スモールスタートで「無理せず、着実に」進める、改正電子帳簿保存法対応

株式会社テツタニ　総務・経理チーム
村中様／佐貫様
利用プラン：invox電子帳簿保存ミニマムプラン

株式会社テツタニは創業96年（2022年1月現在）の、顔料・樹脂・添加剤・測定機器の卸売をしている専門商社です。

電子帳簿保存法が改正されることについて、以前からメディアの記事等で見る機会はあったのですが、実際に動き始めるきっかけとなったのは、自社の販売管理システムの担当者から改正電子帳簿保存法対応方法の検討状況について確認されたことでした。
実は、その時点ではまだ何も決まっておらず、そこからどう対応するか方針検討するために各社のセミナーに参加し、徐々に改正内容の全容を把握していきました。

具体的な検討を進めていったのは2021年の8月くらいからです。
すでに施行まで半年くらいと期限が迫り、検討期間の猶予がない状況でした。

選定ポイントは、法改正に準拠し、
使いやすく、スモールスタートできること

対応方法を検討する上で、何らかシステムを導入する必要があるという会話は早い段階から行っていました。
まずは「電子取引情報のデータ保存」からスタートし、ゆくゆくは「スキャナ保存」要件にも対応して保存を進めていくというのが対応方針だったのですが、電子取引情報の対象となる書類は、受領・発行併せても数十件程度。
そんな中紹介されたシステムが、導入に数百万円単位の費用がかかるものでした。
自社用に設計ができる反面、かなり大掛かりなシステム導入となるため、弊社の書類件数だとどうしてもコストが見合いません。

ただ、それでもしっかりと法律に準拠して保管していく必要があるため、どう進めていったらよいのか悩んでいる中で「invox電子帳簿保存」を知り、検討を進めることになりました。

選定のポイントは「使いやすい」ことと「料金形態がシンプルでわかりやすい」ことです。
担当が複数名いて、対象の書類が多岐に渡るため、誰が使っても分かりやすく、使いやすいことが重要なポイントでした。
また、対象の書類が数十件程度と多くないため必要最小限でスモールスタートできること、継続して使用するシステムなのでランニングコストは重視していました。

大掛かりなシステムを入れると身動きが取れなくなるリスクと、かけたコストが無駄になってしまう懸念がありましたが、invox電子帳簿保存はピッタリとはまったと思っています。

まずは電子の請求書、次に紙の請求書、そして他の書類へ

まず、スモールスタートとして「電子取引情報の請求書」から電子保存をはじめ、徐々に「紙で受領する請求書」のスキャナ保存を進め、請求書は紙も電子もinvox電子帳簿保存で一元管理できるようにしていく予定です。
電子の請求書だけ電子保存すれば法対応はできますが、過去の請求書を探すことに時間がかかってしまうため、なるべく早く紙の請求書の保存に着手したいと考えています。
発行請求書はかなり件数があるものの、BtoBプラットフォーム請求書を利用しているため既に改正電子帳簿保存法に対応した保管ができています。
それ以外の書類は、請求書が軌道に乗った後、スタートしていく予定です。
社員の立替経費精算は紙ベースで行っているため、そういった各種書類の電子化を少しずつ進めていきたいと考えています。

電子保存で「検索コスト」や「書類の廃棄コスト」削減を期待

invox電子帳簿保存を導入してまだ日が浅いですが、今後データが溜まっていくことによりさらに利便性を感じられるのではないかと期待しています。
具体的に期待しているのは「書類の検索にかかるコスト」と「書類の廃棄にかかるコスト」の削減です。
過去の請求書を探さなければならないことがしばしば発生しますが、紙で保管していると、執務エリアから離れた場所にある書庫から探さなければならず相当の時間を要します。
今後「invox電子帳簿保存」で一元管理できれば、必要な条件で検索して、ものの数分で見つけられるようになると思うため、効率が格段に上がると思っています。
また、今までは税務調査の際に過去の伝票や請求書などを揃える準備に多大な時間がかかっていましたが、データで一元管理されていれば、その場でデータを検索するだけなので圧倒的に効率的になるのではないかと考えています。

「書類の廃棄にかかるコスト」は、これまでは処理業者に溶解処理の依頼をするために廃棄書類をまとめて、運んで、立ち会うということをしていて1日仕事になってしまっていますが、紙の総量が減っていけば手間が確実に減ってくると考え、これから徐々に成果が出てくることが楽しみです。