郵送からメールへの請求書送付方法の切り替え依頼
得意先に対して、請求書の送付方法をメールに切り替えが可能かどうかを確認し、切り替え可能な場合はメールアドレスをフォームを使って収集する方法についてご説明します。
回答フォームの作成
得意先に回答してもらうためのフォームを用意します。
フォームでは送付方法の切り替えの可否と、切り替え可能な場合は送付先のメールアドレスを回答してもらえるようにします。
Googleフォーム上にサンプルをご用意しましたので参考にしてください。
サンプルのGoogleフォーム
送付対象のリストの作成
メールへの切り替えを依頼する対象のリストを作成します。
その際に案内の送付方法とその宛先も記載するようにしましょう。
送付・回収
リストに対して回答の依頼を送ります。
メールの場合
フォームへのリンクを付けて回答を依頼します。
宛先は個別に設定せずBCCによる一斉メールで送ってもよいでしょう。
サンプル文面
株式会社Deepwork
請求ご担当者様平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。この度、請求業務の効率化のために、
弊社から送る請求書をメールでの送付に切り替えをお願いしております。下記URLよりメールへの切り替え可否について回答をお願いしてもよろしいでしょうか。
https://forms.gle/oL9pJWPfgsCArLD77ご不明な点などございましたら＊＊＊までお気軽にお問い合わせください。
郵送の場合
郵送の場合は、回答の依頼を請求書送付時に同封していただく事をお勧めしています。
URLの入力の手間軽減、間違いを防ぐためにQRコードを入れていただく対応も推奨です。
QRコードは下記のようなサービスで無料で作成していただけます。
QRのススメ
回答の反映
回答が集まりましたら得意先設定から送付方法と宛先を設定してください。
回答が来ていない先には電話でご連絡していただく事も効果的です。
