電子請求書は取引先から即日届き、入力も不要に。 チェックの手間も削減、決算早期化が実現しました。

2021.10.14 日本瓦斯株式会社(ニチガス)様

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日本瓦斯株式会社(ニチガス)
創業:1955年7月29日
事業内容:総合エネルギー事業(LPガス、都市ガス、電気の販売)、プラットフォーム事業(エネルギー販売のシステムをシェアリングする事業)
代表者:代表取締役社長執行役員 和田 眞治
本社所在地:東京都渋谷区代々木4丁目31番地8号
企業サイト:https://www.nichigas.co.jp/
利用プラン:ベーシック
受取請求書枚数:2,000件以上/月
請求データ連携:BtoBプラットフォーム 請求書

日本瓦斯株式会社(ニチガス)様

関東一円でのLPガス販売において圧倒的なシェアを誇る総合エネルギー企業、日本瓦斯株式会社様。近年はガスメーターのオンライン化や、エネルギー使用量がわかるアプリ開発といったDX(デジタルトランス・フォーメーション)にも力を入れています。110の営業部門・本社部門がそれぞれ受領する請求書も電子化し、月次決算・連結決算の早期化を実現。その取り組みを伺いました。

ココがPOINT!

  1. 請求書の電子化で、段ボール箱1箱分の書類を削減
  2. 請求書が届かない地代の支払いは『invox』連携で自動化
  3. 郵送や入力にかかる時間が減り、月次決算早期化が実現

110の各部門に毎月届く、2,000件近い請求書

― 事業概要と、所属されている経財部の業務について教えてください。

日本瓦斯株式会社(ニチガス)コーポレート本部経財部課長様コーポレート本部経財部課長:日本瓦斯株式会社(ニチガス)は、関東地方1都6県と山梨県、静岡県において、エネルギーを供給している総合エネルギー企業です。1955年に設立、65年以上の歴史があり、LPガス販売では関東一円のお客様シェア1位、エネルギー小売の自由化以降は都市ガス事業、電力事業でもシェアを拡大しています。また、2021年3月には神奈川県川崎市にDXを実装した世界最大規模のLPガスハブ充填基地「夢の絆・川崎」を開設しました。この設備は他事業者にも提供し、複雑化・多様化する地域社会の活性化への貢献を目指しています。

経財部はコーポレート本部に属する、経理と財務の役割を担う部署です。請求書関連と、決算報告が主な業務で、債権管理や預金管理なども担っています。当社は関東一円に6支店、89の営業部門と21の本社部門があり、そのすべての口座の残高も確認しています。

― どのような経緯で請求書の受取業務に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されたのでしょうか。

月次決算・連結決算の早期化を長年目指してきましたが、紙の請求書の到着を待ち入力・起票する方法をとる限り、短縮するには限界があります。そこで、電子請求という新たな手法に活路を見出したのです。請求書は主に、営業所周辺の店舗など地元の取引先から届く一般経費です。キャンペーンなどのチラシ代、デザイン代や従業員用のウォーターサーバー代など、毎月2,000件近く発生します。毎月25日締めで、26日から末日にかけて各営業所にバラバラに届き、それぞれの営業所で担当者が開封、確認の上で基幹システムに入力、支払伝票を起票します。その後、上長の承認を経て紙の請求書とセットにしたものが、6カ所ある支店に集められたのち、本社に宅配便で届くのです。

本社では月初第3営業日前後に届くその全請求の内容が正しいか、2人体制で確認していました。人の手では、金額や取引先コードの入力間違いといったミスはどうしても防げません。段ボール箱2箱分の量の書類を、2日程度でチェックする必要があり、朝から晩までつきっきり、残業しても終わらないボリュームで、チェック作業だけでもかなりの負担です。どれだけ時間に追われながら処理しても、月次決算の締めは10日を過ぎ、連結決算は20日前後までかかっていました。

― 請求書の電子化は、業務改善につながりましたか?

