請求書の郵送時にメール送付への切り替え案内を同封する
invox発行請求書の郵送(代行)、郵送(セルフ)で請求書を郵送する際、送付方法変更のご案内を同封できます。
定期的に同封することで、導入時だけでなく、運用開始後も手間をかけずにメール送付への切り替えが可能です。
※郵送(代行)の料金は「発送基本料金」と「ページ料金」から計算されます。メール送付への切り替え案内を同封する場合、ページ数は請求書の枚数+1(切り替え案内1枚分)でカウントされます。
設定方法
[設定]-[サービス]-[請求作成・送付設定]からメール送付への切り替え案内を同封する機能を有効化します。
メール送付への切り替え案内を同封する設定
①郵送(代行)の場合
“郵送時にメール送付への切り替え案内を同封する”にチェックします。
②郵送(セルフ)の場合
”請求書出力時にメール送付への切り替え案内を出力する”にチェックします。
切り替え案内の表示が出ていない場合は、”メール(ダウンロードリンク)”と”メール(添付ファイル)”のどちらか、または両方を有効にすることで表示されます。
案内文面設定
必要に応じて、”案内文面設定”から文面を変更できます。
郵送(代行)と郵送(セルフ)の案内文面は共通となり、それぞれの”案内文面設定”から「保存」しても、後から保存した内容が共通の内容として保存されます。
URLとQRコードは自動生成されるので変更できません。
案内文書は「プレビュー」で確認できます。
文面設定に${得意先名}を指定すると、送付先の得意先名に置換されて表示されます。
得意先マスタでの個別設定
得意先の個別の取引設定で、この機能を利用しない設定ができます。
また、自動生成されたURLを確認、削除することもできます。
得意先側での操作
請求書の最後のページとして、メール送付への切り替え案内文が同封・出力されます。
得意先が案内文に記載されたURLまたはQRコードからinvoxの画面にアクセスして、有効なメールアドレスで認証コードを受取ります。
認証コードを入力して、受領方法と宛先メールアドレス入力画面に進みます。
得意先マスタへの反映
得意先側の入力が完了すると、設定内容が自動的にinvoxの得意先マスタに反映され、請求書送付時に使用した取引設定の編集画面から確認できます。
また、変更内容は以下のアドレス宛にメールで通知されます。
・得意先が設定した宛先メールアドレス(TO/CC)
・請求作成・送付設定の”メール設定”で設定したメールアドレス(CC/BCC)