請求明細のWeb化を簡単に！Web請求明細サービスの仕組みと導入メリット
目次
請求明細をWEB化できるサービスについて
基本の仕組み
請求明細が作成できるサービスは、販売管理や会計ソフトなどから出力した請求データ（CSVやAPI連携）を取り込み、請求書・明細書を自動生成します。生成された帳票はPDF等の形式で保管され、取引先へ送信されます。
配信方法は大きく2つあり、メールでリンクを送る「メール配信型」と、専用ポータルサイトで閲覧・ダウンロードする「ポータル型」があります。どちらも閲覧ログや再送履歴を管理できます。
運用画面上では、未読先への再通知、誤送時の停止・再発行、検索・再出力、保存期間の設定などを一括管理できます。これにより、紙郵送に比べて到達確認が容易になります。
主な機能
| 機能カテゴリ | 内容 |
|---|---|
| 自動発行・配信 | 請求データをもとに請求書や明細書を自動生成し、取引先へスケジュールに沿って自動配信します。発行漏れや送付忘れを防ぎ、効率的な請求業務を実現します。 |
| 再送・配信管理 | 未読・未受領の取引先に対して自動または手動で再通知を送信。閲覧状況や到達状況を可視化し、取引先への送付確認作業を削減します。 |
| 電子帳簿保存法対応 | 電子帳簿保存法の要件に沿った形式での保存・検索・改ざん防止を実現。タイムスタンプや履歴管理機能により、監査・税務調査時の提示にも対応できます。 |
| システム連携 | 販売管理システムや会計ソフトとCSVまたはAPIで連携し、請求データを自動取り込み。データの二重入力を防ぎ、運用工数を削減します。 |
導入による主なメリット
| メリット | 詳細 |
|---|---|
| コスト削減と業務効率化 | 印刷・封入・郵送にかかるコストと工数を削減できます。発行件数が多い企業ほど削減効果が大きく、担当者はより付加価値の高い業務に集中できます。 |
| 発行業務のスピード向上 | データさえあれば、複数の請求明細を一括で生成・配信できるため、発行から到達・確認までの時間を短縮し、入金サイクルの改善にもつながります。 |
| 法令対応・内部統制強化 | 電子帳簿保存法やインボイス制度に準拠した運用を実現し、監査・税務調査時の証跡管理や再出力も容易になります。社内統制強化にも寄与します。 |
| DX・ペーパーレス推進 | 経理業務のデジタル化を促進し、ワークフローの電子化・自動仕訳化など、企業全体の業務効率化と環境負荷軽減を同時に実現します。 |
サービス導入時の注意点
配信方法の適合性
メール配信型／ポータル閲覧型のどちらが自社・取引先の運用に適しているかを確認しましょう。ポータル側は便利ですが、取引先がシステム登録を必要とする場合がほとんどで、受領方法が増えることになるので、慎重に検討しましょう。
既存システムとの連携
販売管理・会計・基幹とのCSV／API連携の可否、承認フローや消込プロセスへの影響を事前にチェックします。
法対応とセキュリティ
電子帳簿保存法の保存期間・検索性・改ざん防止要件への準拠を確認し、アクセス権限とバックアップ体制を明確化します。
まとめ
Web請求明細サービスは、コスト削減・業務効率化・法対応を同時に実現できる有効な手段です。配信方法、連携性、法対応などを基準に選定すれば、運用定着までスムーズに進められます。
invox発行請求書では請求明細に自社固有の項目を追加できるほか、明細情報以外に送付したいファイルを添付してまとめて送ることもできます。ぜひお気軽に個別相談会をご予約ください。
