「迷ったらinvoxに保存」シンプルな運用ルールと直感的な操作が可能なシステムでグループ全社の電帳法対応を3ヵ月で実現

株式会社ポーラ・オルビスホールディングス
財務経理統括室北野絵理様
利用プラン：invox電子帳簿保存ベーシックプラン

グループ各社で利用できる低コストで
直感的な操作が可能なシステムを求めて

2023年に各事業会社に所属していた経理部門が統合されることになり、グループ横断でインボイス制度と電子帳簿保存法の改正に向けたワーキンググループを立ち上げて、対応に向けて動いていました。事業会社の中には、すでに電帳法対応のシステムを導入している会社もありましたが、グループ統括の経理が法対応を主導するのであれば、別々のシステムを利用するよりも同一のシステムを導入したほうがいいと考えて、グループで利用できるシステムを探し始めました。

まずは社内で利用しているシステムを中心に関連製品を探し、請求書管理システムの電帳法対応製品と、会計ソフトの関連製品、経費精算サービスの関連製品の３つで検討しました。それぞれ比較してみると、小規模な事業会社には費用が高すぎたり、費用が安くても一般社員には使いづらく、わかりにくい操作性であったりと、決め手に欠けていていました。そんな時に電子帳簿保存法の運用方法について情報収集していたところ、invox社がまとめている電帳法のQ&A集を見つけてinvoxというサービスを知りました。

決め手はシステム入れ替えが必要になった際にも安心な、
他社にはない一括データ出力機能

最終的には4つの製品でさらに詳細な機能を比較して検討を進めました。決め手になったのは、先に挙げた費用や操作性だけでなく、一括データ出力機能があったことです。この機能があったことで、システムの入れ替えが必要になった際にも問題なく、対応できると思いました。

他社のサービスは電子帳簿保存法オプションを解約してしまうとタイムスタンプをつけることができなくなってしまったり、データが出力できない仕様になっていて継続して利用することを前提としたサービス体系でしたので、比較するとinvoxはユーザー目線に立った優しいサービスだと感じましたし、他社との決定的な違いでした。
電子帳簿保存法の対応は、企業として法令遵守していくことはもちろん必須ですが、一度導入したサービスから乗り換えができないものだと、使いづらくても我慢して使い続ける必要があります。何より、目まぐるしい社会変化に対応していく企業が、必ず同じシステムを利用し続けることは可能性として低いと考えていました。
当社の企業文化としても、より良いサービスが世に出たり、導入してうまくいかないことがあれば、ツールを変えて改善していくことに抵抗はなかったので、そういった文化とinvoxの性質がマッチしたこともあり、invoxのグループ導入を決めました。

一括データ出力機能について →

「迷ったらinvoxに保存」シンプルな運用ルールときめ細かな相談会で
スピーディーな導入を実現

導入時はインボイス制度と電帳法の施行タイミングが近いこともあり、ほぼ同時に法対応に向けたシステム導入を推進していましたが、電帳法の説明会はインボイス制度導入と混同しないために、敢えて施行直前の2023年12月に行いました。当日都合がつかず説明会に参加できない担当者向けに録画配信を行いましたが、録画を見ても理解が追い付かない担当者もいると思い、録画配信とあわせて複数回の個別相談会を開催しました。
システム操作は難しいものでもなかったですし、個別相談会と日々の質問への回答で、担当者の理解度はそこまで時間をかけることなく上がったと思います。当社の電帳法対応は、複数のシステムを利用し、現場担当者が保存先のシステムを判断する必要があったのですが「どこに保存するか迷ったら、とりあえずinvoxに保存する」という方針にしたことで、運用ルールが複雑になってしまうこともなかったので、大きな混乱はなく、運用開始できました。

自動化を推進し、伝票確認の業務を最小化していきたい

現在は、伝票確認の業務効率化に取り組み始めたところです。伝票確認はどうしても目検作業になり、件数も多いため、担当者の負担が大きい状況です。そこを自動的にチェックする仕組みを構築することで、人が確認する箇所を最小化して、効率化をしていきたいと考えています。

株式会社ポーラ・オルビスホールディングスについて

株式会社ポーラ・オルビスホールディングスは、基幹ブランドのポーラ、オルビスを中心に、海外ブランドのジュリーク、育成ブランドのTHREE、ディセンシア等、個性豊かなブランドをグループに複数擁する純粋持株会社です。
1929年に創業されたポーラを中心に、常にお客さまに寄り添い「独自価値」を提供することをグループの使命としております。

「感受性のスイッチを全開にする」を企業理念に掲げ、常に革新を追求しています。グループの研究所では、皮膚科学、バイオテクノロジーなどの分野で最先端の研究が行われており、その成果を製品開発に活かしています。また、顧客の声を真摯に受け止め、ニーズに応じた製品改良や新製品の開発を心がけています。

さらに、私どもはグループの強みと連動した「先端技術・サービスによるQOLの向上」、「地域活性」、「文化・芸術・デザイン」、「人材活躍」、「環境」を軸としたサステナビリティプランを策定し、多方面でのサステナビリティ活動を推進しています。よりよい社会のために、当社グループならではの取り組みで新たな価値を創造していきます。

これからも世界中の皆様に愛されるブランドであり続けるため、常にお客さまの期待を超える独自価値を提供し続けてまいります。