既存のワークフローシステムを活かした、“シンプルな電帳法対応”

株式会社レコチョク／IT基盤部スペシャリスト兼経営企画部経営企画グループスペシャリスト、
　　　　　　　　　　　　　　　バックオフィスDXプロジェクトプロジェクトマネージャ戸丸鉄平様
株式会社レコチョク／経営企画部スペシャリスト中村正学様
利用プラン：invox電子帳簿保存ベーシックプラン
電子保存件数：約300件/月

株式会社レコチョクについて

株式会社レコチョク中村正学様（写真左）　戸丸鉄平様（写真右）

株式会社レコチョクは2001年に複数のレコード会社の出資により設立されました。
2002年には世界初となる「着うた」や、1曲フルでの配信を開始、定額制ストリーミングサービス、協業による音楽・映像配信サービスなどサービスを拡充し、日本国内での音楽配信サービスを牽引してきました。
現在では、音楽配信サービスのほかに、音楽が持つ付加価値を提供する体験型サービス、音楽業界に向けたワンストップECソリューション「murket（ミューケット）」を立ち上げ、NFTを含むデジタル・フィジカルコンテンツの販売など、ファンエンゲージメント向上に向けたビジネスをサポートしています。

DXを推進し、さらなる働き方改革を
そんな思いで始まった社内プロジェクト

当社では2020年頃、長年使用していたワークフローシステムのリプレイスを実施しました。その結果、様々なシステムが連携できるようになり、バックオフィス業務全体のDXを推進するきっかけとなりました。また、当時はコロナ禍により、社員の大半がリモート勤務に切り替わっていたなか、出社を伴う請求書や領収書の原本提出、ファイリング業務等、特定業務や特定部門に制約がみられたため、働き方改革を推進したいという思いがありました。そういった状況も追い風となり、２０２１年に３カ年計画のバックオフィスDXプロジェクトを社内で発足させることができました。
プロジェクト方針に沿ってバックオフィス業務の全体像をデザイン、進行していく中で、電子帳簿保存法への対応も必要となり、請求書の対応を進めていくためにサービスを探し始めました。

当社のワークフローシステムでは、決裁申請をする時点で請求書と異なる粒度で予算情報も管理しており、すでに予算情報を付加した仕訳を作成する仕組みを構築しているため、電帳法対応システムによくある、請求書からAIが自動仕訳するような仕組みでは想定している仕訳の作成が難しく、既存の仕組みを活かして、電帳法対応をする必要がありました。
受領請求書に特化した様々なサービスを検討しましたが、電帳法対応だけに特化した要件を叶えようとしても、余計な機能がついていたり、価格が高かったりと、選択肢はあまり多く残りませんでした。
その点、「invox電子帳簿保存」は費用も安く、保存するだけのシンプルな仕組みでしたので、当社の要件にもマッチしました。

電子請求書が増え、スキャン業務は6割削減
経理部門も柔軟な働き方が可能に

コロナ禍での対応として、総務部門が一括で郵送物を受け取り、請求書の開封・スキャンを行い、担当者に1件ずつ連絡をしていました。また、経費精算時は、ワークフローシステムに請求書を添付し、承認完了後、印刷してファイリングするという流れでしたので、経理部門は原本保管のために、月に何日かは出社しなければなりませんでした。「invox電子帳簿保存」導入後は、invoxにアップロードされた請求書のURLをワークフローシステムに記載するフローに変更し、現行のワークフローシステムでの運用は大きく変えずに、電帳法対応が実現できました。

請求書はinvox上に保存されていきますので、経理部門が紙を取り扱う業務が格段に減ったと感じています。
現在、経理部門のメンバーは対面で実施する会議など、月2～3回の出社はありますが、数時間で在宅勤務に切り替えるなど、以前に比べると柔軟な働き方が実現できています。

また、導入前は請求書の電子受領件数は1割程度だったのですが、「invox電子帳簿保存」には取引先が直接請求書を専用ページにアップロード可能な機能がありましたので、取引先へも依頼させていただき、協力を得ることができ、導入後2カ月で7割を超える請求書が電子受領に切り替わりました。それにより、総務のスキャン業務や社内連絡といった業務工数を下げられたことも、嬉しいポイントでした。
さらに導入時には当社の要件も聞いていただき、個別の機能開発も対応していただけたので、クラウドながらも自社開発サービスのようにカスタマイズできたことは、invoxを選択してよかったポイントの1つです。

結果として電帳法対応に必要なインデックス登録など一部工数が増えた部分もありますが、全体としては大幅に工数削減が実現できたシステム導入だったと考えています。

DXプロジェクトは残り1年。まだまだやりたいことは多い

現在バックオフィスDXプロジェクトでは、並行して「invox発行請求書」を選定し、請求書発行業務の電帳法対応および電子化も進めています。今後は全社の電帳法対応のほか、電子署名を前提とした印章管理規程の整備や、管理会計のシステム化、制度会計のシステムリプレイスを進めていく予定です。
現在、プロジェクトの活動として６～７つほどのシステムを入れ替えてきましたが、社内の協力も得ながら、プロジェクトを当初の目標通り来期でやりきりたいと考えています。

社内の電帳法対応もまだ過渡期です。まだいくつかの書類はどのように保存していくか検討中となりますが、「invox電子帳簿保存」では請求書以外の書類も保管できるなど汎用性もあり、今後の活用にも期待しています。