漏れなく、迷わず、直感的に使えることを求めて現場に配慮した電帳法対応

株式会社アソビバ
稲垣拓也様
利用プラン：invox電子帳簿保存ミニマムプラン、invox受取請求書ミニマムプラン
電子保存件数：400件/月

株式会社アソビバについて

株式会社アソビバは愛知県長久手市に本社を構え、経験豊富なエンジニアを中心に少数精鋭で事業を展開し、小型モビリティや自動車部品などのハードウエアのデザイン、設計～試作品製作、ソフトウェアの実装を一貫して受託する事業や、スタートアップ企業様の新規事業コンセプトを基に、製品試作を請け負うなど、事業支援なども行っています。

現場が迷わず、経理がチェックしやすい電帳法対応サービスを探して

電帳法対応の検討をしていた矢先、2年間の宥恕措置が発表され、「少し余裕ができたな」と思ったのを覚えています。
安堵も束の間、今度は2023年10月からインボイス制度対応が始まるとのことで、早急に電帳法対応をやってしまおうと思い、決算終了後の2022年8月からは何かしら導入しようと決めて本格的に検討を始めました。

検討当初は自社で利用中の会計システムベンダーが提供しているサービスや、紹介いただいたサービスを様々検討したのですが、フォルダ分けされず、全部まとめて保存されてしまったり、特定のファイル名を付けるとタイムスタンプが付与される仕組みだったりと、現場エンジニアの運用を考えるとどれも決め手に欠けていました。
今回の電帳法対応において、私1人で完結できるものであるならば、話は簡単だったのですが、
現場のエンジニアが使うことを考えると「担当者が迷わず直感的に使えるか、受け入れてもらえるか」、「運用が徹底しやすいか」、「最終的な対応漏れがないかのチェックを私自身がしやすいか」というのが選定ポイントでしたね。

いくつかのサービスを検討しましたが、最終的には使いやすさや運用のしやすさ、コスト面でinvoxに軍配が上がりました。

現行の運用を大きく変えずに、見積～発注までの保管業務を電帳法対応

invox導入前は、エンジニアからの発注依頼は見積書を紙で私のデスクまで持ってきてもらって、私が発注書を作成し、担当者をCCに入れて、取引先にメールするという流れでしたが、導入後は紙を持ってくる流れをinvox電子帳簿保存へのアップロードに変更しました。
invoxに見積書がアップロードされたら、私に通知が来るようになっていますので、発注書を作成し、送付時にはinvoxの取り込み用アドレスをCCに追加することで添付した発注書もinvoxへ保存されるようになっています。
これにより発注業務のフローを大きく変更することなく、電帳法に対応した保管業務を行えるようになりました。
見積書保存時には日付・金額・取引先名は必須入力なので、漏れる心配がなく助かっています。
また、案件ごとに原価管理をしていますので、案件番号を手書きしてもらっていた運用からinvoxのメモ欄に入力してもらう運用に変えています。
運用変更後、担当エンジニアは自分が提出した見積書に対して、どんな発注書が出ているのかを一覧で確認できるようになりました。

現在請求書や納品書には伝票番号を入力しているのですが、請求書と納品書を分けて検索し、番号でソートして漏れをチェックしています。請求書と納品書が同じところに保存されているとソートしても重複が発生してしまいますが、invoxは書類ごとにフォルダを分けることができたので、チェックしづらいということもありません。選んでよかったなと思うポイントのひとつです。

導入してから半年ほど経ち、現在は電子取引に限定して、invox電子帳簿保存を利用し、紙書類は紙のままファイリングして保存していますが、唯一、受領請求書だけは支払漏れ等が発生しないように集計の為にinvox受取請求書に紙の請求書をスキャンして取り込んでいます。
電帳法のスキャナ保存制度への対応は保管工数が膨らんでしまうので、現状は対応せず、請求データの統合のために利用していますが、請求書の検索・閲覧だけであれば、invox受取請求書で十分かなと考えています。

刻一刻と迫るインボイス対応　働き方改革も視野に

今後はなるべく出社しなくても仕事ができる環境を作れたらと思っています。経理や発注業務などの事務業務は全て私1人で行っていますので、それこそ私が来られなくなってしまったら、代わりの人間がいなくて、業務が止まってしまうことも想定されます。

またこれから待ち受けているインボイス制度対応も安心しきっているというわけではなく、領収書のインボイス対応をどうしようかと迷っています。
当社では細かなものをネットショッピングで購入することも多く、請求書払いでないものをどのようにインボイス対応し、管理すべきかなどについては、あまり答えが出ていません。ここの部分はもう少し情報収集をして、確実に対応できる策を練らなければと考えています。