郵便料金値上げに向けた請求書電子化の進め方ガイド

1.発行する請求書を電子化

発行する請求書を電子化することは、自社でハンドリングできる分、受領する請求書を電子化するよりも難易度が低い場合がほとんどなので、まずは発行する請求書の電子化から進めていきましょう。

告知方法

告知の方法は大きく下記の3パターンです。
現在、請求書を郵送で送っている取引先に対して「請求書電子化のご案内」を送り、今後の「請求書送付先メールアドレス」を収集する必要があります。

メールで告知

メールアドレスが分かる取引先にはメールで「請求書電子化のご案内」を送り、返信がない場合に電話してメールが届いているか確認するのがよいでしょう。

郵送で告知

メールアドレスが分からない取引先には郵送で「請求書電子化のご案内」を送ることになりますが、今後の「請求書送付先メールアドレス」をどのように収集するか検討が必要です。
見落とされてしまう懸念はありますが、請求書を郵送する際に「請求書電子化のご案内」を同封すると、郵送コストが抑えられます。

電話で告知

今後の「請求書送付先メールアドレス」を伺う必要があるため、電話だと復唱してもメールアドレスの転記を誤ってしまうリスクがあります。
電話はメールや郵送で送った後に返信がない場合の確認として用いるのがよいでしょう。

請求書送付先メールアドレスの収集方法

アンケートフォーム

Google フォームなどで「会社名、部署名、担当者名、電話番号、請求書送付先メールアドレス」などを伺う簡易的なアンケートフォームを作成します。
メールで告知する場合は本文にアンケートフォームのURLを記載し、郵送で告知する場合はアンケートフォームのURLとQRコードを印刷することで、取引先にアンケートに回答していただければ、今後の「請求書送付先メールアドレス」を収集できます。

「請求書電子化のご案内」をメールでも郵送でも送る場合、収集した結果がメールの返信や郵送の返送、電話などでバラバラに届くより、アンケート結果として情報がまとまるため、転記作業が効率化できます。

メールで告知する場合は返信・郵送で告知する場合は返送

アンケートフォームを作成するのが難しい場合、メールで「請求書電子化のご案内」を送るときに本文に今後の「請求書送付先メールアドレス」を記載して返信いただくように記載したり、郵送で「請求書電子化のご案内」を送るときに返信用封筒を入れて今後の「請求書送付先メールアドレス」を記載して返送していただく方法になります。
収集した結果がさまざまな方法でバラバラに届くため、転記作業が面倒で、返信の見落としなどによる転記漏れのリスクがあります。
事前にExcelやスプレッドシートなどで「会社名、部署名、担当者名、電話番号、告知した方法、返信状況、請求書送付先メールアドレス」などの項目を設けた管理表を作成しておくのがよいでしょう。

発行する請求書の電子化告知テンプレート

請求書の到着が郵送より2〜3日ほど早まる見込みなど、取引先にも電子化のメリットを伝えることで、これまでの業務を変更しなければならないネガティブな感情を減らせるとスムーズに進められます。
また、急な切り替えにならないよう、切り替え開始時期の2〜3カ月前に案内を開始しましょう。

電子化した請求書を発行する方法の準備

これまで印刷して郵送していた請求書を電子化しても、1通1通メールに添付して送る方法では、郵送コストを減らせただけで業務効率化が限定的です。
invox発行請求書など、一括で電子の請求書を発行できる請求書発行システムの導入を検討しましょう。

送った請求書電子化のご案内に対して、電子化を受け入れられない旨の返答を受けた場合でも、郵送代行まで可能な請求書発行システムを導入すれば、わずかに残る紙の請求書の郵送業務も効率化できます。

2.受領する請求書を電子化

受領する請求書を電子化することは、郵送で請求書が届いている取引先に連絡して、紙から電子に変更していただきたいと依頼して取引先に送付方法を切り替えていただく必要があるため、発行する請求書の電子化より難易度が上がります。

依頼方法

依頼する方法は、発行する請求書の電子化と同じように下記の3パターンです。
現在、郵送で請求書が届いている取引先に連絡して「請求書送付方法変更」を送り、「今後請求書を送ってほしいメールアドレス」を伝える必要があります。

メールで依頼

メールアドレスが分かる取引先にはメールで「請求書送付方法変更」を送り、返信がない場合に電話してメールが届いているか確認を行うのがよいでしょう。

郵送で依頼

メールアドレスが分からない取引先には郵送で「請求書送付方法変更」を送ります。

電話で依頼

請求書を送ってほしいメールアドレスを伝える必要があるため、電話で伝えてもメールアドレスの転記を誤ってしまうリスクがあり、メールか郵送によりテキストで情報を残す方が親切です。
電話はメールや郵送で送った後に返信がない場合の確認として用いたり、事前のヒアリングに使うのがよいでしょう。

受領する請求書の電子化依頼テンプレート

請求書受領サービスを導入したからなど、なぜ請求書送付方法変更のお願いをするか、理由を伝えるようにしましょう。
また、スムーズに切り替えていただけるように請求書の郵送コストを削減できる見込みなど、取引先にも電子化のメリットを伝える必要があります。

＜請求書受領サービスを導入する場合のテンプレート＞

＜請求書受領サービスを導入しない場合のテンプレート＞

電子化した請求書を受領する方法の準備

これまで郵送で受領していた請求書をメールによる受領に変更するだけでは、せっかく電子化したにも関わらず、ファイリングが不要になったり郵便を受け取らずに済むようになったりするだけで、業務効率化が限定的です。

invox受取請求書など、請求書受領システムを導入すると受領した請求書に記載の情報を支払や仕訳計上の業務に使えるように自動でデータ化して一元管理できるようになります。

送った請求書電子化のお願いに対して、電子化を受け入れられない旨の返答を受けた場合でも、請求書の受領やスキャンの代行まで可能な請求書受領システムを導入すれば、わずかに残る紙の請求書の受領業務も効率化できます。