請求書をPDFで電子送付する方法と注意点｜メール送付・電子化のやり方を解説

従来は、請求書を印刷して封入し、郵送で送るのが一般的でした。しかし、2024年10月から郵送料金の値上げが始まったことをきっかけに、請求書の電子送付（PDF化・メール送付・クラウド共有）へ切り替える企業が急増しています。

郵送に比べて電子送付は「コスト削減」「スピードアップ」「リモート対応」が可能になる一方で、「どんな件名で送る？」「ファイル名は？」「パスワードは必要？」といった実務上の迷いも多いのが現実です。
本記事では、請求書をPDFで電子送付する手順と注意点を中心に、経理担当者や個人事業主が押さえておきたい「送り方」「メール文面」「ファイル名」「マナー」を具体的に解説します。

1 請求書の送り方は3パターン
2 請求書をPDFで電子送付する手順
3 PDF請求書を送る際の注意点
4 電子化をもっと効率化する方法
5 まとめ：電子送付でコスト削減とスピードを両立

請求書の送り方は3パターン

送付方法	特徴	メリット・デメリット
郵送（紙）	印刷・封入・郵送で送付する従来型の方法	信頼感は高いコスト・時間がかかる郵送料金の値上げにより負担が増加
PDFをメールで送る（電子送付）	請求書をPDF化し、メール添付で送信する方法	現在最も一般的な方法スピード・コスト両面で優れている誤送信・パスワード管理に注意
クラウド共有（電子請求書サービス）	クラウド上で請求書を作成し、URL共有やオンライン承認で送付	送付・保存・承認を一括管理電子帳簿保存法にも対応しやすい導入時に初期設定が必要取引先に同じシステムの導入を必要とする場合、取引先に導入負担アリ

請求書をPDFで電子送付する手順

1. 請求書を作成する

Excel・Word・請求書作成ツールなどで作成。
宛名・請求金額・対象期間・発行日・支払期日・振込先（口座情報）・自社情報（登録番号含む）に誤りがないかチェック。

2. PDF形式で保存する

編集可能な形式（.xlsx/.docx）のまま送らず、必ずPDFに変換。誰が見ても分かる命名ルールに統一します。

ファイル名の例：
・請求書_株式会社サンプル_2025年3月分.pdf
・請求書_202503_株式会社サンプル.pdf
・請求書_ABC株式会社_2025Q1.pdf

3. メールに添付して送る

件名の例：
・【ご請求書送付】株式会社◯◯ 2025年3月分
・請求書送付のご案内（株式会社◯◯）

本文テンプレート：

株式会社◯◯
経理ご担当者様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。

2025年3月分のご請求書をPDFファイルにてお送りいたします。
内容をご確認のうえ、お手続きをお願いいたします。

ご不明点などございましたらお知らせください。

───────────────
株式会社△△
営業部　□□
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：xxxx@xxxx.co.jp
───────────────

4. 送付後のフォロー

送信履歴を残し、受領連絡が無ければ1〜2営業日後に確認。社内で送付状況を共有し、担当者依存を避けます。

PDF請求書を送る際の注意点

ポイント	内容
PDF形式で送付	WordやExcelのまま送ると誤編集・改ざんのリスクがあるため、必ずPDFに変換して送付しましょう。
ファイルサイズ	経由するサーバによりますが、2MB以下を目安にする。サイズが大きい場合は画像を圧縮するか、軽量化したPDFで保存します。
パスワード付きZIP	ZIP化し、パスワードを別メールで送付するいわゆるPPAP方式。世間的に廃止の方針があるので、やめましょう。詳しくはパスワード付きメールでの請求書等の送付について（PPAP）をご覧ください。
メール本文	対象期間・金額・支払期日・問い合わせ先などを本文に記載しておくと親切です。
社内ルール統一	ファイル名・件名・送付タイミングを共通ルール化しておくと、担当者が変わってもスムーズに運用できます。
送付履歴の管理	送信日時・宛先・金額などをスプレッドシートやシステムで記録しておくと、問い合わせ対応が迅速になります。

電子化をもっと効率化する方法

毎月多くの取引先へ送付する場合、手動の「PDF作成→メール添付→送信」は負荷が大きく、ミスの温床にもなります。クラウド請求書発行サービスを使えば、発行・送付・保存を自動化できます。

PDF自動生成：請求確定と同時にPDFを作成。
メール送付の自動化：宛先・件名・本文テンプレートの共通化。
クラウド保存：検索・再送・履歴確認が容易。
印影の柔軟運用：invoxでは、自社で作成した請求書だけでなく、販売管理システムで作成した請求書PDFにも印影を付与できます。

まとめ：電子送付でコスト削減とスピードを両立

2024年10月からの郵送料金値上げを機に、請求書の電子送付は一層現実的な選択肢になりました。PDFでの送付は、コスト・スピード・運用のしやすさを高いレベルで両立します。

命名ルールや件名・本文テンプレートを整え、送付履歴を一元管理すれば、信頼性の高い運用が可能です。
とはいえ、毎月送付する請求書の件数が多い場合、電子送付ができても得意先が請求書をきちんと受信できているか、得意先から再送信を求められるなど、請求書送付を効率化しても細かな業務の手間が増えてしまうこともあります。
業務のあらゆるケースを想定して、自社に合ったやり方やツールを選びましょう。
invox発行請求書では、電子送付した請求書が相手のメールサーバーに届いているか、ダウンロードされているかなどの送付状況がシステムの一覧上で簡単に管理できます。
ぜひお気軽に個別相談会をご予約ください。