Excelのフォーマット管理にはもう悩まない　請求書の”受取”も”発行”も電子化し、効率的なリモートワーク体制を実現

株式会社プレジャーキャスト
経営企画部　管理課植木祥卓様
利用プラン：invox受取請求書プロフェッショナルプラン
invox発行請求書ベーシックプラン
invox電子帳簿保存ベーシックプラン
請求書発行件数：10件/月
請求書受領件数：300件/月

株式会社プレジャーキャストについて

株式会社プレジャーキャストは、ファミリー向けのアミューズメント施設やキャラクターテーマ施設の企画開発・運営を行っている企業です。2003年に設立された、バンダイナムコアミューズメントの子会社となり、安全・安心をモットーに親子でお楽しみいただけるファミリーエンターテインメント施設を提供しています。

紙から脱却し、効率的なリモートワーク体制を構築するために電子化を検討

当社では、以前より各部門で業務効率の向上を進めており、経営企画部に所属する私は、管理部門での業務効率化を進める立場となります。

当時、当社の請求書業務は受領も発行も紙ベースで行っていましたが、コロナ禍においてリモートワークが主流となったため、紙での処理が一層非効率的になっておりました。発行する請求書の件数は少ないのですが、Excelで請求書を作成していたため、現場担当者がフォーマットを変更してしまったり、新しいフォーマットに変更しても古いフォーマットで請求書が申請されるなど、管理や修正に手間がかかっていました。

月次処理を月初5営業日で完了しなければいけない中、受領した請求書の処理業務が月初に集中するため、月初5営業日での残業時間が1人10～15時間ほど発生していました。残業時間の削減を部の目標にしていたので、月次業務を電子化し、残業時間を削減することに動きだしました。

受領も発行も両方を効率化できるサービスを探して

検討当時は複数のサービスを比較検討しました。比較する際には、機能とコストだけでなく、当社の会計システムとの連携ができることと、インボイス制度に対応していることをポイントにして検討を進めました。
今までのシステム導入の経験から、社内で利用するユーザーが誰でも見やすくて使いやすいシステムであり、CSVでの出力が可能で汎用性があることを条件とし、請求書の発行と受領の両方を行えるシステムであれば、ユーザーのログインの手間や、マスタ管理の手間がなくなるため、なるべく１つにまとめたいと考えていました。

請求書の発行システムについては、当社は販売管理の基幹システムがなく、請求データを取り込んで請求書を作成するタイプでは運用が合わないことから、システム自体で請求書を作成して承認回覧できることと、発行件数が少ないことから、ランニングコストがあまりかからないことが条件となりました。
比較を進めると、機能が良くてもシステム自体で請求書の作成が出来なかったり、条件が合致しても月額料金などのランニングコストが高すぎるなど、どれも決め手に欠けるものばかりでした。

請求書の受領については、会計システムと連携した既存の支払依頼システムを使用していたものの、電子承認回覧の機能はないため、システムに入力して印刷した帳票と請求書をセットにして、紙での承認回覧を行っていたことから、承認回覧に時間がかかるなどの問題を抱えていました。インボイス制度対応にも迫られていた時期だったため、インボイス制度対応を行いつつ、電子での承認回覧が可能で、会計システムに仕訳連携ができるシステムの導入が急務でありました。

invoxはホームページを見たときからシステムに求める条件や料金面をクリアしていたので、「良さそうだな」と思ってトライアルをさせていただき、実際に画面の見やすさや操作性が良いことがわかり、迷わずに導入を決めました。

電子化と自動化で、請求書業務の手間が減少

導入前は既存のワークフローシステムに請求書を添付して申請を行いつつ、郵送用の紙の請求書を押印者に回覧し、押印済みの請求書を経理が郵送していましたが、invox発行請求書の導入後は、請求書の作成・申請・承認・送信の一連の業務がシステム内で完結できるようになったので、手間が圧倒的に減り、請求書を郵送するための出社もなくなったことは大きいと思います。
作成する際には、単価と数量を入れれば、合計金額が自動計算されて所定の請求書フォームで作成されますので、もうExcelでのフォーマット管理の問題に悩むこともなくなりました。

新規の取引先に請求書を作成する際には、送信先であるメールアドレスの事前登録が必要となることから、請求書作成者側の確認の手間はあります。しかしながら、取引先登録されていない取引先の請求書を作成されてしまうリスクを減らせたので、内部統制としては良いことだと捉えています。
現在ではFormsにて送信先のアドレスを収集できるように整えてあるので、確認作業の手間がかからないようにしてあります。

受領する請求書は多かったので、invox受取請求書の導入後はかなり効率化されました。承認フローもシステム内で設定してあるので、申請すれば自動回覧となり、何より承認する側としては、１つの画面内で請求書と承認内容を左右に見比べることが出来るので、別ウィンドウを開くことなく確認することが出来ることはとても助かっています。
自動的に金額が入るように登録してあるので、手入力の工数も削減することが出来ました。

また、仕訳は仕訳辞書を活用しており、今回のinvox受取請求書の導入に合わせて、取引先には複数店舗でまとまっていた合計請求書を店舗ごとでの発行に変更していただいたため、請求書を読み込めば、仕訳が自動的に完成するように登録しました。通常の取引であれば、仕訳入力の手間や承認者の明細確認の手間が削減できたことは大きかったです。

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