invox経費精算管理者マニュアルワークフロー編

invox経費精算管理者マニュアルワークフロー編では、経費精算に対してワークフローで承認を行うための設定について説明します。
※ワークフローはベーシックプラン以上でご利用可能です。

基本操作は管理者マニュアル基本編を、仕訳データに関する設定は管理者マニュアル仕訳データ編をご覧ください。

1 ワークフロー
2 設定
3 申請・承認
- 3.1 申請
- 3.2 承認

ワークフロー

ワークフローを利用することで、決裁権限に応じた承認を行えます。
invox経費精算のベーシックプラン以上では必ず承認する必要があります。
そのため、invox経費精算の申込時に1段階の承認フローが自動で登録されます。
本ガイドでは下図の2段階の承認フローを利用する場合を例に説明します。

なお、経費精算の承認時に経費精算の内容をもとに仕訳が再生成されるため、仕訳の編集権限をもつスタッフを最終承認者として、そのスタッフが仕訳内容を確認して承認する運用をお勧めします。

承認グループと承認パス

ワークフローの設定を行うにあたり「承認グループ」「承認パス」の2つの概念について説明します。

承認グループ

承認グループは承認を行うユーザをグループ化した概念で、下図の「経理上長」「役員」がそれにあたります。

承認パス

承認グループを任意の条件で接続して作成した一連の流れが承認パスになります。

設定

ここからは具体的なワークフロー設定について説明します。

ワークフロー設定

invox経費精算のベーシックプラン以上ではワークフローの利用が必須になっています。
申請時の確認ダイアログの表示有無や、承認パスの選択可否の設定が可能です。
[設定]-[サービス]-[ワークフロー設定]を開き、設定して保存してください。

承認グループの設定

続いて必要な承認グループを作成します。
[設定]-[サービス]-[承認グループ設定]を開きます。

承認グループの一覧が表示されますので、右上の[追加]をクリックします。

承認グループには部門や役職、もしくはスタッフの直接指定か、プロジェクト担当者の割り当てが可能です。
設定が完了したら、右上の[保存]をクリックしてください。

下図は、「上長」として役職が上長のスタッフを割り当て、「経理担当者」には役職が経理担当者のスタッフを割り当てた場合の例です。

承認グループ設定の詳細は承認グループ設定をご覧ください。

承認パスの設定

続いて、作成した承認グループを利用して承認パスを作成します。
今回は下図のように担当者が申請し、上長が一次承認、経理担当者が二次承認するという承認パスを作成します。

承認パス設定の[設定]をクリックします。

承認パスの一覧が表示されますので、右上の[追加]をクリックします。
承認パスが複数存在する場合は上から優先して条件が一致する承認パスが適用されます。優先順位を変えたい場合は「並び替え」から優先順に並び替えてください。

承認パスには適用条件として部門等が指定可能です。
これらをすべて空にすると全社共通のパス、指定すると指定した条件に一致する経費精算に対するパスが作成されます。
今回は申込時に自動で登録されている承認パス「共通」を全社共通のパスとして設定しますので、適用条件は空のままとします。
設定が完了したら、右上の[保存]をクリックしてください。