法対応だけでなく、業務効率化も可能とした、まさに”一石二鳥”の電帳法対応

鈴与シンワ物流株式会社／総務部経理課長
中田偉晶様
利用プラン：invox電子帳簿保存ベーシックプラン
電子保存件数：600件/月

鈴与シンワ物流株式会社について

当社は、首都圏を中心に物流事業を展開しています。港運、陸運、倉庫の3つの事業部門を持ち、各設備の充実とネットワークの拡充を図るとともに、物流の効率化・合理化を実現する新しい物流システムの構築にも取り組んでいます。

経理課が属する管理部門では、関東を中心とする各事業の11拠点と、陸運事業における子会社のバックオフィス業務全般を担っており、業務効率化を通じた全社的なサービス品質の向上を目指しています。

ペーパーレス化で日常業務が効率化する電帳法対応を目指して
システム選定をスタート

当社が電子帳簿保存法の対応に向けて動き出したのは、2021年12月です。気付けば施行間際というタイミングで、とても慌てていた矢先に２年の猶予期間が発表され、安堵したのを覚えています。これを教訓に、猶予期間の終了を待つことはせず、すぐにシステムの検討に取り掛かりました。

検討にあたり特に重視したのは、ただ法律に対応するだけでなく「ペーパーレス化による日常業務の効率化」も目指そう、という点でした。

当社では内部統制の観点から、請求書など各種書類の処理を行う上で各拠点～経理までの一連の承認記録を残す必要がありました。これまでは紙の承認書を添付してハンコを押して回すという流れでしたから、スキャナ保存制度も使いながらデータとして一元管理をしようとした場合、システムの導入にあたっては「ワークフロー機能が標準で使えること」が必須の要件となりました。

シンプルな要件かと思いきや、いざ情報収集を始めてみると、電帳法対応の要件を満たしながらワークフローの機能がセットで使えるサービス自体が少なく、あったとしても機能過多で金額が高くなってしまうなど、選択肢はかなり限られていました。その中でinvox電子帳簿保存は柔軟なワークフローが組める上にユーザー数は無制限。その上、価格は安く、私たちにぴったりのサービスでした。

直感的にわかりやすいユーザインタフェースと柔軟なワークフロー機能で
拠点とのやりとりが効率化

invoxのワークフロー機能で、承認リレーを回せるようになり拠点とのやりとりは格段に楽に、且つ、スピーディに行えるようになりました。これまでの承認リレーは紙とハンコ、何か補足事項があれば手書きで余白に加筆していましたから、各拠点から経理に原本が届くまでは内容の確認ができませんでした。

しかし、invox電子帳簿保存が導入されてからは、アップロードされた時点で経理担当者が書類の内容を確認できるようになりました。また、承認が滞っていればすぐに担当者へ声かけができ、補足事項はinvoxのメモ欄に補記すればオンラインで問題なくやりとりができています。

全社展開にあたっては、各拠点担当者がスムーズに操作できるか？という点を心配していましたが、導入3カ月経った今でも、操作に関しての質問を受けたことが一度もありません。直感的に操作できる上に、多少迷ってもチャットやマニュアルで、各自が自己解決できているのです。

これは、導入前に各拠点の担当者に触ってもらえたのも非常に大きかったと感じています。invoxはトライアル環境の利用期間制限がないので、社内説明の段階で、実際に扱う現場の社員の感触や意見を集めることができました。全社展開前に、イレギュラーのパターンを含めて検証できたので、導入を推進してきた担当として安心して稼働を迎えられました。