化も図っていきたいと考えています。