支払い業務を2日から1日へ半減　事業承継を前に属人化を解消

三洋金属株式会社　代表取締役社長 黒本晋吾 様
利用プラン：invox受取請求書　ミニマムプラン
受取請求書件数：100件/月
支払データ連携：オンラインバンク

三洋金属株式会社について

三洋金属株式会社は、廃バッテリーや銅滓のリサイクルを手がける企業です。岡山県を拠点に、西日本エリアを中心として、非鉄金属の回収から中間処理までを一貫して行っています。

2024年に創業65年を迎え、「堅実に、柔軟に、調和の取れた未来を実現する」を経営ビジョンに掲げ、時代の変化に柔軟に対応しながら、堅実に事業を展開してきました。リサイクルを通じて資源循環を支え、人々が安心して生活できる社会の実現に貢献しています。

社長一人に依存した支払い業務　事業承継を前に属人化の危機感が高まる

当社ではこれまで、請求書の支払い業務をほぼすべて社長一人で対応していました。毎月届く請求書は約100件にのぼり、紙で届いた書類を確認しながら、ネットバンキングへ1件ずつ手入力する運用です。

書類は穴あけして紐でまとめて保管しており、過去の請求書を確認する際は束をめくって探す必要がありました。処理には毎月およそ2日を要し、作業負担も大きい状態でした。

こうした運用は、長年の経験に基づいた社長独自のやり方で成り立っており、第三者がそのまま引き継ぐのは難しい状況です。実際に引き継ぎを考えたとき、属人化の問題が顕在化していました。

支払いというお金を扱う業務である以上、慎重にならざるを得ず、簡単に他の社員へ任せにくい面もあります。その一方で、毎月の支払い処理のたびに、社長が長時間パソコンに向かって作業を行う状態は、経営体制としても見直す必要があると感じていました。

事業承継を目前に控える中で、「このままでは業務を引き継げない」という危機感が、仕組みを見直すきっかけとなりました。

支払い業務を見直し、分担体制へ　コストの不安を解消しinvoxを導入

事業承継を見据え、支払い業務を効率的に行う体制に整えるため、システム導入の検討を始めました。

当初は他サービスを検討しており、見積もりは月額で約7万円でした。さらに、処理件数が一定数を超えると料金が大きく上がる仕組みだったため、「今後取引が増えたときにコストが負担になるのではないか」という不安がありました。これから事業を伸ばしていきたいタイミングで、コストが制約になる可能性は避けたいと考えたのです。

一方、invox受取請求書は月額基本料金と1件ごとの従量課金で、毎月の処理件数に応じたシンプルな料金体系でした。実際に使い始めてみると現在の運用では月額5,000円前後に収まっており、「ここまでコストを抑えられるとは思っていなかった」というのが率直な感想です。

導入後は、紙で受け取った請求書をスキャンして取り込み、AI OCRでデータ化。これまで1件ずつ行っていた入力作業は不要となり、複数の支払いをまとめて処理できるようになりました。

また、業務の進め方も見直され、これまで社長一人で担っていた作業は分担体制へと移行しています。支払いデータの作成や確認を分担することで、全体の流れを複数人で把握できるようになりました。

その結果、支払い業務にかかる時間は、従来の約2日から約1日へと短縮し、手入力や確認の手間が大きく削減されています。

さらに、請求書はすべてデータで管理されるため、検索によって必要な書類をすぐに確認できるようになりました。これまでのように紙の束を探す必要がなくなり、税理士や事務担当とのやりとりもスムーズになっています。

バックオフィス全体を見直し、本来の業務に集中できる体制へ

これまでの運用は、限られた人員の中で確実に業務を回すための最適な形でもありました。しかし事業承継という節目を迎えた今、より持続可能で再現性のある形へと見直していく必要があると感じています。

今後は、請求書業務にとどまらず、バックオフィス全体の仕組み化を進めていく方針です。例えば現在は紙で配布している給与明細の電子化や、自社から発行する請求書業務のデジタル化も検討しています。

こうした取り組みを一つずつ進めていくことで、経営は経営判断に、現場は現場業務に集中できる環境を整えていきたいと考えています。
役割ごとに本来の業務へ集中できる体制をつくることで、60年以上続いてきた当社を、これまで以上に強い会社へと成長させていきたいです。