回答フォームの作成

得意先に送付方法の切り替え可否と、送付先メールアドレスを回答してもらうためのフォームを作成します。
Googleフォームでサンプルの回答フォームを作成したため参考にご覧ください。
サンプルの回答フォーム（Googleフォームが開きます）

送付対象リストの作成

メール送付への切り替えを依頼する対象企業をリスト化し「会社名」「担当者名」「案内の送付方法（メール or 郵送）」「宛先」を記載しておきましょう。

対象リストに対してメールでフォームへのリンクを送信します。
一斉送信の際はBCCを使用すれば個別送付でなくても問題ありません。

サンプル文面

請求書電子化のご案内

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

このたび弊社では、請求書の送付方法を、これまでの郵送からメール送付（PDF添付）へ切り替える運用へ移行することといたしました。

背景には、郵便サービスの縮小（翌日配達・土曜配達の廃止など）や配達遅延リスクへの対応に加え、
貴社へより早く・確実に請求書をお届けするための改善という目的がございます。

※従来どおり社印を押印した請求書PDFをお送りいたします。
※メール送付により、請求書の到着が2～3日ほど早まる見込みです。

つきましては、誠に恐れ入りますが、
下記のアンケートフォームより、今後の請求書送付先メールアドレス等についてご回答をお願いいたします。

【アンケートフォーム（所要時間：約5分）】
▼会社名・部署名・ご担当者名・お電話番号・今後の請求書送付先メールアドレスをご入力ください▼
URL（郵送の場合はQRコードも記載）

【切り替え開始時期】
◯◯年◯◯月締めの請求書より、メール送付へ切り替えを予定しております。

【ご注意】
本件切り替えに伴い、今後は原則として紙の請求書の郵送は廃止とさせていただきます。

ご迷惑をおかけいたしますが、請求書の早期到着や、開封・保管業務の削減など、貴社にとってもメリットのある取り組みと考えております。
何卒ご理解とご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。

【本件についての問い合わせ先】
会社名：株式会社〇〇
住所：〒000-0000 東京都〇〇
担当部署：〇〇
電話番号：00-0000-0000
メールアドレス：***********@****.co.jp

郵送対応が必要な得意先には、請求書を郵送する際に回答の依頼を同封することをおすすめしています。
フォームのURLだけでなく、QRコードを記載すると、URLの入力の手間を軽減し、URLの入力間違いを防げます。

QRコードは、下記のようなQRコード作成サービスで無料で作成できます。
QRのススメ

回答が集まり次第、invox発行請求書の得意先設定から送付方法と宛先を設定してください。
回答が得られていない得意先には、電話で催促のご連絡をしていただくと効果的です。