【電子帳簿保存法】電子取引情報保存 完全攻略ガイド

invox電子帳簿保存によくいただくご相談

• ・どの書類まで対応すれば良いか。
• ・何から手をつければ良いか。
• ・保存するのは電子取引情報のみが良いか、スキャン画像も保存するが良いか。
• ・発生したものから登録していくか、まとめて登録するか。
• ・抜け漏れの確認はどのようにするか。
• ・導入までにどれくらいの期間がかかるのか。

検討にあたってのスタンス

完璧な状態ではなく現実解を求める

電子帳簿保存法にはOK/NGが明確に記載されていないことが多く曖昧な部分が多く存在します。
曖昧な部分に全て対応し、リスクゼロの状態を目指すと非常に業務負荷が高くなりますので、完璧な状態を目指すので
はなく、自社が許容できるリスクと業務負荷から現実解（運用が可能で、悪質と判断されて罰則を受けないレベル）を
導き出しましょう。

現在保管している証憑をベースに考える

電子帳簿保存法の改正で保存の方法は変わりますが、保存対象の書類や情報が増えるわけではありません。
いままで紙で保存していた証憑をベースに検討し、データで受け取っているものがあれば電子取引情報として扱うというスタンスを基本にしましょう。

導入の3ステップ

1.何を保存するか

許容できるリスクと業務負荷から、どこまで対応するかのポリシーを決めましょう。

保存対象の情報・書類の棚卸し

自社で発行、受領している情報・書類を書き出し、重要度や紙なのか電子データなのかを整理しましょう。

電子取引情報のみを保存するか、書類もスキャンして保存するか

要件を満たすのであれば電子取引情報のみの保存で問題ありませんが、紙で届いた書類もスキャンして保存した方がスムーズな運用が可能な場合もあります。

電子取引情報のみを保存した場合
紙と書類が別れるので確認や参照が大変です。

メリット
・スキャンやデータ化の手間・コストがかからない

デメリット
・確認が大変（担当に聞くか、書類を探す必要がある）
・過去データの参照が大変（検索して無ければ書類を探す）

書類もスキャンして保存した場合
invox電子帳簿保存に全て入っているので確認や参照がラクです。

メリット
・確認が容易（登録がなければ処理漏れか未着）
・過去データの参照が容易

デメリット
・スキャンやデータ化の手間・コストがかかる

◯運用上スキャンが可能なら
書類もスキャンして保存し、徐々に紙を減らすことでスキャンの手間削減を目指す。

△運用上スキャンが難しいなら
電子帳簿保存法対応と割り切り電子データだけを保存。紙の比率が高いならすべて印刷して紙で一元管理した方がよいかもしれません。

2.どこに保存するか

情報・書類ごとの業務システムの洗い出し

保存対象の情報・書類に対し、業務特化のシステムでカバーできる部分を書き出し、各システムが電子帳簿保存の検索要件、保存要件に対応しているか確認しましょう。

カバーできない範囲はinvox電子帳簿保存で対応可能です。

3.どう運用するか

情報や書類を独立した状態で保管するか、関連付けるか

情報の関連付けを行わない場合
メリット
・シンプル（発生の都度登録するのみ）

デメリット
・抜け漏れの確認が難しい

情報を関連付ける場合
メリット
・抜け漏れの管理が容易

デメリット
・関連付けが必要

関連付けの方法

関連付けの方法が決まると、誰がいつ登録・確認するかも自ずと導き出されます。

△バラバラに登録して後から紐づける
登録：書類を発行、受領する担当者
確認：しない or サンプリング

◯取引完了時に情報をまとめて登録して紐づける
登録：取引の最後の担当者（≒請求書の担当者）
確認：支払処理、計上処理の担当者

その他検討事項

確認のタイミング、確認者

取り込み後の初回確定時に確認をするかどうかは明確な記載がないため任意になりますが、訂正・削除時には履歴を残し、確認を行うと万全です。

invox電子帳簿保存では書類ごとに確認者や承認ルートを分けることができますので、

1. 【1】初回確定時に承認を行うか、承認を行う場合は誰が承認者になるのか。
2. 【2】訂正・削除時は誰が承認者になるのか。

を整理しましょう。

初期設定/事務処理規程の用意

ここまで整理した内容に沿ってinvox電子帳簿保存の初期設定を行い、事務処理規程を用意します。
マニュアル等を見ながらご自身で行っていただくか、導入サポートパックを利用するかをお選びいただけます。

初期設定はヘルプセンターの情報を参考に、事務処理規程は、電子帳簿保存法（電子取引・スキャナ保存）に関わる事務処理規程等のテンプレートからテンプレートをダウンロードしてご利用ください。