ようやく見つけた、費用が安く、厳しいセキュリティをクリアできる電帳法対応システム

宮崎ダイハツ販売株式会社
管理部財務室中村柚乃様・中馬実咲様
利用プラン：invox電子帳簿保存ベーシックプラン
電子保存件数：200件/月

宮崎ダイハツ販売株式会社について

宮崎ダイハツ販売株式会社は、ダイハツ車の販売・修理・メンテナンスを行う会社です。当社は、お客様に安心して車をご購入いただけるよう、高品質なサービスを提供しています。また、地域のお客様に愛される会社を目指し、地域に根ざした活動を積極的に行っています。当社のスタッフは、お客様のニーズに合わせた最適なソリューションを提供することに誇りを持っており、お客様の満足度向上に努めています。

厳しいセキュリティをクリアできる電帳法対応システムを探し、トライアルを繰り返した日々

2021年の段階で何かしら電帳法対応できるシステムを導入しなければと思い、複数のサービスを実際に触って検討しましたが、そもそも自社のセキュリティが厳しいこともあり、接続すら叶わなかったんです。さらに検討した複数のサービスは費用が高かったこともあり、当時は断念しました。
その時点で親会社に指示を仰ぎましたが、親会社も準備中とのことで選択肢がなく、待つしかありませんでした。その時に幸か不幸か2年間の猶予が発表され、少しほっとしたことを覚えています。

とはいえ、システム導入をする場合は期初に導入したかったので、そこまでゆっくりしている時間はなく、サービス検討を再開しましたが、セキュリティが厳しい関係でシステム接続ができないものばかりでした。そんな中、invox電子帳簿保存は費用が安い上に、セキュリティもクリアできる唯一のサービスだったので、親会社からも無事に許可を得ることができ、導入に至りました。

ただ電子化するだけではない、社内文書管理としての活用も進む

元々、10種類以上の販売にかかわる経理書類を自社の基幹システムから毎月1,000枚以上、印刷して保存していました。
invox電子帳簿保存を導入してから半年ほど経ち、管理部財務室で扱っていた経理書類をinvox電子帳簿保存にアップロードする運用に一部変更しています。invox電子帳簿保存に保存されるようになったことにより、検索性が上がり、書類が電子化されて一箇所にまとまっているので探しやすいですね。
紙で保存していた書類って見返すことはほとんどなく、正直紙がもったいないなと思っていたので、ペーパーレスを進めるいい機会だと思いました。
また、電帳法対応ではないのですが、管理部内の社内マニュアルをinvox電子帳簿保存に保存して、共有しています。社内に資料を共有できる仕組みがないので、助かっています。invoxの活用場面が当初の想定よりも幅広く、嬉しい驚きです。

迫るインボイス制度への対応を視野にinvox発行請求書の導入を検討
店舗とのやり取りもペーパーレス化していきたい

発行する請求書については、インボイス制度対応を見据えて、invox発行請求書の導入を検討しています。
請求書はほとんど自社のシステムで発行しているのですが、一部システムを通さずに発行している請求書があり、それらのレイアウトがインボイス制度対応されているのか懸念しています。invox発行請求書の導入を機にすべての請求書をシステム管理できるようにしたいと考えています。

また、試験的にですが、ペーパーレスを目指して店舗から届く大量の領収書のスキャナ保存にも取り組んでいます。現在は管理部内である程度まとまったらスキャンして保存していますが、業務負荷が高いので、ベストな運用ではないと考えています。

店舗への展開は、店舗の担当者の負担が大きくならないような運用を確立したいと考えていますので、慎重に進めていきたいです。将来的に、店舗から届く紙書類がなくなれば、紙にまつわる大変な業務もなくなり、店舗とのやり取りも効率化できると考えています。