改正電子帳簿保存法への“超”実践的な対応方法

2022年1月施行の改正電子帳簿保存法で、経済社会のデジタル化を踏まえ、スキャナ保存制度の要件が大幅に緩和。
実際の現場では運用が困難だったスキャナ保存が、ついに現実的な選択肢になる一方、電子取引のデータを紙で出力して保管することが認められなくなり、原則データでの保存が必要になります。
全ての事業者が影響を受けることになりますので、改正法スタートまでにしっかり準備しましょう。

2021年12月10日追記：令和4年度税制改正大綱に電子取引情報のデータ保存ができないことについてやむを得ない事情があると認められれば、令和5年（2023年）末までの2年間は引き続き従来どおり電子取引情報の書面保存が可能という旨が記載されました。

2022年1月6日追記：「やむを得ない事情」とは、電子取引情報のデータ保存に係るシステムや社内のワークフローの整備が完了していない等、保存要件に従って電子保存を行う準備を整えることが困難である状況を指します。

そもそも“電子取引”とは？

電子取引とは？

取引情報の授受をデータで行う取引のこと。​

取引情報とは？

取引先・取引日・取引金額などの事項のこと。
注文書や契約書、送り状、領収書、見積書などに通常記載される事項を指す。​

電子取引に該当するものは？

• ・電子メールにより受領した請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）​
• ・インターネットのホームページからダウンロード・スクリーンショットした請求書や領収書等のデータ​
• ・電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用​
• ・クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用​
• ・特定の取引に係るEDIシステムを利用​
• ・ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用​
• ・請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領​

電子取引の“保存要件”

要件1 関係書類の備え付け

システムの概要を記載した書類（システム基本設計書、システム概要書など）
を備え付ける。
画面や書面に速やかに出力できるようになっていれば、オンラインのマニュアルやヘルプ機能で代えてもよい。

要件2 見読性の確保

保存しているデータを速やかに出力できるよう、PCとディスプレイを備え付ける（モニタのサイズや台数には要件なし）。

要件3 検索機能の確保（3つのすべて）

• 要件3-1.日付・金額・取引先の3つの項目で検索ができること。
• 要件3-2.日付金額は、範囲を指定して検索ができること。
• 要件3-3.二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて、検索条件を設定できること。

要件4 保存上の措置（4つの内のいずれか）

• 1.タイムスタンプが付与された書類の受領​
• 2.タイムスタンプの付与​
• 3.訂正削除の記録が残る／訂正削除ができないシステムの利用​
• 4.訂正削除の防止に関する事務処理規程の備え付け​

“検索機能の確保”の 3つ の対応方法

1.検索要件に対応したシステムを利用する

3つの検索項目（日付・金額・取引先）の入力さえクリアできれば問題ない。

2.ダウンロード可能な状態にしてファイル名で運用する

• 税務職員の求めに応じて一括ダウンロードできるようにしておく。
• ファイル名に日付・金額・取引先を入れる。

【ファイル名の例】2022年10月31日に(株)国税商事から受領した110,000円の請求書のPDFデータ場合
→ 20221031_(株)国税商事_110000.pdf

3.“索引簿”を作成して検索に対応する

索引簿でファイルと関連付け、検索できるようにする。

“タイムスタンプ”とは？

“タイムスタンプ”とは、証憑の原本性を証明するための技術です。
総務省が認定する時刻認証業務認定事業者（TSA : Time-Stamping Authority）が発行するタイムスタンプを、証憑の電子データに付与することで
①スタンプを付与した時刻に、その証憑データが存在していたこと（存在証明）
②スタンプを付与した時刻から、その証憑データが変更されていないこと（非改ざん証明）
を証明する手段として用いられます。

考え方としては、郵便物の日付の証明として、郵便局が“消印”を押すのと同じです。
日本におけるTSAは、以下の2社が有名です。

• アマノ株式会社
• セイコーソリューション株式会社

“保存上の措置”の対応方法

「2.タイムスタンプの付与​​」と「4.訂正削除の防止に関する事務処理規程の備え付け​」のどちらでも運用は可能ですが「2.タイムスタンプの付与​​」を積極的に選択する理由はありません。

1.タイムスタンプが付与された書類を受け取る​

×
送信側、つまり、すべての取引先にタイムスタンプを付与して送ってもらう必要があるため、現実的な選択肢になり得ない。

2.タイムスタンプの付与​​

△
運用は可能ですが、以下の課題があります。

• 課題１.タイムスタンプの仕様にメーカー間の互換性がなく「自社と異なるメーカーのタイムスタンプが付与されたファイルを受け取った場合に、自社でタイムスタンプが付与できない。検証ができない。」など、運用が困難になる可能性があります（詳細は各サービスベンダーにご確認ください）。
• 課題2.タイムスタンプの付与期限を過ぎた場合の扱いについて考慮する必要があります。
• 課題3.システムの乗り換え時も同じタイムスタンプメーカーのシステムに限定されるなど、将来にわたり制限を受ける可能性があります。

3.訂正削除の記録が残る／訂正削除ができないシステムの利用​​

×
電子メールやウェブサイトからダウンロードする場合は、人手を介さずに連携する必要があり、現実的な選択肢になり得ない。​

4.訂正削除の防止に関する事務処理規程の備え付け​

◯
タイムスタンプの付与のような期限の制限がなく、自社に合わせた事務処理規程を作成することで、業務に合わせた柔軟な運用が可能。

• 課題１.訂正削除の履歴を残すことが求められるため、システムなしに運用すると業務負荷が高くなる可能性があります。

invox電子帳簿保存をご利用いただく場合の電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程は、電子帳簿保存法（電子取引・スキャナ保存）に関わる事務処理規程等のテンプレートからダウンロードいただけます。

現時点での“最適解”

書類を扱う担当者が少人数で、運用が徹底できる場合

検索機能の確保

ダウンロード可能な状態にしてファイル名で運用する または 索引簿を作成して検索に対応する。

保存上の措置

訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付ける​。

書類を扱う担当者が一定数以上いて、運用の徹底が難しい場合

検索機能の確保

検索要件に対応したシステムを利用する。

保存上の措置

訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付ける。​

“検索要件に対応したシステム”選定のチェックリスト

自社が利用したい取込方法に対応できているか

例）ファイルを選択してアップロード、メール転送、クラウドストレージ連携（Google Drive、Dropbox等）、チャットから転送

検索項目の入力が可能か、もしくは、自動で入力されるか

例）「データ化に費用はかけたくないので、自分たちで手入力したい」、「オペレーターに検索項目の入力まで対応してもらいたい」

入力時や変更時など運用に必要な確認の履歴が残せるか

例）「簡易的な確認者を設定したい」「本格的なワークフローを設定したい」

“検索機能の確保”の要件を満たせているか

他の運用方法、あるいは他のシステムへの移行に必要なデータが出力できるか

出力できない場合、法定保存期間（7年〜10年）の間、同じシステムを使い続ける必要がある。

システムの契約料や利用料がどれくらい掛かるか

他のシステムへ移行が難しい場合も、維持費用が安ければ「過去年度分は旧システムをそのまま契約しておく」という選択肢がとれる。