タグ機能で請求書フォーマットを自在に切り替えてアナログ業務から脱却し、業務時間を3分の１に削減

日本機械輸出組合
総務企画グループ 羽田野 幹子 様
利用プラン：invox発行請求書プロフェッショナルプラン
請求書発行件数：540件/月

日本機械輸出組合について

日本機械輸出組合は「輸出秩序を確立し、また、会員企業の共通の利益を増進する事業を行い、機械輸出貿易の健全な発展を図る」ことを目的に、1952年12月に輸出入取引法に基づき、通商産業大臣（現在：経済産業大臣）の認可によって設立された非営利団体です。
構成メンバーは、機械関連メーカー、商社、エンジニアリング会社など、機械類の輸出取引を行う国内の製造業、貿易業を代表する大手企業、中堅企業が主となり、現在の会員数は、約240社に上ります。

組合員企業に提供しているサービスは下記の6つとなり、国内の機械産業の発展に貢献しています。
１．会員企業のクローバル・ビジネス展開に役立つ情報を提供すること
２．海外諸国・地域の貿易投資上の問題点に関する情報を収集し提供すること
３．国内外の政府等に提言や要望を行うことで、海外のビジネス環境の改善に努めること
４．機械産業を取り巻く最新の動向についてセミナーや委員会等を通じてタイムリーに情報を提供すること
５．貿易実務講座の開催や社内輸出管理研修会へ講師派遣により貿易・投資人材育成をサポートすること
６．公的な保険で会員企業の機械輸出のリスクヘッジに貢献すること

フロッピーディスクが現役で活躍する現場
アナログ業務からの転換を目的に立ち上げたデジタル化・法対応プロジェクト

私が入社した当時は紙回覧を前提とした業務フローになっており、押印が必須で、社内でのファイル共有時にはフロッピーディスクが利用されるなど、完全にデジタル化に乗り遅れてしまっている状態でした。
アナログな業務では、書類紛失のリスクや汚れ、テレワークができないなど様々な課題があったものですから、どうしたものかと考えていました。また、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の開始という大きな法改正が行われることは認識していましたが、どんどん時期が迫ってきており、なんとなしなければと思っていたところ、社内にてデジタル化プロジェクトが立ち上がりました。

検討製品の中で、唯一無二の入金消込ができるサービスであることが決め手に

プロジェクトが立ち上がったものの、当時は社内でデジタル化に対する意識は希薄で、推進するのにかなり苦労しました。
とはいえ、テレワークができるように働き方改革を進めたい声は社内からかなり挙がっており、まずは一番の阻害要因と考えていた押印廃止に取り組みました。

次に進めたインボイス制度の対応では、請求書発行業務に関連する会計業務の効率化、デジタル化のみならず、PCA会計との親和性が高いことや企業と個人の両方に対する請求書発行ができること、閲覧制御が可能なこと等を条件に比較検討しました。
invox発行請求書はトライアルができましたので、自社の求める機能やサポート体制などの選定基準をクリアしているかをしっかり確認できました。入金消込機能は業務を効率化するうえでは、かなり魅力的で、社内会議で全面的に推しました。費用も安く、他社にはなかった入金消込の機能があったことは決め手として大きかったですね。

タグ機能で請求書フォーマットを自在に切り替え

当組合では、各担当者がご請求内容により請求書フォーマットを切り替えながら発行することを想定していたため、導入準備期間中に現場がやりやすい方法や設定がないかといろいろと模索していたのですが、invoxの担当者からタグ機能でのフォーマット切り替えの設定を教えてもらい、その設定でほとんどの課題が解決しました。後はチャットサポートで質問しながら細かい設定を進めることができました。チャットサポートがなかったら設定作業もうまく進まなかったと思います。
社内担当者への説明の際にはわかりやすさと浸透性を重視して、マニュアルの共有だけでなく、実際に操作をしながらの説明会を数回実施して導入を進めました。
※タグ機能の利用例：https://invox.jp/send/faq-create-receipt

インボイス制度がもたらした業務のデジタル化で、手間もコストも一気に削減

invox発行請求書の導入後はデジタル化が進んだことにより、当初の課題であった紛失リスクや入金遅延がかなり減りました。もともと自社で郵送業務を行っていましたので、宛先シールを一枚ずつ貼ったり、「請求書在中」のスタンプを押印したりするなど細かな手作業が多かったのですが、メール送信に切り替えたことにより、かなり手間を減らし、作業時間を3分の1ほどに削減することができました。それに伴い、郵送費用や印刷代も減り、50％ほどの費用削減ができました。

【作業時間の削減】

【費用の削減】

Peppol対応に備え、
全面的なデジタル化と社内のシステム連携をより強化していきたい

目先の目標として、2024年度からはinvox発行請求書で入金消込を行えるように利用を拡大していきたいと考えています。
今回のシステム導入でかなり請求書はデジタル化されましたが、どうしても業界的に紙で発行をしなければいけない請求書があるので、時間はかかるかもしれませんが、全面的にデジタル化していきたいと思っています。
また、今回の導入を機に当組合で利用しているPCA会計を中心とした社内システムの連携の強化や、組合員管理システムのクラウド化に取り組み、Peppol対応を見据えて、さらなるDXを進めていきたいと考えています。