「改正電子帳簿保存法 電子取引」への“超”実践的な対応方法

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改正電子帳簿保存法(2022年1月施行)のポイント
2022年1月施行の改正電子帳簿保存法で、経済社会のデジタル化を踏まえ、スキャナ保存制度の要件が大幅に緩和。
実際の現場では運用が困難だったスキャナ保存が、ついに現実的な選択肢になる一方、電子取引のデータを紙で出力して保管することが認められなくなり、原則データでの保存が必要になります。
全ての事業者が影響を受けることになりますので、2022年1月の改正法スタートまでにしっかり準備しましょう。

そもそも“電子取引”とは?

そもそも“電子取引”とは?

電子取引とは?

取引情報の授受をデータで行う取引のこと。​

取引情報とは?

取引先・取引日・取引金額などの事項のこと。
注文書や契約書、送り状、領収書、見積書などに通常記載される事項を指す。​

電子取引に該当するものは?

  • 電子メールにより受領した請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)​
  • インターネットのホームページからダウンロード・スクリーンショットした請求書や領収書等のデータ​
  • 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用​
  • クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用​
  • 特定の取引に係るEDIシステムを利用​
  • ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用​
  • 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領​

電子取引の“保存要件”

電子取引の“保存要件”

要件1 関係書類の備え付け

システムの概要を記載した書類を備え付ける。
(例:システム基本設計書、システム概要書など)
画面や書面に速やかに出力できるようになっていれば、オンラインのマニュアルやヘルプ機能で代えてもよい。

要件2 見読性の確保

保存しているデータを速やかに出力できるよう、PCとディスプレイを備え付ける。(モニタのサイズや台数には要件なし。)

要件3 検索機能の確保(3つのすべて)

“検索機能の確保”の 3つ の要件

  • 要件3-1.日付・金額・取引先の3つの項目で検索ができること。
  • 要件3-2.日付金額は、範囲を指定して検索ができること。
  • 要件3-3.二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて、検索条件を設定できること。

※AND検索でOKで、OR検索までは求められない。

【備考】
税務職員からの求めに応じて一括ダウンロードができるようにしている場合は、上記要件3-2と要件3-3は不要。
個人事業主の場合は2年前、法人の場合は前々年度の売上が1,000万円以下であれば、検索機能の確保は免除される。

要件4 保存上の措置(4つの内のいずれか)

  • 1.タイムスタンプが付与された書類の受領​
  • 2.タイムスタンプの付与​
  • 3.訂正削除の記録が残る/訂正削除ができないシステムの利用​
  • 4.訂正削除の防止に関する事務処理規定の備え付け​

“検索機能の確保”の 3つ の対応方法

1.検索要件に対応したシステムを利用する

3つの検索項目(日付・金額・取引先)の入力さえクリアできればOK

2.ダウンロード可能な状態にしてファイル名で運用する

  • 税務職員の求めに応じて一括ダウンロードできるようにしておく
  • ファイル名に日付・金額・取引先を入れる

【ファイル名の例】2022年10月31日に(株)国税商事から受領した110,000円の請求書のPDFデータ場合
→ 20221031_(株)国税商事_110000.pdf

3.“索引簿”を作成して検索に対応する

索引簿でファイルと関連付け、検索できるようにする。
索引簿の例

“タイムスタンプ”とは?

“タイムスタンプ”とは、証憑の原本性を証明するための技術です。
総務省が認定する時刻認証業務認定事業者(TSA : Time-Stamping Authority)が発行するタイムスタンプを、証憑の電子データに付与することで
①スタンプを付与した時刻に、その証憑データが存在していたこと(存在証明)
②スタンプを付与した時刻から、その証憑データが変更されていないこと(非改ざん証明)
を証明する手段として用いられます。

考え方としては、郵便物の日付の証明として、郵便局が“消印”を押すのと同じです。
日本におけるTSAは、以下の2社が有名です。

  • アマノ株式会社
  • セイコーソリューション株式会社

“保存上の措置”の対応方法

「2.タイムスタンプの付与​​」と「4.訂正削除の防止に関する事務処理規定の備え付け​」のどちらでも運用は可能ですが「2.タイムスタンプの付与​​」を積極的に選択する理由はありません。

1.タイムスタンプが付与された書類を受け取る​

×
送信側、つまり、すべての取引先にタイムスタンプを付与して送ってもらう必要があるため、現実的な選択肢になり得ない。

2.タイムスタンプの付与​​


タイムスタンプの2大メーカーの仕様に互換性がなく「自社と異なるメーカーのタイムスタンプが付与されたPDFを受け取った場合に、自社でタイムスタンプが付与できない」など、運用が困難になる可能性がある(2020年12月時点の情報。詳細は各サービスベンダーにご確認ください)。​
タイムスタンプ付与までの期限(7営業日)が設定されており、期限を延ばすには各事務処理に関する規定の用意が必要。​

3.訂正削除の記録が残る/訂正削除ができないシステムの利用​​

×
送信側、つまり、すべての取引先にタイムスタンプを付与して送ってもらう必要があるため、現実的な選択肢になり得ない。

4.訂正削除の防止に関する事務処理規定の備え付け​


タイムスタンプの付与のような期限の制限がなく、自社に合わせた事務処理規定を作成することで、業務に合わせた柔軟な運用が可能。

現時点での“最適解”

書類を扱う担当者が少人数で、運用が徹底できる場合

検索機能の確保

ダウンロード可能な状態にしてファイル名で運用する または 索引簿を作成して検索に対応する

保存上の措置

訂正削除の防止に関する事務処理規定を備え付ける​

書類を扱う担当者が一定数以上いて、運用の徹底が難しい場合

検索機能の確保

検索要件に対応したシステムを利用する

保存上の措置

訂正削除の防止に関する事務処理規定を備え付ける​

“検索要件に対応したシステム”選定のチェックリスト

自社が利用したい取込方法に対応できているか

例)ファイルを選択してアップロード、メール転送、クラウドストレージ連携(Google Drive、Dropbox等)、チャットから転送

検索項目の入力が可能か、もしくは、自動で入力されるか

例)「データ化に費用はかけたくないので、自分たちで手入力したい」、「オペレーターに検索項目の入力まで対応してもらいたい」

入力時や変更時など運用に必要な確認の履歴が残せるか

例)「簡易的な確認者を設定したい」「本格的なワークフローを設定したい」

“検索機能の確保”の要件を満たせているか

他の運用方法、あるいは他のシステムへの移行に必要なデータが出力できるか

出力できない場合、法定保存期間(7年〜10年)の間、同じシステムを使い続ける必要がある

システムの契約料や利用料がどれくらい掛かるか

他のシステムへ移行が難しい場合も、維持費用が安ければ「過去年度分は旧システムをそのまま契約しておく」という選択肢がとれる

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