導入コストも、業務フローの変更も、ミニマルに電帳法対応を実現

一般財団法人 日本塗料検査協会
本部長付 瀬戸川 守 様
利用プラン：invox電子帳簿保存 ミニマムプラン
電子保存件数：20件/月

一元管理するためにサービス導入を検討

電子帳簿保存法への対応について検討を始めたきっかけは、顧問税理士から確認が入ったことでした。
当初は既存システムを拡張して対応していく構想を練っていましたが、請求書が届かない引き落としなどの取引情報を保管できないため、保管場所が分散されてしまうことが想定されました。それではさすがに運用に耐えられないと判断し、別のサービスを検討することになりました。

機能がシンプルで、稟議を挙げるまでもない金額だったのが正に“ぴったり”

サービス検討にあたり、3社ほどのセミナーに出て相談しました。
OCRやPDFなど電子文書を得意とする複合機メーカーのサービスも検討したのですが、大規模なシステム導入が必要になりコストも高く、導入には至りませんでした。
情報システム部門のような専任部署がないため、DXを積極的に進める人員がおらず、紙業務で慣れている現場のことを考えると、業務を大きく変えてペーパーレスにするところまでは、難しいと判断しました。
その点、invox電子帳簿保存は機能もシンプルなため、導入までのハードルが非常に低かったです。
稟議を挙げるまでもなく、相談の範囲で決められるほどの金額だったこともあり、進めやすかったことも決め手の1つです。

現場の混乱や負担を最小限に留めて電帳法対応

invox導入後は、請求書・領収書・オンラインバンキングの明細を対象とし、保管しています。
見積書も対象にするか悩みましたが、紙で保管していた時には必須にしていなかったことや、最終確定以外の見積書を対象とすると現場の負荷が上がるため、3種類にしました。
現場の担当者は、従来通り紙で処理を進め、電子取引に該当するものは社内のファイルサーバに置く運用にしました。
そこに格納されたものを私がinvoxに保管するという流れです。ファイルサーバに保管するというアクションは増えたのですが、それ以外の業務は変えていないため、混乱や負担は少なく済んでいます。
アップロードの画面も見やすくて、操作に慣れれば、手間もそこまで感じず、やりやすいと感じています。
一般的なクラウドサービスは挙動が遅いという話を聞いていたのですが、そのようなこともなく、検索も速くて非常に重宝しています。

進む電子化に残る現場の課題

電子で受取る請求書は昔より増えているのですが、発行企業によって受取方法が異なるため、担当者は様々な場所にアクセスしなければなりません。
今はinvoxへのアップロードが1人で対応できていますが、今後件数が増えてきた場合は、人員確保も含め、多方面からの検討が必要だと思っています。

一般財団法人 日本塗料検査協会について

塗料検査に関する日本唯一の第三者機関。
快適で安全な暮らしに欠かせない、橋、建物などの社会インフラ。
塗料はこうした建造物の保護に加え、美観の維持や環境との調和に役だっています。
日本塗料検査協会は、塗料および塗料材料の評価に関する調査・研究を行い、科学的データと客観的事実を冷静に判断する専門機関です。
塗料・塗材など美粧、保護用施工材料に関する半世紀以上の経験と優れた技術で、人と社会に貢献します。

・JIS規格他各種規格や法令等に基づく試験・検査
・品質性能、試験方法および評価技術の調査・研究
・塗料・被膜の品質性能、試験方法および評価技術の標準化
・法令に基づく認証・認定・評価・証明
・各種塗料・塗膜試験に必要な基準・資料・試験材料などの作成と提供