郵送からメールへの請求書送付方法の切り替え依頼
得意先に対して、請求書の送付方法をメールに切り替えが可能かどうかを確認し、切り替え可能な場合はメールアドレスをフォームを使って収集する方法について説明します。
回答フォームの作成
得意先に回答してもらうためのフォームを用意します。
フォームでは送付方法の切り替えの可否と、切り替え可能な場合は送付先のメールアドレスを回答してもらえるようにします。
Googleフォーム上にサンプルをご用意しましたので参考にしてください。
サンプルのGoogleフォーム
送付対象のリストの作成
メールへの切り替えを依頼する対象のリストを作成します。
その際に案内の送付方法とその宛先も記載するようにしましょう。
送付・回収
リストに対して回答の依頼を送ります。
メールの場合
フォームへのリンクを付けて回答を依頼します。
宛先は個別に設定せずBCCによる一斉メールで送ってもよいでしょう。
サンプル文面
請求書電子化のご案内
拝啓 ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、弊社から郵送で送付していた請求書について、
郵便物の配達遅延および紛失リスクの対策、郵便法改正による郵便局のサービス縮小（土曜配達の廃止、翌日配達の廃止等）による影響への懸念を受けて、
お客様へより早く確実に請求書をお届けするために電子メールへのPDFファイル添付に切り替えさせていただくことになりました。
※これまで送付していた請求書と同様に弊社の社印がついた請求書を送付し、請求書の到着が2〜3日ほど早まる見込みです。
つきましては、お手数をおかけして恐れ入りますが、
下記のアンケートフォームから、今後請求書を送付させていただくメールアドレス等をご回答お願いいたします。
▼（所要時間：5分）会社名、部署名、ご担当者名、お電話番号、今後の請求書送付先メールアドレスをご回答ください▼
URL（郵送の場合はQRコードも掲載）
【切り替え開始時期】
◯◯年◯◯月締め請求書より、切り替えを予定しております。
【ご注意】
誠に勝手ではございますが、この度の請求書電子化により、
これまで実施しておりました、紙での請求書の郵送は、原則廃止いたします。
ご迷惑おかけしますが、請求書到着の早期化や開封・ファイリングの作業コスト削減など、
御社におかれましてもメリットがある切り替えになると考えておりますので、
ご理解とご協力の程、どうぞよろしくお願い申し上げます。
【本件についての問い合わせ先】
会社名：株式会社〇〇
住所：〒000-0000 東京都〇〇
担当部署：〇〇
電話番号：00-0000-0000
メールアドレス：***********@****.co.jp
郵送の場合
郵送の場合、請求書を郵送する際に回答の依頼を同封することをおすすめしています。
URLの入力の手間軽減、間違いを防ぐためにQRコードも記載いただいた方がよいでしょう。
QRコードは下記のようなサービスで無料で作成していただけます。
QRのススメ
回答の反映
回答が集まったら得意先設定から送付方法と宛先を設定してください。
回答が来ていない先には電話で催促のご連絡をいただくと効果的です。
