請求書をPDFで電子送付する方法と注意点｜メール送付・電子化のやり方を解説

従来は、請求書を印刷して封入し、郵送で送るのが一般的でした。しかし、2024年10月から郵送料金の値上げが始まった請求書をPDFで作成し、メールなどで電子送付する企業が増えています。
一方で、「PDFの請求書はどう作る？」「メールで送るときの件名や文面は？」「送付状や挨拶文は必要？」といった疑問を持つ担当者も少なくありません。

本記事では、PDF請求書の作成方法から、メールでの送付方法、件名・文面・送付状（添え状）の例、郵送との違いや注意点まで、実務でそのまま使える形で解説します。

1 請求書の送り方は3パターン
2 PDFで請求書を作成し、メールで送付する手順
3 PDF請求書を送る際の注意点（送付状・添え状・挨拶文）
4 電子化をもっと効率化する方法
5 まとめ：PDF請求書の作成から送付までを正しく行うポイント

請求書の送り方は3パターン

送付方法	特徴	メリット・デメリット
郵送（紙）	印刷・封入・郵送で送付する従来型の方法	信頼感は高いコスト・時間がかかる郵送料金の値上げにより負担が増加
PDFをメールで送る（電子送付）	請求書をPDF化し、メール添付で送信する方法	現在最も一般的な方法スピード・コスト両面で優れている誤送信・パスワード管理に注意
クラウド共有（電子請求書サービス）	クラウド上で請求書を作成し、URL共有やオンライン承認で送付	送付・保存・承認を一括管理電子帳簿保存法にも対応しやすい導入時に初期設定が必要取引先に同じシステムの導入を必要とする場合、取引先に導入負担アリ

PDFで請求書を作成し、メールで送付する手順

1. 請求書を作成する

Excel・Word・請求書作成ツールなどで作成。
宛名・請求金額・対象期間・発行日・支払期日・振込先（口座情報）・自社情報（登録番号含む）に誤りがないかチェック。

2. PDF形式で保存する

編集可能な形式（.xlsx/.docx）のまま送らず、必ずPDFに変換。誰が見ても分かる命名ルールに統一します。

ファイル名の例：
・請求書_株式会社サンプル_2025年3月分.pdf
・請求書_202503_株式会社サンプル.pdf
・請求書_ABC株式会社_2025Q1.pdf

3. メールにPDF請求書を添付して送る（件名・文面例）

件名の例：
・【ご請求書送付】株式会社◯◯ 2025年3月分
・請求書送付のご案内（株式会社◯◯）

本文テンプレート：

株式会社◯◯
経理ご担当者様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。

2025年3月分のご請求書をPDFファイルにてお送りいたします。
内容をご確認のうえ、お手続きをお願いいたします。

ご不明点などございましたらお知らせください。

───────────────
株式会社△△
営業部　□□
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：xxxx@xxxx.co.jp
───────────────

4. 送付後のフォロー

送信履歴を残し、受領連絡が無ければ1〜2営業日後に確認。社内で送付状況を共有し、担当者依存を避けます。

PDF請求書を送る際の注意点（送付状・添え状・挨拶文）

PDF請求書をメールで送付する場合、郵送時のような紙の送付状は不要ですが、メール本文が送付状・添え状の役割を果たします。

そのため、メール本文には、
・請求書を送付した目的
・対象となる請求期間や金額
・支払期限
・問い合わせ先
などを簡潔に記載すると、取引先にとって分かりやすくなります。

一方、請求書を郵送する場合は、封筒に「請求書在中」と記載し、簡単な挨拶文を添えた送付状を同封するのが一般的です。

ポイント	内容
PDF形式で送付	WordやExcelのまま送ると誤編集・改ざんのリスクがあるため、必ずPDFに変換して送付しましょう。
ファイルサイズ	経由するサーバによりますが、2MB以下を目安にする。サイズが大きい場合は画像を圧縮するか、軽量化したPDFで保存します。
パスワード付きZIP	ZIP化し、パスワードを別メールで送付するいわゆるPPAP方式。世間的に廃止の方針があるので、やめましょう。詳しくはパスワード付きメールでの請求書等の送付について（PPAP）をご覧ください。
メール本文	対象期間・金額・支払期日・問い合わせ先などを本文に記載しておくと親切です。
社内ルール統一	ファイル名・件名・送付タイミングを共通ルール化しておくと、担当者が変わってもスムーズに運用できます。
送付履歴の管理	送信日時・宛先・金額などをスプレッドシートやシステムで記録しておくと、問い合わせ対応が迅速になります。