2020年9月から『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入し、現在は一般経費の約4割超を電子データで受け取っています。電子発行ですと、各部門での金額の誤入力が無くなり、さらに学習機能による勘定科目入力作業も軽減されます。結果、毎月25日に締めた請求書が翌26日から順次届き、都度処理することができるため、本社にも月末までに承認がまわってきます。これまで本社は月初に請求書がまとめて届くまで何もできませんでした。電子請求を前倒しで処理できるぶん作業が平準化され、時間に余裕が生まれました。承認は外出先からでもスマートフォンで可能なので、時間や場所を選びません。何より、先方が作成したデータなので入力ミスがないかのチェックは不要です。勘定科目が正しいか、会計システムにエラーが起きていないかといった確認程度で済んでいます。さらに、途中で請求書を紛失するリスクも無くなりました。電子化率4割の現時点で、月次決算の確定は2日ほど、連結決算は1週間近く早めることができています。また2021年4月から『電子支払通知書』も導入し、400社を電子化しました。その結果、請求書類は1箱分減りました。


毎月発生する定期的な支払は『invox』との連携で自動化

― ただ、まだ半数以上の請求書は紙での受取が残っています。

それだけ、のびしろがあると思っています。紙で残っているのは、パソコンになじみのない小規模の業者さんや、単発の取引といったケースですが、最も多いのは、共同住宅などにガスを供給するボンベ庫を設置した土地の、オーナー様への支払いです。契約に基づいて地代を毎月、あるいは半年や年に1度お支払いしていますが、年配の方が多く、長年のおつきあいもあって請求書が発行されないケースが非常に多いのです。ですので、紙で残っているというより毎月電子で発行していただくのが難しく、Excelで一覧を作って支払いを管理し、各営業所で請求を立てています。ただ、課題として、担当者が変わる際に引継ぎがあいまいになる、契約内容が共有されないといった可能性があり、本社で集中管理できないかと考えています。

― どのような方法を考えておられますか?

BtoBプラットフォーム 請求書』とも連携可能な、株式会社Deepworkの請求書受領システム『invox(インボックス)』の、「自動請求データ生成機能」の活用です。たとえば「●●様への地代のお支払い」として、請求月・請求日、請求金額と支払期限をあらかじめ設定しておくと、設定した請求月日に請求データが自動生成されます。その請求データを『BtoBプラットフォーム 請求書』に集約すれば、土地オーナー様から請求書の発行がなくても確実なお支払いが可能です。現在、3営業所で実験的に利用して好評のため、2021年11月からは1支店下にある17営業所分、約500の取引先すべてで本格稼働する予定です。今後、他の支店にも範囲を広げていけば、電子化率をさらに上げ、より効率化をはかることができるでしょう。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入は2020年9月からと、コロナ禍のタイミングでした。

新型コロナウイルスの影響はありました。非接触やテレワークが推奨され、かつ、希望する社員の声もある中で、従来通りの方法では営業所に郵送で請求書が届くので、処理するために出社しなければなりませんでした。『BtoBプラットフォーム 請求書』導入により、紙で受け取る請求書も残ってはいますが、全体の量が減ったおかげで、受け取った後の処理を自宅で行えるので、出社の日数を減らせています。

なお、導入前に試算したところ、請求書の受取業務にかかる人的コストは年間320万円あまりでした。『BtoBプラットフォーム 請求書』は導入費用や月額利用料と合わせても十分な費用対効果は得られますし、電子化が進めば進むほど費用も軽減されます。加えてコロナ禍という背景もあって社内の理解も得られやすかったように思います。

請求書の電子化率を高め、経理DXを推進

― 今後の展望をお聞かせください。

電子化率はまだ高めることができると思っています。地代の支払いが占める分が多いので『invox』の請求データ自動生成機能の活用範囲を広めていきたいですし、AI-OCRで読み込むという手段もあります。会社としても我々は、地域の日常生活に欠かせないエネルギーを安全に、安定的により効率よくお届けするため、新たなテクノロジーを活用しイノベーションの創出に取り組んでいます。請求書受取の電子化は社内DXへ向けた取り組みのひとつです。地域社会に貢献し持続的に成長する企業であるために、今後も積極的な業務改革に取り組んでいきたいと考えています。

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