法対応だけでなく、業務効率化も可能とした、まさに”一石二鳥”の電帳法対応

2022.12.16 鈴与シンワ物流株式会社/総務部 経理課長 中田 偉晶 様

鈴与シンワ物流株式会社/総務部 経理課長
中田 偉晶 様
利用プラン:invox電子帳簿保存 ベーシックプラン
電子保存件数:600件/月

鈴与シンワ物流株式会社について

鈴与シンワ物流株式会社総務部 経理課長 中田 偉晶 様

当社は、首都圏を中心に物流事業を展開しています。港運、陸運、倉庫の3つの事業部門を持ち、各設備の充実とネットワークの拡充を図るとともに、物流の効率化・合理化を実現する新しい物流システムの構築にも取り組んでいます。

経理課が属する管理部門では、関東を中心とする各事業の11拠点と、陸運事業における子会社のバックオフィス業務全般を担っており、業務効率化を通じた全社的なサービス品質の向上を目指しています。

ペーパーレス化で日常業務が効率化する電帳法対応を目指して
システム選定をスタート

鈴与シンワ物流株式会社総務部 経理課長 中田 様当社が電子帳簿保存法の対応に向けて動き出したのは、2021年12月です。気付けば施行間際というタイミングで、とても慌てていた矢先に2年の猶予期間が発表され、安堵したのを覚えています。これを教訓に、猶予期間の終了を待つことはせず、すぐにシステムの検討に取り掛かりました。

検討にあたり特に重視したのは、ただ法律に対応するだけでなく「ペーパーレス化による日常業務の効率化」も目指そう、という点でした。

当社では内部統制の観点から、請求書など各種書類の処理を行う上で各拠点~経理までの一連の承認記録を残す必要がありました。これまでは紙の承認書を添付してハンコを押して回すという流れでしたから、スキャナ保存制度も使いながらデータとして一元管理をしようとした場合、システムの導入にあたっては「ワークフロー機能が標準で使えること」が必須の要件となりました。

シンプルな要件かと思いきや、いざ情報収集を始めてみると、電帳法対応の要件を満たしながらワークフローの機能がセットで使えるサービス自体が少なく、あったとしても機能過多で金額が高くなってしまうなど、選択肢はかなり限られていました。その中でinvox電子帳簿保存は柔軟なワークフローが組める上にユーザー数は無制限。その上、価格は安く、私たちにぴったりのサービスでした。


直感的にわかりやすいユーザインタフェースと柔軟なワークフロー機能で
拠点とのやりとりが効率化

invoxのワークフロー機能で、承認リレーを回せるようになり拠点とのやりとりは格段に楽に、且つ、スピーディに行えるようになりました。これまでの承認リレーは紙とハンコ、何か補足事項があれば手書きで余白に加筆していましたから、各拠点から経理に原本が届くまでは内容の確認ができませんでした。

しかし、invox電子帳簿保存が導入されてからは、アップロードされた時点で経理担当者が書類の内容を確認できるようになりました。また、承認が滞っていればすぐに担当者へ声かけができ、補足事項はinvoxのメモ欄に補記すればオンラインで問題なくやりとりができています。

全社展開にあたっては、各拠点担当者がスムーズに操作できるか?という点を心配していましたが、導入3カ月経った今でも、操作に関しての質問を受けたことが一度もありません。直感的に操作できる上に、多少迷ってもチャットやマニュアルで、各自が自己解決できているのです。

これは、導入前に各拠点の担当者に触ってもらえたのも非常に大きかったと感じています。invoxはトライアル環境の利用期間制限がないので、社内説明の段階で、実際に扱う現場の社員の感触や意見を集めることができました。全社展開前に、イレギュラーのパターンを含めて検証できたので、導入を推進してきた担当として安心して稼働を迎えられました。


紙からの脱却によって検索性が格段に向上し、
監査対応業務の省力化に期待

鈴与シンワ物流株式会社総務部 経理課長 中田 様サービスの検討当初に目指した、電帳法対応+日常業務の効率化という2つの目的はinvox電子帳簿保存によって達成できました。

安定稼働を迎え、さらに効果として実感できたのは検索性の向上です。これまで過去の書類を探し出す時は、文書箱をひっくり返して手作業で1枚1枚探し出す、ということをしていたのですが、invoxで検索すれば一瞬で見つかり、必要であれば書類をダウンロードできます。

特に内部監査や監査法人への提出の際は、提出する件数も多く、毎回苦労していましたが、今後はそういった場面の対応もスムーズに行えることを大いに期待しています。

我々物流業界はこれから更に需要が高まり、各拠点で働く社員たちは毎日一生懸命ニーズに応えようと努めています。我々は管理部門としてバックオフィス業務の効率化をすすめることで、全社一体となってサービス向上につなげていきたいです。


invox電子帳簿保存は、あらゆる国税関係書類を検索要件に必要な取引年月日・ 金額・取引先を正確にデータ化して電子保存する電子帳簿保存法対応の文書管理システムです。

さあ、invoxをはじめましょう。

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