入金消込自動化の流れ

入金消込とは

入金消込とは請求情報と入金情報を照らし合わせながら、入金が確認できた請求情報(売掛金)を入金済みとして消込していく業務です。

請求1件に対して入金1件で、金額も一致していれば単純な照合作業になりますが、

  • ・請求n件に対して入金が1件にまとめて振り込まれる場合
  • ・振込手数料が引かれて振り込まれる場合
  • ・請求先と入金元の名義が異なる場合

など、単純作業では照合できないパターンもあり、得意先ごとに特別な考慮が必要になる場合もあります。

消込を行った結果、入金が確認できない場合は得意先に入金状況の確認の連絡を行います。
また、請求金額よりも多く入金があった場合は、返金や残高の管理、次回請求金額からの相殺などの対応が必要になる事もあります。

繰り返し行われる入金消込業務

請求の件数が増えてくると、1回ですべての請求データが消し込まれることは稀で、入金が確認できるまで得意先への連絡と入金確認を繰り返し行う必要があります。
間違えて督促をしてしまうと失礼になるという心理的なハードルもあり、慎重に確認を行ってから連絡をするため時間と労力のかかる業務となります。

下記は実際に行われている確認業務の事例になります。
①メール1回目
月初に入金状況を確認。入金が確認できない請求がある場合はメールで入金状況の確認を行う。
②メール2回目
10日前後に再度入金状況を確認。入金が確認できない請求がある場合はメールで入金状況の確認を行う。
③電話1回目
20日前後に再度入金状況を確認。入金が確認できない請求がある場合は電話で連絡を行う。
④電話2回目
月末に再度入金状況を確認。入金が確認できない請求がある場合は電話で連絡を行う。

invox発行請求書ではこのような入金消込の業務の自動化・効率化を実現します。

invox発行請求書の入金消込自動化の流れ

invox発行請求書では下記のステップで入金消込を行います。
※入金消込の機能はベーシックプラン以上でご利用いただけます。

STEP1:請求データの確定

消込対象の請求データはステータスが「確定(出力待ち)」もしくは「完了」となっている必要があるため、インポートもしくは作成したデータを入金消込の対象となるステータスまで進めます。
請求データのステータス遷移

STEP2:入金明細の取込

invox発行請求書ではMoneyTreeと連携してオンラインバンクから入出金の明細を取り込みます。
MoneyTreeでは2,500以上の銀行口座(個人・法人)と連携が可能です。ご利用されている銀行口座の対応状況はMoneytree 対応金融機関およびサービス一覧をご覧ください。
また、銀行口座ごとに同期可能な頻度が変わりますので[Moneytree LINK] 一部の銀行の更新頻度の変更についてでご利用されている銀行口座の更新頻度をご確認ください。

取り込んだ入金データは「未処理」となり、自動または手動消込を行うと[確認待ち]へと進み、確定や申請・承認を経て[確定(出力待ち)]、仕訳を出力すると[完了]とステータスが進んでいきます。
入金データのステータス遷移

入金データの取込の詳細は入金データの取込をご覧ください。

STEP3:自動入金消込

消込を行う場合は、まずはシステム的に照合が可能なデータを自動入金消込で処理し、残ったものを手動で処理していきます。
invox発行請求書の自動入金消込では、下記の様に「入金金額と請求金額」と「取引内容と得意先の口座名義」が一致した場合に自動で消込が行われます。得意先に口座名義が設定されていない手動での消込になりますが、手動で消込を行いながら得意先に口座名義を設定する事で2回目以降は自動入金消込が可能になります。
入金消込の概要

invox発行請求書の自動入金消込では請求Nと入金1の消込、また振込手数料を考慮した消込も可能です。
詳細は自動入金消込をご覧ください。

STEP4:手動消込

自動入金消込で残った入金データを手動で処理していきます。
入金データの処理は下記の3つの方法があり、以降では各処理方法の詳細について説明します。
①請求と消し込む
登録されている請求データとの消込を行う場合に利用します。
②請求と消し込まずに仕訳を生成する
受取利息の入金など、請求データと消込は付与で仕訳を生成するような場合に利用します。
③処理対象外とする
直接会計システムで処理する場合などinvox発行請求書で処理が不要な場合に利用します。

手動消込の詳細は手動消込をご覧ください。

STEP5:督促

消込が行われずに残った請求に対して、入金の状況の確認と入金がされていない場合は督促の連絡をします。
入金督促の機能は2022年9月27日現在準備中となりますので今しばらくお待ちください。

invox発行請求書は、請求データを取り込んで送信方法を指定するだけで、インボイス制度に対応した請求書を発行。
売上計上や入金消込・督促まで自動化する請求書発行システムです。

さあ、invoxをはじめましょう。

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