【経理担当者必見！】請求書作成の全て。請求書作成の基本からプロが教えるコツまで徹底解説！

請求書作成は、ビジネスの成功に欠かせない重要なプロセスです。どのように作成するか、どのツールを使用するかによって、業務の効率や精度が大きく変わります。
本記事では、起業したばかりの経営者や請求業務を効率化したい経理担当者に向けて、基本からプロが教えるコツまで詳しく解説します。

請求書とは何か？

請求書とは、顧客に対して提供した商品やサービスの代金を請求するための文書です。基本的な構成要素には、以下のような情報が含まれます。

① 受領者の情報
顧客の会社名や担当者名など受領者の情報を記載します。
窓あきの封筒で送る場合は窓から送付先の住所が見える位置に記載する必要があります。
② 発行者の情報
会社名、住所、連絡先などの発行者の情報を記載します。
③ 登録事業者番号
課税事業者の場合は、適格事業者登録番号を記載します（詳細は後述のインボイス制度の章をご覧ください）。
④ 発行日
請求書を発行した日付を記載します。
4月分を集計して5月1日に発行する場合に、発行日ではなく締め日（4月30日）で記載する場合もあります。
⑤ 請求書番号
問い合わせのやり取りでどの請求書か分かるように一意に識別する番号を記載します。
⑥ 支払期限
受領者がいつまでに支払えばよいのか、支払期限を記載します。
⑦ 支払方法、支払先の情報
受領者がどのように支払えばよいのか、支払方法や振込先の口座情報を記載します。
銀行振込の場合はどちらが振込手数料を負担するのかも明記しておくとよいでしょう。
⑧ 請求金額
受領者が支払う必要のある合計金額を記載します。
⑨ 消費税率ごとの対象金額、消費税額
受領者が消費税の計算がしやすいように消費税率や消費税額を記載します。
インボイスの場合は必須となります（詳細は後述のインボイス制度の章をご覧ください）。
⑩ 商品やサービスの詳細
品番、品名、数量、単価、小計など請求の内訳が分かる情報を記載します。

【請求書イメージ画像】

正しい請求書を作成し、正しく保管するには「インボイス制度」と「電子帳簿保存法」の理解が必要です。

請求書にまつわる法制度

インボイス制度

請求書を作成する上でインボイス制度の内容を理解しておく必要があります。
きちんと理解したい方は下記の動画や資料をご覧ください。

（動画）「インボイス制度」への“超”実践的な対応方法

　関連記事：インボイス制度対応パーフェクトガイド

最低限のポイントだけを抑えておきたい方は下記をご参照ください。

課税事業者の場合

適格事業者として登録し上記①～⑩の項目を記載して請求書を作成します。
適格事業者の登録については国税庁の「適格請求書発行事業者の登録申請手続（国内事業者用）」をご覧ください。

免税事業者の場合

上記「③登録事業者番号」以外の項目を記載します。

電子帳簿保存法

作成した請求書を保管する際は電子帳簿保存法の要件を満たした形で保管する必要があります。
電子帳簿保存法の詳細は下記にて解説していますが、電子帳簿保存法は請求書以外の経理関係の書類も対象となります。
電子帳簿保存法の理解や対応に時間を使いたくない方は電子帳簿保存法対応のサービスを利用して経理関係の書類を保管するようにしましょう。

（動画）「改正電子帳簿保存法電子取引」への“超”実践的な対応方法

電子帳簿保存法対応の製品はJIIMA（日本文書情報マネジメント協会）による認証済みのサービスが公開されています。
電子取引とスキャナ保存の両方に対応した製品を選択すると確実です。

参考：

請求書の作成方法

請求書の作成方法について説明します。
請求書の作成方法は大きく「Excelで作成」「販売管理等のシステムで作成」「請求書作成サービスで作成」の3つがあります。

Excelで作成

Excelを使った請求書作成は、テンプレートを使用することで気軽に行えますが下記のようなデメリットがあります。

・電子帳簿保存法を満たすための保管方法を検討し運用する必要がある
・複数人で作業するようになるとテンプレートが点在してしまったり、発行した請求書が把握しきれなくなる

invox発行請求書なら毎月15件まで無料で作成・郵送が可能です。

販売管理等のシステムで作成

多くの販売管理システムではPDFでの請求書の作成に対応しているため、作成までは効率的に行える一方、送付（PDFを印刷して郵送、1件1件メール送付）まで含めると非効率な場合も多く存在します。
具体的な効率化の方法については販売管理システム等を利用している場合の請求書送付の効率化のページをご覧ください。

請求書作成サービスで作成

請求書作成サービスでは、取引先の管理や、自動生成、テンプレート管理、履歴管理などの機能を備えており、請求書の作成を大幅に効率化できます。
また、郵送代行含め送付まで効率化が出来るサービスも多く存在します。
無料で利用できるサービスもありますので、手書きやExcel、Wordを使って作成している人はクラウドサービスの利用を検討しましょう。

請求書作成のポイント

支払期限の記載は年月日にする

請求書受領側でAI-OCRを使った読み取りを行っている場合も増えてきました。
支払期限に「翌月末」等の記載がある場合がありますが、そのような記載ではAI-OCRでの認識精度も落ちるので年月日を明記するようにしましょう。

日付は西暦で記載する

多くのシステムは日付は西暦で入力、表示されるため請求書の記載が和暦だと都度変換する必要があります。
和暦ではAI-OCRの精度も落ちる事がありますので、西暦で記載するようにしましょう。

口座名義はカナ表記にする

口座名義の記載がない場合や会社名が漢字で記載されている場合がありますが、受領側で総合振込で支払処理をする場合はカナの口座名義が必要になりますので、カナでの口座名義を記載するようにしましょう。

内訳が多い場合は添付ファイルをつける

複数ページにわたり大量に明細が続く請求書がありますが、PDFで大量の明細を受領しても活用が難しいため、明細が多くなる場合はCSVファイル等で明細を添付するようにしましょう。

請求金額、税率、税額は1ページ目に分かりやすく明確に表記する

請求書が複数ページにわたる場合も合計金額や消費税の対象額、消費税率、消費税額は1ページ目の分かりやすい位置に記載しましょう。

請求書の送付方法

郵送

詳細は請求書を電子化すべき8つの理由をご覧いただければと思いますが、請求書の郵送はとても非効率です。
なるべく早くメールへ切り替えを行い、郵送が必要な場合も郵送代行が可能なクラウドサービスを利用するなどして、自社での郵送に関する業務は早期に無くしましょう。
また、販売管理からPDFで請求書が出力される場合の送付の効率化については販売管理から出力したPDFの請求書送付を自動化する方法をご覧ください。

メール

今後デジタルインボイスの普及も期待されますが、現時点での最適解はメールでの送付です。
メールクライアントを利用しての送付は宛先や添付ファイルのミスにもつながりますので、請求書作成から送付までを行えるクラウドサービスを利用するとよいでしょう。

関連記事：デジタルインボイス（Peppol）の仕組みと普及に向けての課題

まとめ

請求書の作成、送付の基本から効率化のポイントについて解説しました。
invox発行請求書では下記のすべてのパターンにおいて高い導入効果が見込めます。是非お気軽に個別相談会をご予約ください。

【効率化のパターン表】

請求書の作成方法	請求書の送付方法
請求書の作成方法	1件ずつ郵送	1件ずつメール送付
Excel	◎ 劇的な効率化、コスト削減が期待できます	○ 大幅な効率が期待できます
販売管理等のシステム	◎ 劇的な効率化、コスト削減が期待できます	○ 大幅な効率が期待できます